In den letzten Jahren scheinen sich die Betriebskapitalanforderungen von Unternehmen weltweit trotz einer Zunahme der Forderungsumschlagsdauer im Jahr 2017 stabilisiert zu haben. In Australien haben mehrere Studien1 gezeigt, dass die Betriebskapitalanforderungen 2018 zwar leicht zurückgegangen sind, aber nach wie vor im Einklang mit dem langfristigen Trend stehen, dass die Anzahl der Tage, die benötigt wird, um Verkäufe in Barmittel umzuwandeln, zugenommen hat. Durch die Verbesserung des Rechnungs- und Zahlungsprozesses können Unternehmen ihr Betriebskapital optimieren und dadurch Barmittel zur Finanzierung ihrer Entwicklung freisetzen.
Was sind die aktuellen Themen im Zusammenhang mit dem Betriebskapitalmanagement?
Um ihren Bedarf an Betriebskapital zu decken, können Unternehmen Bankkredite nutzen und von den aktuellen Zinssätzen profitieren, die sich auf einem historischen Tiefstand befinden. Da die Banken jedoch finanziellen Kennzahlen unterliegen, müssen sie mehr als vorsichtig agieren und Unternehmenskredite insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen beschränken2. Die Zinsdifferenz bei Kleinkrediten im Verhältnis zum Leitzins ist seit der letzten globalen Finanzkrise anhaltend hoch geblieben. Darüber hinaus tun Unternehmen durch die Beantragung eines Kredits zur Finanzierung ihres Betriebskapitals ihrer Finanzstruktur keinen Gefallen und begrenzen damit die Kreditfähigkeit, die für ihre Entwicklung so immens wichtig ist. In diesem Zusammenhang bleibt die Frage der Finanzierung des Betriebskapitals von entscheidender Bedeutung – insbesondere da verspätete Zahlungen in Australien immer wieder Thema sind. Eine vom Office of the Ombudsman durchgeführte Umfrage aus dem Jahr 2017 ergab, dass Australien bei den Zahlungsfristen weltweit Schlusslicht ist. Rechnungen wurden im Durchschnitt 26,4 Tage zu spät beglichen. Im November 2018 kündigte der Australian Small Business and Family Enterprise Ombudsman (ASBFEO) eine erneute Überprüfung des Zahlungsverhaltens an3. Parallel dazu ließ Premierminister Scott Morrison verlauten, dass die australische Regierung „Maßnahmen ergreifen würde, um sicherzustellen, dass kleine Unternehmen nicht als Bank missbraucht werden.“ Tatsächlich ist es aber so, dass viele Unternehmen ihre Rechnungen immer noch zu spät begleichen, weil sie von ihren Kunden zu spät bezahlt werden. Durch die Vernachlässigung des Zahlungsprozesses laufen Unternehmen nicht nur Gefahr, zu spät bezahlt zu werden, sondern stellen durch die unkontrollierte Zunahme ihres Betriebskapitals auch ihr eigenes Wachstum oder gar ihr Überleben in Frage.
Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um ihr Betriebskapital besser zu kontrollieren?
Die Optimierung des Betriebskapitals ist ein zentrales Thema und betrifft die meisten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Sie erfordert eine effektive Kontrolle aller wirtschaftlichen Prozesse, des Bestandsmanagements, der Lieferantenkredite und der Zahlungsfristen der Kunden, auch bekannt als Forderungsumschlagsdauer. Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwaltung der Forderungsumschlagsdauer nicht strikt auf den Zahlungsprozess beschränkt werden kann. Ein Kunde, der zu spät bezahlt, ist oft ein Hinweis auf Fehler oder Ineffizienzen im Auftragsverarbeitungsprozess, bei der Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen, bei der Rechnungsstellung oder der Rechnungsbereitstellung. Eine ideale Forderungsumschlagsdauer entsteht in erster Linie durch einen effizienten und nahtlosen Order-to-Cash-Prozess, der weit vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung ansetzt.
Bei der Gestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist es wichtig, Aspekte wie Incoterms, Eigentumsvorbehaltsklauseln, Zahlungsbedingungen und -modalitäten sowie den Umgang mit Zahlungsverzögerungen und Säumiszuschlägen zu berücksichtigen. Die Genehmigung und Überwachung von Kundenkrediten ist auch im Order-to-Cash-Prozess sehr wichtig, und die Rolle des Kreditmanagers ist von entscheidender Bedeutung. Er übernimmt die Funktion des Vermittlers, um die Einnahmen zu sichern und gleichzeitig die Verkaufsbeziehung zu erhalten.
Eine fristgerecht bezahlte Rechnung ist zudem das Ergebnis guter Verkaufsbeziehungen und eines effektiven, fehlerfreien Auftragsverarbeitungsprozesses. Die Koordination aller am Order-to-Cash-Prozess beteiligten Abteilungen ist der Schlüssel zur Gewährleistung der unternehmensweiten Konsistenz.
Als nächstes kommt der Rechnungsprozess. Die Abrechnung nach zuvor ausgehandelten Vertragsbedingungen ist Voraussetzung für eine effiziente Debitorenbuchhaltung. Faktoren wie die Art der Rechnungszustellung (z. B. Papier, E-Mail, über ein Portal usw.), das Format (z. B. PDF mit oder ohne Signatur), die Versandhäufigkeit, die Bezugnahme auf eine bestimmte Bestellung, Rechnungsdetails nach Standorten oder Geschäftsbereich usw. müssen genau den Erwartungen jedes Kunden entsprechen, um die vereinbarten Fristen einzuhalten. Je besser ein Unternehmen die von den Kunden geforderten Rechnungsvorgaben einhält, desto größer sind seine Chancen, dass Zahlungsfristen eingehalten werden. Was zunächst einfach erscheint, kann jedoch aufgrund der unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten und regulatorischen Anforderungen (z. B. Papier, PDF mit Signatur, EDI, Behördenplattformen, Web-Portale usw.) wesentlich komplexer sein. Diese Komplexität steigt, wenn die Anforderungen von Hunderten oder gar Tausenden Kunden berücksichtigt werden müssen.
Allerdings erleichtern Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen die Auftragsannahme und Kundenbetreuung. Sie ermöglichen eine individuelle und automatisierte Rechnungsverarbeitung, um auf formelle Kundenanforderungen und regulatorische Einschränkungen zu reagieren, ohne ein Verwaltungsteam einbeziehen zu müssen.
In zwei Wochen folgt der zweite Teil dieses Artikels!
1 PWC Working Capital Study. FTI Consulting. 2018
Working Capital Report. McGrathNicol. Working Capital Report 2018
2 Reserve Bank of Australia. Bulletin, September 2018, Access to
Small Business Finance
3 Smart Company Australia. November 2018
