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5 Tipps für eine erfolgreiche Debitorenbuchhaltung in trüben Zeiten

03/23/23
Christina Anthuber

Die Welt steht Kopf – und das bereits seit mehreren Jahren. Seit der Pandemie bewältigt auch die Wirtschaft durchgehend Herausforderungen: Von einer beschleunigten Digitalisierung bis hin zu komplett neuen Arbeitsmodellen und einem priorisierten Fokus auf das Personal durch eine erhöhte psychische Belastung, haben Unternehmen in den letzten Jahren vieles gemeistert.

Doch noch stecken wir mitten in einer Umbruchphase, die nicht nur Engagement und einen erhöhten Teamgeist von Ihrem Team fordert, sondern auch ein offenes Mindset von Führungskräften verlangt. Was bedeutet das für Ihre Debitorenbuchhaltung? Was sind die Pain Points und wie können diese gelöst werden?

Pain Point #1: Verspätete Zahlungen durch Kunden, die die Liquidität senken

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, dass Kunden Rechnungen verspätet – oder im schlimmsten Falle gar nicht – zahlen. Dies lässt sich nicht immer abfedern und birgt erhöhte Risiken für den eigenen Umsatz.

Lösen Sie diesen Punkt, indem Sie das Kreditrisiko kontinuierlich tracken und Warnmeldungen zum Risikostatus implementieren. Dies gelingt durch die Automatisierung von Kreditprüfungen, die automatisiert aufgrund von vordefinierten Ereignissen starten. Denken Sie auch an die Customer Journey Ihrer Kunden und optimieren Sie diese durch schnelle und nachvollziehbare Genehmigungsprozesse und Kreditanträge. Gerade ein vollautomatisierter, reibungsloser Onboarding-Prozess ist für die Kundenbeziehung Gold wert.

Pain Point #2: Ein zeitintensiver Zahlungseinzug

Wenn man bedenkt, dass global nur etwa die Hälfte aller Rechnungen pünktlich gezahlt werden, ist es ganz offensichtlich, dass es hier Verbesserungspotential gibt. Unabdingbar für ein gut funktionierendes Forderungsmanagement ist ein vollumfänglicher Überblick über das historische Zahlungsverhalten Ihres Kunden, das aktuelle Kreditrisiko und flexible, interne Prozesse für den Zahlungseinzug.

Durch To Do-Listen, die Aufgaben automatisch priorisieren, unterstützen Sie Ihr Team in ihrer täglichen Arbeit und schaffen Überblick über die anstehenden Tätigkeiten. Das penible, manuelle Buchführen über Deadlines und Inkassofristen entfällt und Ihr Team behält Ziele und Meilensteine immer im Blick. So ist auch eine Anpassung von Strategien leicht möglich. Eine Definition von Inkassogruppen hilft dabei, die Kunden bestmöglich zu betreuen. Welche Strategie ist die Richtige im Falle eines Zahlungsausfalles? Welcher Härtegrad der Ansprache ist angebracht? Lassen Sie die automatische Kategorisierung hier für sich arbeiten.

Pain Point #3: Die Debitorenbuchhaltung im Silo

Eine autarke Debitorenbuchhaltung hat viele Vorteile. Dennoch sind die dort einlaufenden Informationen auch für andere Abteilungen extrem wertvoll, weshalb es enorm wichtig ist, dass Ihr Team abteilungsübergreifend und auch extern gut vernetzt ist und die Möglichkeit hat, alle Stakeholder unkompliziert zu erreichen. Diese Abläufe machen das Eintreiben von Forderungen und eine strategische Arbeit am Kunden effizient und transparent.

Durch eine verlässliche Synchronisation Ihrer Softwarelösungen können so die Daten, zum Beispiel für das Kreditrisiko, ausstehende Zahlungen und weitere, durch den Vertrieb und involvierte Abteilungen eingesehen und in die eigenen Ableitungen einbezogen werden. Auch in der externen Kommunikation können durch Automatisierungslösungen optimierte Kommunikationswege geschaffen werden, mit denen Kunden etwa über ihr eigenes Portal ausstehende Rechnungen einsehen und Kontaktpersonen unkompliziert durch eine Chatfunktion erreichen können. Für die Einfachheit der neuen Kommunikationswege werden Ihnen alle Beteiligten dankbar sein.

Pain Point #4: Keine Zeit für Details

Geminderte Zahlungen werden gerne einmal angenommen, ohne weitere Schritte zu ergreifen. Das liegt zum einen an der Angst, eine lukrative Kundenbeziehung zu gefährden und zum anderen an dem erhöhten Arbeitsaufwand, den die Nachverfolgung dieser Minderungen mit sich bringt. Doch ist es für Ihre eigene Unternehmensliquidität ein Muss, diese offenen Beträge ohne Ausnahme einzufordern und keine schlechten Angewohnheiten aufkommen zu lassen.

Durch die Erstellung von Regeln und Workflows für das automatische Erkennen von Frühzahlerrabatten und vereinbarten Rabatten durch Promotions, kann eine Automatisierungslösung Ihr Team effektiv dabei unterstützen, Ausnahmen zu erkennen und sich auf diese zu konzentrieren. Zudem beseitigt ein automatisierter Genehmigungsprozess unnötige manuelle Arbeitsschritte, die Raum schaffen, sich auf die wichtigen Prioritäten zu konzentrieren. Kleine Forderungsbeiträge werden ganz ohne menschliches Zutun nachgefasst und konsequent verfolgt. Dieser Fokus auf die „Kleinigkeiten“ stärkt Ihr Unternehmen nachhaltig und erzeugt eine einwandfreie Buchhaltung.

Pain Point #5: Mitarbeiterzufriedenheit und Wohlbefinden Ihres Teams

Es kann nicht oft genug wiederholt werden: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind die größten Vermögenswerte eines Unternehmens. Gutes Personal zu finden und zu binden muss absolute Priorität haben. Indem Sie Ihr Team mit Tools ausstatten, die Übersicht und Effizienz bieten und gleichzeitig Stressfaktoren, wie Desorganisation und monotone, manuelle Tätigkeiten beseitigen, wird Ihr Unternehmen Talente unkompliziert finden und halten können.

Durch die Bereitstellung von Dashboards und Auswertungen für Ihr gesamtes Team fördern Sie Transparenz und Proaktivität und beugen zugleich vermeidbaren Fehlern vor. Durch eine unkomplizierte Kommunikation können Informationen eingeholt und relevante Stakeholder schnell erreicht werden. Diese Vernetzung schafft ein effizientes Arbeitsnetzwerk und eine Inklusion aller Beteiligten. So kann sich Ihr Team in der Debitorenbuchhaltung um die Aufgaben kümmern, die einen Mehrwert für sie persönlich und zugleich für das gesamte Unternehmen liefern.

Fazit

Ein erhöhter Wettbewerbsdruck und beschleunigte Innovationen machen eine perfekte Kundenbetreuung für Unternehmen zum Game Changer, zumal auch in Deutschland der Ruf nach Kundenorientierung in den letzten Jahren immer lauter wurde. Kleine Aufmerksamkeiten, wie eine kontinuierliche, aktive Übersicht über aktuelle Kontostände und ein reibungsloses, leicht zu bedienendes Interface machen die Zusammenarbeit für die Kunden einfach und schmerzlos.
Auch Ihr Team freut sich über eine Arbeitsausstattung, die sich perfekt an die internen Arbeitsabläufe anpasst und ihnen ihre Arbeit erleichtert. Sie werden Ihrem Personal das geminderte Stresslevel merklich ansehen. Eine Automatisierung der Debitorenbuchhaltung schafft also einen enormen Mehrwert auf individueller und zugleich auf Unternehmensebene.

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die Lösungssuite für die Debitorenbuchhaltung von Esker.

Author Bio

Christina Anthuber

Marketing Specialist bei Esker Deutschland GmbH

German
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