7 Tipps für die Debitorenbuchhaltung in schwierigen Zeiten

In dieser Zusammenstellung finden Sie Tipps, die Ihnen bei der Realisierung Ihrer offenen Forderungen in unsicheren Zeiten helfen und Ihre Debitorenbuchhaltung jederzeit effizient gestalten.

1. Die Situation analysieren

Analysieren Sie Ihren Kundenstamm, um die richtigen Maßnahmen ergreifen zu können. Die Neubewertung der Kundenprofile und der jeweiligen Situation Ihrer Kunden wird Ihnen helfen, Ihr Kreditrisiko besser zu managen und sich auf diejenigen zu konzentrieren, die besondere Aufmerksamkeit und/oder Maßnahmen erfordern.

2. Die Forderungsstrategie anpassen

Ihr Forderungsmanagement ist auf die Bewältigung “normaler” Situationen ausgerichtet. Wenn sich die Situation ändert, muss Ihre Strategie angepasst werden, um die Effizienz Ihres Inkassoprozesses weiter zu steigern. Die Realisierung der Forderungen, die am wahrscheinlichsten realisiert werden können, sollte oberste Priorität haben und deshalb forciert werden.

3. Umstellung auf E-Rechnung forcieren

Angesichts reduzierter Postdienstleistungen und Rechnungen, die im Versand stecken bleiben, ist es jetzt an der Zeit, Ihre Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung zu motivieren. Zögerliche Kunden können Sie zum Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung bewegen, indem Sie z.B. Verwaltungskosten auf jede Papierrechnung erheben.

4. Kundenzahlungen erleichtern

Um Ihren Kunden, die Probleme mit ihrem Cash Flow haben, entgegenzukommen, müssen Sie eventuell Zahlungsbedingungen anpassen. Indem Sie Kunden die Möglichkeit geben, Zahlungsmodalitäten neu zu verhandeln und/oder Ratenzahlungen zu vereinbaren, schaffen Sie eine starke und gesunde Kundenbeziehung.

5. Kundenbeziehungen managen

Es ist wichtig, so viel wie möglich mit Ihren Kunden zu sprechen. So finden Sie heraus, wie Ihre Kunden mit der Situation umgehen, ob sie gerade Probleme haben oder in den nächsten Monaten bekommen könnten. Basierend auf den verfügbaren Ressourcen sollten Sie entscheiden, mit welchen Kunden Sie priorisiert Kontakt aufnehmen wollen.

6. Stellen Sie die Zusammenarbeit sicher

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Tagesgeschäft im Auge behalten und Ressourcen dort einsetzen, wo sie gebraucht werden. Stellen Sie moderne Mittel zur Zusammenarbeit zur Verfügung und halten Sie die Effizienz so aufrecht. Die Learnings aus dieser Situation lassen sich auch anwenden, wenn der normale Alltag wieder zurückkehrt.

7. Kümmern Sie sich um Ihr Team!

Engagement und positive Einstellung beizubehalten, ist in Zeiten von Home Office nicht einfach. Warum motivieren Sie Ihr Team nicht mit kleinen Herausforderungen? Ihre Teams fokussieren sich so auf die richtigen Maßnahmen und werden durch die Sichtbarkeit der Ergebnisse ihrer Arbeit motiviert.

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Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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