In einer Zeit wie dieser ist die Aufrechterhaltung eines starken Cashflows für Unternehmen von größter Bedeutung. Unglücklicherweise sind in vielen Unternehmen große Mengen an Zahlungsströmen in ineffizienten Back-Office-Funktionen gebunden. Die Digitalisierung von Kreditorenprozessen (Accounts Payable) ist der erste Schritt, um einen robusten Kontinuitätsplan zu erstellen, der liquide Mittel freigibt und die zukünftige Rentabilität unterstützt. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung trägt auch dazu bei, die DPO (Days Payables Outstandings) drastisch zu reduzieren, die Transparenz darüber zu verbessern, wann und wie viele Lieferanten bezahlt werden und intelligentere finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Hier sind 7 Möglichkeiten, wie Sie mithilfe der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihre Zahlungsströme besser verwalten können:
#1 Bewerten Sie den Cashflow und kollaborieren Sie mit Lieferanten
Der erste Schritt zur besseren Verwaltung des Cashflows besteht darin, Ihren aktuellen Cashflow zu bewerten, um zu verstehen, wo Sie stehen. Auch gilt es bei der Beurteilung des Cashflows zu beac
- Untersuchen Sie alle Ihre Lieferanten
- Schauen Sie sich die Geschäftsbedingungen langjähriger Lieferanten an und bewerten Sie sie neu
- Wenden Sie sich an Lieferanten, die sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken
- KI-gesteuerte Automatisierung ist der beste Weg, um die Lieferantenbeziehungen zu überwachen. So können Kreditorenbuchhaltungen Lieferanteninformationen einfach und genau verfolgen, Lieferanten eingeschränkten Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Daten gewähren und Lieferantenbeziehungen durch die Bereitstellung eines Self-Service-Portals mit Zugriff auf ihre eigenen Rechnungen, den Zahlungsstatus und andere wichtige Informationen stärken
#2 Reduzieren Sie die Verzugskosten
In papierbasierten Kreditorenbuchhaltungen kommt es häufig zu verspäteten Zahlungen und Gebühren. Obwohl Mitarbeiter häufig alles tun, um Zahlungen pünktlich zu tätigen, ist es aufgrund manueller Prozesse nahezu unmöglich, Skonti in Anspruch zu nehmen. Durch die Automatisierung des Prozesses kann die Rechnungsverarbeitungszeit jedoch erheblich verkürzt werden. Dadurch wird das Risiko von Gebühren für verspätete Zahlungen beseitigt und die Anzahl der erfassten Frühzahlungsrabatte erhöht, während gleichzeitig Kosten gespart werden.
#3 Beseitigen Sie zeitaufwändige Fehler
Menschliche Fehler sind fast unvermeidlich. Und wenn es um die Verwaltung von Zahlungsströmen geht, muss die Kreditorenbuchhaltung alles tun, um Fehler zu vermeiden, die aufgrund von manuellen Aufgaben entstehen. Denn wenn die Kreditorenbuchhaltung keine Kontrolle und Organisation hat, kann dies zu einer langen Zahlungsabwicklung, kostspieligen Fehlern wie doppelten Zahlungen und erhöhtem Zeitaufwand bei der Abstimmung von Problemen führen.
Glücklicherweise können diese durch manuelle Prozesse verursachten Fehler mithilfe einer KI-basierten Lösung stark reduziert oder sogar beseitigt werden. Die Automatisierung erfasst nicht nur Informationen aus digitalen Rechnungen und Papierrechnungen mit höchster Genauigkeit, sondern alle Rechnungen werden automatisch verarbeitet und überprüft, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind und Rechnungen nicht zweimal bezahlt werden.
#4 Zahlungssalden verwalten
Sie müssen Geld ausgeben, um Geld zu verdienen. Wenn es jedoch darum geht, den Cashflow zu verbessern, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Ausgaben nicht von Monat zu Monat steigen. Dies lässt sich vermeiden, indem die Kontrolle über die Zahlungsabwicklung strenger kontrolliert und sichergestellt wird, dass die Rechnungen innerhalb der Fristen vollständig bezahlt werden.
Auch hier ist die Automatisierung die Antwort. Eine automatisierte Lösung kann die Verwaltung von Zahlungsbilanzen vereinfachen:
- Optimierung des gesamten Zahlungsprozesses
- Senkung der Kosten und Nutzen von Skonti
- Verbesserung der Sichtbarkeit und Kontrolle über Zahlungen, indem Benutzer Daten wie übertragene Salden, durchschnittliche Zahlungsdauer usw. verfolgen können.
- Verhandlung der Zahlungsbedingungen mit den Lieferanten
Lieferantenbeziehungen sind ein wertvolles Gut für Unternehmen. Wenn Unternehmen konsequent und pünktlich zahlen, sind Lieferanten häufig bereit, Frühzahlungsrabatte wie Skonti auszuhandeln. Die Lieferanten werden schneller bezahlt und Sie zahlen weniger. Wenn die Lieferantenbeziehungen stark und langlebig sind, sind die Lieferanten möglicherweise sogar bereit, Ihnen längere Zahlungsbedingungen zu gewähren.
#5 Verwenden Sie digitale Karten als Zahlungsmittel
Viele Lieferanten akzeptieren Payment Cards und virtuelle Zahlungen, was normalerweise zu monatlichen Rabatten führt, welche manchmal sogar die Kosten für den vollständigen Betrieb der Finanzabteilung refinanzieren. Eine Studie aus dem Jahr 2019 geht davon aus, dass die Nutzung virtueller Karten in Unternehmen in den nächsten Jahren voraussichtlich um 90 Prozent zunehmen wird und die Nutzung bis zum Jahr 2022 1 Billion US-Dollar überschreiten wird.
#6 Erhöhen Sie die Sichtbarkeit des gesamten Cashflows
Sie können nicht verbessern, was Sie nicht messen können, und Sie können nicht messen, was Sie nicht sehen können. Da die Verwaltung des Cashflows eine der wichtigsten Funktionen der Kreditorenbuchhaltung ist, müssen Teams alle Cash-Aktivitäten im Auge behalten. Das Kennzeichen einer effizienten und transparenten Abteilung ist die Automatisierung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet wertvolle Einblicke in Ihren aktuellen Cashflow und liefert Daten, mit denen Führungskräfte intelligentere und fundiertere Entscheidungen treffen können.
Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wird jeder Schritt des Prozesses verfolgt und alle Informationen werden archiviert, während Rechnungen über das System verarbeitet werden. Benutzer können wichtige Messdaten in Echtzeit mit anpassbaren Dashboards anzeigen und auf einfache Weise nach wichtigen Informationen suchen, die zur Überwachung des Cashflows und zur Planung zukünftiger Einkäufe erforderlich sind.
#7 Automatisierung ist die Antwort
Zahlungsströme sind das Lebenselixier eines Unternehmens und der Schlüssel zur Geschäftskontinuität. Warum also in veralteten, manuellen Prozessen verweilen? Durch die Transparenz, Kontrolle, Effizienz und Kosteneinsparungen, die durch die Automatisierung erzielt werden, können Unternehmen einen starken, konsistenten Cashflow sicherstellen, der sie auf langfristigen Erfolg vorbereitet.
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