Wenn Sie planen, Ihre Eingangsrechnungen automatisiert zu verarbeiten, werden Sie sich zuallererst Gedanken darüber machen, ob Sie eine Lösung benötigen, die tief in SAP integriert ist, oder eine Lösung, die lediglich auf SAP aufsetzt und mit SAP kommuniziert. Dies betrifft vor allem auch den Freigabeworkflow.
Auf den ersten Blick scheint für die meisten Kreditorenbuchhaltungen ein Verarbeitungsprozess innerhalb von SAP die erste Wahl zu sein. Keine Frage – wer möchte sich schon an ein neues System gewöhnen. Dennoch gibt es auch einige Punkte, die für eine Verarbeitung außerhalb sprechen – gerade was den Freigabeworkflow angeht.
Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung im SAP-System
- Anpassung und Wartung
Einen Workflow zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen im ERP-System zu integrieren, bringt eine Reihe nicht unerheblicher Kosten und Risiken mit sich. Der Bedarf an Zeit und die Kosten für Anpassung, Integration und Wartung durch ERP-Spezialisten sind hoch. Bei Updates und Änderungen im System multiplizieren sich Aufwände und Kosten womöglich. - Geringe Flexibilität
Lösungen, die für einen Einsatz in einem bestimmten ERP-System entwickelt werden, sind limitiert in Ihrer Anpassungsfähigkeit an andere Systeme. Aber gerade für Lösungen zur Rechnungsverarbeitung sind flexible Workflows unabdingbar, die in der Lage sind, mit anderen Systemen zusammenzuarbeiten, die im Prozess eine Rolle spielen oder in Zukunft spielen werden. - Beeinträchtigung der SAP-Performance
Lösungen und Systeme, die in einer ERP-Umgebung arbeiten, benötigen ganz automatisch System-Kapazitäten. Je mehr Lösungen im Unternehmen eingebracht und zusammengelegt werden, umso höher summieren sich die Anteile der beanspruchten Kapazitäten im System. Die Auslagerung des Freigabe-Workflows zur Rechnungsverarbeitung in eine unabhängige und eigenständige Architektur verringert die Belegung von Ressourcen. - User-Lizenzen
Jeder Freigeber innerhalb des Freigabeworkflows benötigt eine User-Lizenz und muss als User in SAP registriert sein. Gerade bei Usern, die nur wenige Rechnungen im Jahr freigeben, ist die administrative Arbeit in SAP mit unverhältnismäßigen Kosten und Aufwänden verbunden.
Vorteile der Rechnungsverarbeitung außerhalb des ERP
Ist der Workflow zur Rechnungsverarbeitung außerhalb des ERP-Systems angesiedelt und rein E-Mail-basiert, können Nutzer alle relevanten Informationen zur Freigabe von Rechnungen einsehen, ohne einen eigenen ERP-Zugang zu besitzen. Die Anzahl der ERP-Accounts kann deutlich reduziert werden, es reicht ein persönlicher Zugang zur Rechnungsverarbeitungs-Lösung, mit dem sämtliche Rechnungsdaten, ein Bild der original Rechnung und der dazugehörigen Verarbeitungshistorie eingesehen werden kann. Dies ermöglicht Unternehmen:
- Rechnungsdaten über mehrere Unternehmensanwendungen zu teilen, insbesondere bei unterschiedlichen ERP-Systemen in den Niederlassungen
- Andere involvierte Abteilungen, die üblicherweise nicht mit SAP arbeiten, in den Workflow miteinzubeziehen
- Vor- und nachgelagerte Prozesse in den Workflow zu integrieren
- Den Freigabe-Workflow mittels Mobiler Applikationen für Mitarbeiter jederzeit und überall zugänglich zu machen
- Archivierte Rechnungen und die Verarbeitungshistorie auch außerhalb des ERP-Systems bereitzustellen
