Wenn es darum geht, die Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit der internen Prozesse eines Unternehmens zu verbessern, werden nur wenige CFOs bestreiten, dass die Automatisierung dabei hilfreich ist. Und wenn die Automatisierung von Prozessen richtig umgesetzt wird, kann sie mehr als nur Produktivität und Kosteneinsparungen ermöglichen. Als COO eines Unternehmens, das automatisierte Lösungen anbietet, habe ich die Erfahrung gemacht, dass diese Technologie auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern kann. Und wenn unsere Mitarbeiter unser größtes Kapital sind, ist ihre Motivation genau so wichtig wie ihre Produktivität, finden Sie nicht auch?
Sehen wir uns an, wie die Automatisierung am Arbeitsplatz das Leben unserer Mitarbeiter einfacher machen kann. Um sicherzustellen, dass die menschliche Seite der digitalen Transformation, die mit der Automatisierung einhergeht, ebenso erfolgreich ist wie die Kosten- und Effizienzseite, stellen wir im Folgenden Best Practices vor, die auf unserer langjährigen Erfahrung basieren.
Wie kann die Automatisierung das Mitarbeitererlebnis verbessern?
In der Vergangenheit rief der Begriff “Automatisierung” Bilder von Robotern hervor, die die Arbeitsplätze von Arbeitnehmern abschaffen, was natürlich zu Misstrauen führte. Aber Prozessautomatisierung im Unternehmen ist nicht dasselbe wie das Austauschen von Fließbandarbeitern durch Maschinen. Wenn sie richtig eingesetzt wird, kann sie meiner Erfahrung nach die Qualität der Mitarbeitererlebnisse in vielerlei Hinsicht verbessern:
Ausgeglichenere Arbeitsbelastung: Wenn Ihr Unternehmen schneller wächst als die Teams, die es verwalten, können Ihre Mitarbeiter durch übermäßige manuelle Prozesse erschöpft werden. Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben kann die Belastung Ihrer Mitarbeiter verringern und trotzdem ein schnelles Wachstum ermöglichen. In der Zwischenzeit können sich die Mitarbeiter auf eine strategischere, sinnvollere und erfüllendere Arbeit konzentrieren.
Geringere Auswirkungen von plötzlichen Personalwechseln: Wenn Teammitglieder unerwartet ausscheiden, kann der Rest Ihres Teams mit Routine- und Wiederholungsaufgaben überfordert sein. Die Automatisierung alltäglicher Aufgaben kann den Mitarbeitern helfen, die Kontrolle über ihr Arbeitspensum wiederzuerlangen, ohne dass sie in Zugzwang geraten, wenn durch einen Personalwechsel Mehrarbeit anfällt
Mehr Optionen für die mobile Arbeit: Die globale Pandemie hat die Debitorenbuchhaltung, die Fakturierung, das Forderungsmanagement, das Accounting und viele andere Teams vor die Aufgabe gestellt, Funktionen auszuführen, die eigentlich nicht für die mobile Arbeit gedacht waren. Dazu gehörte oft das manuelle Hin- und Herschieben von Papier, Schecks und Post von Schreibtisch zu Schreibtisch. In Unternehmen mit automatisierten Abläufen konnten die Mitarbeiter hingegen von jedem Ort mit Internetanschluss aus arbeiten (und haben dies auch getan). Neben der Gewährleistung der Geschäftskontinuität in Krisenzeiten kann die Automatisierung jedoch auch dazu genutzt werden, Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, unter normalen Umständen von zu Hause aus zu arbeiten.
Bessere Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe: Niemand verbringt gerne Stunden damit, die Informationen, Eingaben und Genehmigungen zu suchen, die er für seine Arbeit benötigt. Die Automatisierung kann diese Stressquelle beseitigen, da das System nur die Dinge berechnen, weiterleiten und den Mitarbeitern mitteilen kann, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Zusätzliche Zeit für die berufliche Entwicklung: Für viele Mitarbeiter gehören Fortbildungs- und berufliche Weiterentwicklungsprogramme zu den am meisten gewünschten Benefits. Durch die Automatisierung alltäglicher und repetitiver Aufgaben können Arbeitgeber und Arbeitnehmer mehr Zeit in Schulungen und die berufliche Weiterentwicklung investieren. Dies kann dazu beitragen, Loyalität und Enthusiasmus zu fördern, was wiederum zu einer verbesserten Mitarbeiterbindung führen kann.
Um dies zu erreichen, sind jedoch einige bewährte Verfahren erforderlich
Damit die Automatisierung die Arbeitszufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter verbessern kann, müssen Sie jedoch mehr tun, als nur die für die Automatisierung am besten geeigneten Prozesse zu identifizieren und mit Technologie zu versehen. Sie müssen die menschliche Seite der Gleichung – nicht nur die technologische Seite – von Anfang an in Ihren Transformationsplan einbeziehen.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zu einem integralen Bestandteil der Transformation machen können. Meiner Erfahrung nach tragen diese Schritte dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter mit an Bord sind, sich aktiv beteiligen und die Automatisierung als etwas begreifen, das auch ihnen zugute kommt.
- Nutzen Sie den Input Ihrer Mitarbeiter, um Möglichkeiten für die Automatisierung zu identifizieren. Bitten Sie sie, ihre täglichen, sich wiederholenden Aufgaben oder solche, die keinen Mehrwert bringen, zu überprüfen. Sie wissen es besser als jeder andere.
- Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Schritt Ihres aktuellen Prozesses zu verstehen und zu definieren, damit Sie spezifische Ziele und Leistungsindikatoren festlegen können, wo Sie nach der Umstellung stehen wollen. Besprechen Sie diese KPIs sowohl mit Ihren Mitarbeitern als auch mit Ihrem Automatisierungspartner, um sicherzustellen, dass jeder realistische Erwartungen hat.
- Ermutigen Sie das Team, die Veränderungen in allen Prozessen anzunehmen. Es gibt keine schlechten Vorschläge. Scheuen Sie sich vor allem nicht, Prozesse aufzudecken, die, selbst wenn sie automatisiert sind, nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Suchen Sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung oder Vereinfachung Ihrer internen Prozesse, bevor Sie sie automatisieren. Warum sollten Sie die Dinge weiterhin auf dieselbe alte Weise erledigen, nur schneller?
- Lassen Sie die Technologie ihren Teil dazu beitragen. Seien Sie geduldig und nehmen Sie keine Abkürzungen. Das Erlernen einer neuen Lösung wird Zeit brauchen.
- Stellen Sie sicher, dass die automatisierten Prozesse kontinuierlich verbessert werden, indem Sie Tools zur Überwachung der Automatisierungsrate einsetzen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie das Problem nicht durch Abkürzungen umgehen. Sprechen Sie stattdessen das Problem mit Ihrem Automatisierungspartner an.
- Achten Sie bei der Einführung eines neuen Automatisierungstools darauf, dass Ihre Mitarbeiter jeden Tag ausreichend Zeit für das Testen zur Verfügung haben. Je mehr Tests während der Implementierung durchgeführt werden, desto erfolgreicher werden Sie bei der Inbetriebnahme sein – und desto mehr werden Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil der Lösung zu sein.
Ist es nicht interessant, dass so viele Best Practices die umfassende Einbeziehung der Arbeitnehmer in die Planung und Umsetzung erfordern? Während also jeder hauptsächlich über die Produktivität, Effizienz und Genauigkeit spricht, die die digitale Transformation durch Prozessautomatisierung hervorbringen kann, ist einer der wichtigsten Vorteile die Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Ich bin davon überzeugt, dass Automatisierung – wenn sie effektiv eingesetzt wird – zu zufriedeneren und loyaleren Mitarbeitern führen kann, die sich von ihrem Unternehmen wertgeschätzt fühlen. Und das bedeutet, dass sie dem Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit auch in den kommenden Jahren treu bleiben werden.
