Das Thema E-Invoicing gewinnt an Bedeutung und wird in Zukunft sogar noch wichtiger. Spätestens ab 27.11.2020 nehmen öffentliche Auftraggeber nur noch elektronische Rechnungen an – oberste Bundesbehörden bereits ab dem 27.11.2018! Höchste Zeit also auch für die SHK-Branche (SHK= Sanitär, Heizung und Klimatechnik), sich des Themas E-Invoicing anzunehmen.
In Deutschland spielt dabei das ZUGFeRD-Format eine gewichtige Rolle. Die 1.0-Version dieses Rechnungsformats ist bereits seit einiger Zeit bei viele Unternehmen im Gebrauch, ZUGFeRD 2.0 soll in Kürze releast werden. Mit der neuen Version wird das ZUGFeRD konform zur europäischen Richtlinie zum E-Invoicing (EU-Richtlinie 2014/55 vom 16. April 2014). Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF (A/3), in das eine XML-Datei mit den gleichen Daten eingebettet ist. Das Format bringt für die SHK-Branche viele Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich.
Viele Handwerksbetriebe nutzen ZUGFeRD
In der SHK-Branche steigt die Nutzung des ZUGFeRDs merklich an. Viele Handwerksbetriebe nutzen das Format bereits und auch die Anbieter von Handwerker-Software haben das ZUGFeRD bereits in ihre Lösungen implementiert. Ausgangsseitig versenden immer mehr Großhändler dieses Rechnungsformat. Gerade für kleinere Betriebe bietet ZUGFeRD einen entscheidenden Vorteil: Durch die Kombination aus maschinenlesbarem Teil (XML-Rechnungsdaten) und für den Mensch lesbaren Teil (PDF-Abbild) bietet ZUGFeRD die Möglichkeit, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten, aber auch optisch prüfbar zu machen. Für Betriebe ohne “echtes” ERP-System ein großer Vorteil.
Wie weiter oben beschrieben, werden öffentliche Auftraggeber zukünftig nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren. Viele Handwerksbetriebe, die beispielsweise in ihrer Kommune öffentliche Auftraggeber bedienen, kommen daher gar nicht mehr um das Thema E-Rechnung herum. ZUGFeRD ist eins der Formate, das mit dieser neuen Pflicht zur E-Rechnung noch weitere Verbreitung finden wird. Es ist auch damit zu rechnen, dass die Pflicht zur E-Rechnung bei öffentlichen Auftraggebern auch zu einem weiteren Aufschwung des Themas bei Wirtschaftsunternehmen führt. Zukünftig wird wohl kein Weg an der E-Rechnung vorbeiführen.
Branchenstandards (noch) nicht 1:1 abbildbar
Obwohl einige Branchenspezifika in der ZUGFeRD Version 1.0 nicht vollständig abbildbar sind, wird diese Problematik die Nutzung des ZUGFeRDs im SHK-Bereich nicht entscheidend behindern. Spätestens mit ZUGFeRD 2.0 können weitere Zusatz- und Pauschalpositionen mitgesendet werden.
Insgesamt ist festzuhalten, dass das ZUGFeRD zukünftig weitere Verbreitung finden wird. e-integration hat bereits seit einiger Zeit ZUGFeRD in ihren Cloud-Service zur Rechnungsabwicklung implementiert. Rechnungen werden im e-center auch in das ZUGFeRD-Format konvertiert, ebenso werden eingehende ZUGFeRD-Rechnungen ins gewünschte Format gebracht. Mehr Informationen gibt es auf der Homepage: https://www.e-integration.de/edi/zugferd.html
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