Der neue digitale Rechnungseingang & die zukünftigen Entwicklungen

Eine Frau sitzt vor ihrem Laptop in Home Office Umgebung und sieht aus dem Fenster.

Krisen, die zu Innovationen führen

Es ist ein Satz, den fast jeder schon einmal gehört hat. Im Zuge der Krise, die unsere Weltwirtschaft in letzter Zeit durchgemacht hat, erleben Geschäftsführende dieses Sprichwort jedoch aus erster Hand – ein Zeugnis dafür, wie sich neue Denkansätze als Reaktion auf unerwartete Umstände entwickeln und als Katalysator für Innovation und Veränderung dienen.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist bereits seit Langem veraltet und ineffizient. Als die Geschäftstätigkeit auf der ganzen Welt plötzlich einen Sturzflug erlebte, spürten solche Unternehmen, welche die digitale Transformation noch auf ihren To-Do-Listen stehen hatten, die Auswirkungen auf ihre Abläufe weitaus stärker als diejenigen, die bereits automatisieren. Geschäftskontinuität hat für die meisten führenden Unternehmen in der Lieferkette und im Finanzwesen höchste Priorität. Dies führt zu grundlegenden Verschiebungen der Funktionen des Rechnungseingangs und zu einem Innovationsbedarf.
Wie sieht der neue Rechnungseingang aus? Was hat sich geändert und welche Änderungen werden bestehen bleiben? Und vor allem, wie können Unternehmen die Geschäftskontinuität fördern und einen strategischeren Rechnungseingang schaffen?

Mobiles Arbeiten

Früher eher als Benefit angesehen, ist die Möglichkeit des mobilen Arbeitens schnell zu einem wichtigen Bestandteil von Businessplänen geworden – und macht Flexibilität am Arbeitsplatz zu einer Notwendigkeit und nicht nur zu einem Extra. Erstaunlich viele Teams bearbeiten Rechnungen immer noch manuell. Das ist schockierend, denn theoretisch ist die Kreditorenbuchhaltung eine Abteilung, die zu 100 % digital sein und alle Prozesse aus der Ferne abwickeln kann. Für Abteilungen, die bereits eine Cloud-basierte Automatisierungslösung verwenden, kann der Übergang zu einer mobilen Arbeitsumgebung relativ nahtlos erfolgen, wenn größere Geschäftsunterbrechungen die Arbeit in einem Büro schwierig oder unsicher machen.

Führungskräfte müssen daher mit dem Unerwarteten rechnen und sich entsprechend auf grundlegende Störungen im Workflow vorbereiten. Mit der Cloud-basierten Automatisierung des Rechnungseingangs werden Workflows digitalisiert und die Rechnungsverarbeitung automatisiert. Der Betrieb kann somit von jedem Ort aus ohne Unterbrechung und ohne Kompromisse in der gleichen Qualität fortgesetzt werden.


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Digitalisieren von manuellen Prozessen

Die Kosten für den Zeitaufwand, die für geringwertige manuelle Aufgaben verschwendet wurden, waren die Hauptgründe für die zunehmende Umstellung auf digitale Rechnungseingangsprozesse. Die Fähigkeit, von überall aus zu arbeiten, beruht hauptsächlich darauf, dass manuelle Aufgaben wie die Suche von Papierrechnungen, die Dateneingabe, das manuelle Weiterleiten sowie das Kopieren und Nachverfolgen von Rechnungen vermieden werden. Dies wiederum macht die Mitarbeiter produktiver, spart Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert und bietet Sichtbarkeit in den gesamten Prozess.
Die Abschaffung von Papierprozessen ist nicht nur unerlässlich, um mit der Konkurrenz mithalten zu können, die Automatisierung von Rechnungseingangsprozessen mit KI-gestützten Lösungen ist der effektivste Weg, um Mitarbeiter zu befähigen, effizienter und höherwertiger zu arbeiten.

Optimierung des Cashflows

Cash ist essentiell für das Überleben des Unternehmens. Daher ist eine Bindung von Kapital in ineffizienten Prozessen im Rechnungseingang eine große Bedrohung, wenn wirtschaftliche Störungen auftreten. Der neue digitale Rechnungseingang konzentriert sich daher intensiver auf den Cashflow und die Zahlungsbedingungen, verfolgt einen disziplinierteren Ansatz bei Ihren Finanzprozessen und verfolgt einen strategischeren Ansatz für das Ausgabenmanagement. Damit werden zu hohe Ausgaben bekämpft, Compliance-Risiken gesenkt und Lieferantenbeziehungen gestärkt.
Mit Blick auf die Zukunft wird es für manuelle Abteilungen noch schwieriger sein, Lieferanten pünktlich zu bezahlen. Der schnellste, einfachste und sicherste Weg, Lieferanten zu bezahlen, ist der elektronische. Angesichts der Bedeutung des Cashflows in unsicheren Zeiten sollten Unternehmen Pläne für das Cash-Management als Teil ihrer allgemeinen Geschäftsrisiko- und Kontinuitätspläne entwickeln.

Verbesserung des Lieferantenmanagements und der Lieferantenbeziehungen

Die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die pünktliche Zahlung waren schon immer entscheidend, um die Integrität von Lieferketten zu bewahren und Unterbrechungen zu begrenzen. Jetzt ist die Stärkung der Lieferketten und Lieferantenbeziehungen in den Vordergrund des Rechnungseingangs gerückt, da die Möglichkeit, auf qualitativ hochwertige und dauerhafte Lieferantenbeziehungen zurückgreifen zu können, die Auswirkungen unvorhergesehener Geschäftsunterbrechungen begrenzt.

Der neue digitale Rechnungseingang ist bestrebt, das Vertrauen zu den Lieferanten zu pflegen, indem er durchgängig präzise und pünktliche Zahlungen liefert. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung macht es einfach, einen lieferantenfreundlichen Ruf zu bewahren und hochwertige Lieferantenbeziehungen zu pflegen, um die Lieferketten langfristig wiederherzustellen.

Verbesserte Sichtbarkeit

Der Zugriff auf genaue Daten und Key Performance Indicators (KPIs) ist die einzige Möglichkeit, einen genauen Überblick über Ihre finanzielle Situation in Echtzeit zu erhalten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen – insbesondere in Zeiten geschäftlicher Umwälzungen. Ohne eine durchgängige Transparenz im Rechnungseingang kann es kompliziert und zeitaufwändig sein, den Bargeldbestand im Auge zu behalten, die Produktivität zu verfolgen und Trends zu prognostizieren. Und da manuelle Umgebungen keine große Prozesstransparenz zulassen – oder überhaupt keine -, ist das ein weiterer wesentlicher Grund, warum die digitale Transformation des Rechnungseingangs zu einer Notwendigkeit geworden ist.

Einen strategischen Rechnungseingang bilden

Obwohl die Modernisierung des Rechnungseingangs schon seit Jahren unabdingbar ist, brachte die langsame Einführung der Automatisierung viele Unternehmen in eine sehr verwundbare Position, als die Wirtschaft einen plötzlichen globalen Abschwung erlebte. Im Gegensatz dazu waren die frühen Anwender der digitalen Transformation des Rechnungseingangs in der Lage, sich strategisch umzustellen und an die sich ändernden Umstände anzupassen und spürten weit weniger Auswirkungen auf ihre Lieferketten und Gewinne.

Der Rechnungseingang befindet sich heute in einer anderen Position als noch vor wenigen Jahren. Unternehmens- und Finanzführungskräfte können entweder die Änderungen erkennen, die die „neue Normalität“ für den Rechnungseingang geschaffen hat, und die erforderlichen Schritte unternehmen, um sie richtig zu planen und vorzubereiten, oder sie können sich zurücklehnen und abwarten, wie sich die Dinge entwickeln.