Der Rechnungseingang bei Zentralregulierern

In einigen Branchen gibt es Marktteilnehmer, die die Funktion eines Zentralregulierers einnehmen. Das sind in der Regel Einkaufsgesellschaften oder Einkaufsgenossenschaften, die eine Gruppe von Abnehmern gegenüber einem oder mehreren Lieferanten vertreten. Die Abnehmer bestellen ihre Waren unter Bezugnahme auf zentrale Rahmenabkommen bei dem oder den Lieferanten und erreichen so beispielsweise Preisvorteile. Die Rechnungsstellung in einer solchen Konstellation erfolgt nicht auf dem gewohnten Weg und muss deshalb speziell betrachtet werden.

Einkaufsverbunde: Wurzeln im 19. Jahrhundert

Die Wurzeln der heutigen Einkaufsverbunde reichen bis zu den Einkaufszusammenschlüssen des Handwerks Mitte des 19. Jahrhunderts zurück. Bereits 1887 entstanden Einkaufsgenossenschaften, deren Nachfolger auch heute noch wohl bekannt sind: EDEKA und REWE. Der ursprüngliche Zweck ist der gemeinsame Wareneinkauf. Durch gemeinsames Handeln soll ein Gegengewicht zu den Großbetrieben in der Produktion hergestellt werden. Dies wird durch den Abschluss von Verträgen zwischen dem Einkaufsverbund und der Industrie erreicht.

Heute nehmen Einkaufsverbunde neben dem zentralen Einkauf auch weitere Funktionen für ihre Mitglieder war. Dazu gehört beispielsweise die Marktforschung, das Lagergeschäft mit eigenem Zentrallager, die Sortimentsgestaltung bis hin zu “eigenen“ Produktmarken und die Schaffung einer gemeinsamen Identität (vor allem bei Franchise-Systemen, die ebenfalls zu den Einkaufsverbunden gezählt werden können).

Zentralregulierungsfunktion von Einkaufsverbunden

Die Funktion eines Zentralregulierers ist bei fast allen Einkaufsverbunden zu finden. Beim zentralregulierten Warengeschäft ist der Verbund die zentrale Regulierungsstelle (=“Bezahlstelle”) für alle Verbindlichkeiten aus Wareneinkäufen ihrer Mitglieder. Die Bestellung und Lieferung erfolgt hingegen direkt zwischen Industrie und Abnehmer. Normalerweise wird vom Zentralregulierer dabei auch auch die sogenannte Delkrederehaftung übernommen: Der Zentralregulierer zahlt bei Fälligkeit die Rechnung an den Lieferanten. Die Delkrederehaftung kann in verschiedenen rechtlichen Formen gestaltet werden.

Der Prozess läuft typischerweise wie folgt ab:

  1. Die angeschlossenen Mitglieder erhalten nach Bestellung die Waren und keine Rechnung
  2. Der Zentralregulierer erhält die Originalrechnungen
  3. Die Forderungen werden beim Zentralregulierer auf den (Debitoren-)Konten der Mitglieder erfasst
  4. Entsprechende Rechnungen werden an die Mitglieder weitergeleitet
  5. Der Zentralregulierer empfängt die Zahlungen der Mitglieder und reguliert den Lieferanten (sprich: zahlt ihn aus) zum Zeitpunkt der Skontofähigkeit

In der Praxis gibt es – wie könnte es anders sein? – viele Abweichungen bzw. Spezialfälle, in denen der Prozess anders gestaltet ist.

Herausforderungen für Zentralregulierer

Diese Sonderform des wirtschaftlichen Warenverkehrs führt insbesondere beim Zentralregulierer zu einigen essentiellen Herausforderungen:

  • Hohes Rechnungsvolumen: Je nach Größe und Anzahl der Mitglieder des Einkaufsverbundes schwankt die Anzahl eingehender Rechnungen beim Zentralregulierer zwischen einigen Hundert und mehreren Tausend – täglich! Die Rechnungen können über verschiedene Kanäle (PDF, Post, Fax, EDI) eingehen
  • Neben “klassischen” Rechnungen (also mit allen Kopf- und Positionsdaten) gehen auch Sammelrechnungen ein, auf denen keine Positionsinformationen vorhanden sind.
  • Die Rechnungen werden vorerst “blind” vom Zentralregulierer bezahlt. Im Falle von Reklamationen o.ä. werden diese zwischen Mitglied und Industrie direkt geklärt und können zu Gutschriften für ein Mitglied führen, die der Zentralregulierer im folgenden Prozess berücksichtigen muss. Auch andere “Anmerkungen” der Mitglieder zu den Rechnungen werden erst im folgenden Rechnungslauf wirksam, sodass der Zentralregulierer stets eine Vielzahl von Daten überblicken und zusammenführen muss.
  • Der Zentralregulierer muss die Stammdaten seiner Mitglieder UND der Vertragslieferanten pflegen

Eine Bearbeitung des Regulierungsprozesses mit papiergestützten oder nur teilweise automatisierten Prozessen ist extrem langwierig und fehleranfällig. Bei Zentralregulierern führen Fehler in einem Rechnungslauf oftmals auch zu einem Fehler im nächsten. Das Auffinden und Korrigieren der Fehler wird dadurch noch erschwert.

Automatisierung hilft!

Abhilfe schafft eine zentralisierte, automatisierte Lösung für den Rechnungseingang, die alle Rechnungen unabhängig vom Kanal (und Format) in einen vorgegebenen Erfassungs-, Validierungs- und Zahlungsworkflow bringt und gleichzeitig die Buchung im zentralen ERP- oder Warenwirtschaftssystem vorbereitet. Mit einer solchen Lösung ist es ebenfalls möglich, alle relevanten Daten (Stammdaten, Reklamationen & Gutschriften, die Rechnungen selbst uvm.) an einem Ort für alle Beteiligten verfügbar zu machen. Das schafft Transparenz!

Durch die Flexibilität einer solchen Lösung können alle Datenströme, die sonst per Hand koordiniert werden müssen, konsolidiert und übersichtlich gehandhabt werden. Zusätzliche Transparenz schaffen modulare Dashboards und umfassende Reportings, mit denen zum einen das laufende Geschäft überwacht wird und zum anderen gesicherte Prognosen für die Zukunft erstellt werden können. Über konfigurierbare Web-Portale können Informationen und Aktionen den Lieferanten und den Gruppenmitgliedern in Echtzeit bereitgestellt werden. Auch eine rechtssichere Archivierung sowie die Bereitstellung von Audit Trails für die Revision kann ohne Weiteres bewerkstelligt werden.

Die Cloud-Lösung für den Rechnungseingang von Esker schafft all diese Vorteile. Mit Hilfe moderner, KI-gesteuerter Technologien wird die Verarbeitung von Eingangsrechnungen stark vereinfacht – auch bei Zentralregulierern. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Homepage.

Eine kurze Übersicht zur Lösung für die Kreditorenbuchhaltung gibt es hier als PDF: DOWNLOAD

Leave a Reply