Die 3 größten Irrtümer beim elektronischen Rechnungseingang – Wo Automatisierung an ihre Grenzen kommt

Die Themen Digitalisierung und Automatisierung sind nach wie vor brisant und 54 % der Teams in Kreditorenbuchhaltungen haben im Jahr 2021 ihre Prozesse bereits teilautomatisiert¹. Eine klare Richtungsvorgabe für die Finanzabteilungen und Kreditorenbuchhaltungen der Zukunft? Wir fragen uns heute, ob automatisierte Eingangsrechnungen, der Einsatz von künstlicher Intelligenz und die Reduktion manueller und repetitiver Aufgaben tatsächlich das oft angepriesene Nonplusultra sind. Oder ignorieren wir vielleicht gänzlich die Limits, an die Software-Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung stoßen können?

Wichtigste Erkenntnisse

• Das Zusammenspiel zwischen Strategie, Struktur und Kultur ist maßgeblich für eine Digitalisierung des Rechnungseingangs und dem damit verbundenen Change Management
• Die Automatisierung hilft uns, manuelle, mühsame und langweilige Aufgaben zu vermeiden
• Die Angst vor einem Jobverslust durch künstliche Intelligenz ist unbegründet – gerade in der Kreditorenbuchhaltung findet sich eine Vielzahl hochwertiger Aufgaben, die von Menschen erledigt werden müssen
• Der elektronische Rechnungseingang bietet die ideale Chance zur Verbesserung von bestehenden, fehlerhaften Prozessen

Dieser Artikel ist besonders interessant für:

• Leitung Finanzen/Buchhaltung
• Enthusiasten für Prozessverbesserungen
• IT-Leitung/IT-Verantwortliche
• CFOs und CEOs

Der elektronische Rechnungseingang bewirkt das perfekte Change Management

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs in der Kreditorenbuchhaltung bringt dank einer Software-Lösung auch eine Automatisierung mit sich, jedoch sorgt diese per se nicht für ein erfolgreiches Change Management. Der Wandel von manuellen und papierbasierten Prozessen hin zu automatisierten Abläufen ist eine grundlegende Veränderung für Mitarbeitende und reorganisiert ihr Tagesgeschäft, ohne dass sie dies selbst initiiert haben. Genau diese Änderung müssen Führungskräfte hingegen gerade in prekären Zeiten mit einem hohen Maß an Taktgefühl angehen.

Wenn ein automatisierter elektronischer Rechnungseingang nun kein Veränderungsmanagement mit sich bringt, wieso sollte überhaupt automatisiert werden, wenn dieses wichtige Element anscheinend fehlt? Die Antwort liegt ganz klar auf der Hand, wenn wir innehalten und unser Unternehmen aus der Vogelperspektive betrachten. Hilfreich hierbei ist das magische Dreieck der Organisation.

Kern der Änderung in unserem Unternehmen ist der Übergang vom manuellen zum elektronischen Rechnungseingang – eine rein strukturelle Änderung. Dass hiermit nicht automatisch ein Change Management erfolgt, wird klar, wenn wir das obige Modell genauer betrachten: Strategie, Struktur und Kultur stehen in Wechselbeziehungen zueinander. Wir sollten also keine strukturelle Änderung (z. B. Prozessdigitalisierung) vornehmen, wenn diese nicht zu unserer Kultur oder zur Strategie unseres Unternehmens passt, da die drei Dimensionen sonst nicht mehr in Einklang zueinander stehen würden.

Um eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu realisieren, sollten demnach Strategie und Kultur nicht spezifischen Strukturänderungen unterworfen werden. Vielmehr ist es wichtig, den gesamten digitalen Wandel von Procure-to-Pay-Prozessen fest in der Unternehmensstrategie zu verankern und auch die Unternehmenskultur und strukturelle Prozesse sukzessive danach auszurichten. Software-Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind hierbei ein entscheidender Faktor zur Erfüllung holistischer Unternehmensziele und keine bloße Determinante für ein übergeordnetes Organisationsmanagement.

Bekannte Unternehmen wie Engel & Völkers haben diese Schritte bereits hinter sich gebracht und ihr Projekt für den elektronischen Rechnungseingang mit Multi-ERP-Anbindung detailliert beschrieben. An diesen Beispielen können wir uns wunderbar orientieren und Überlegungen für unsere eigene digitale Transformation anstellen.

Rechnungseingang automatisieren & Mitarbeiter durch künstliche Intelligenz ersetzen

Ängste, der eigene Job könnte aufgrund des technischen Fortschritts wegfallen, sind einer der Gründe, warum der Schritt in Richtung elektronischer Rechnungseingang torpediert wird. Tatsächlich ist die Angst vor technologischen Neuerungen wie künstlicher Intelligenz (KI) oder robotergestützter Prozessoptimierung (RPA) nichts Neues. Nachdem etwa die elektronische Datenverarbeitung in den 1950er Jahren in der Lage war, große Datenmengen zu verarbeiten und dadurch simple Aufgaben wegfielen, wurde dies ebenfalls mit gemischten Gefühlen betrachtet². Dass diese Ängste früher wie heute unbegründet sind, bestätigte Hal Varian, Chefökonom bei Google, während eines Vortrags über die Zukunft der Arbeit.

„Die Automatisierung schafft Arbeitsplätze nicht automatisch ab. Die Automatisierung beseitigt im Allgemeinen langweilige, mühsame und sich wiederholende Aufgaben.“³

Hal Varian, Chef-Ökonom bei Google

Mit welcher Tragweite sich Jobs durch die Automatisierung verändern ist jedoch von Fall zu Fall unterschiedlich und laut OECD von verschiedenen Faktoren wie Branche und Automatisierungspotential abhängig⁴.

Ganz klar ist hingegen die Situation für Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung. Sie sollten die Einführung eines elektronischen Rechnungseingangs als Chance sehen, die Tätigkeiten in ihrem Arbeitsalltag in zweifacher Weise zu ändern: Eine signifikante Reduktion von manuellen, langweiligen Aufgaben durch künstliche Intelligenz und die Übernahme von hochwertigen, wertschöpfenden Tätigkeiten.

Manuelle Aufgaben, die durch den elektronischen Rechnungseingang wegfallen:

• Erfassung von Eingangsrechnungen durch Abtippen der Rechnungsdaten
• Heraussuchen der korrekten Konten und Kostenstellen
• Kontrollieren der eingegebenen Daten wie Lieferanteninformationen, Konten, Kostenstellen und Rechnungsbeträge
• Stempeln, Abzeichnen und Weiterrechen der Rechnungen
• Archivieren bzw. Suchen der Rechnungen

Hochwertige Aufgaben, für die nun (mehr) Zeit ist:

• Kontenabstimmungen
• Lösen von Sonder- oder Ausnahmefällen
• Vorbereitung auf Audits
• Prozessverbesserungen und Projektarbeiten
• Verwaltung offener Posten
• Berufliche Weiterbildungen
• Monats- & Jahresabschlussarbeiten
• Analytische Aufgaben

Der elektronische Rechnungseingang bildet bestehende Prozesse ab

Die Aufgabe einer Software-Lösung, die bestehenden Prozesse im Rechnungseingang elektronisch abzubilden, klingt im ersten Moment plausibel. Jedoch sind bestehende Prozesse nicht automatisch optimal auf das Unternehmen ausgerichtet. Tatsächlich weisen sie häufig Mängel auf, welche über eine lange Zeit hinweg unbemerkt bleiben, da die routinierte Ausführung und die Gewohnheit bereits die Oberhand haben.

Die Automatisierung und der elektronische Rechnungseingang bilden also keine bestehenden Prozesse ab. Vielmehr werden diese auf das Unternehmen und dessen Ziele optimiert und für die bevorstehende Automatisierung „fit“ gemacht, sodass Effizienz, Kostenminimierung und Zeitersparnis im Vordergrund stehen. Auch wird es in diesem Schritt möglich gemacht, Metriken und KPIs erstmalig sichtbar zu machen, was zuvor nicht möglich war. Mithilfe eines Dashboards können wir zum Beispiel sehen, wie viele Rechnungen noch zu bearbeiten sind, welche Rechnungen aktuell bei Freigeberinnen und Freigebern liegen und wie viele Rechnungen wir diesen Monat bereits vollständig bearbeitet haben. Gerade diese neuen Einsichten in unsere Prozesse bringen uns einen entscheidenden Schritt nach vorne.

Fazit

Haben Sie als Unternehmen die strategische Entscheidung getroffen, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, bieten Software-Lösungen für den elektronischen Rechnungseingang eine ideale Möglichkeit, auch die strukturellen und kulturellen Schritte zu gehen. Denken Sie dabei ganzheitlich und beschäftigen Sie sich auch mit der Automatisierung von Procure-to-Pay-Prozessen, die nicht nur die Kreditorenbuchhaltung betreffen, sondern von Beschaffung bis Zahlung sämtliche Teilschritte abdecken.

Über Esker

Esker steht Ihnen als erfahrener Digitalisierungspartner zu Seite und bietet eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker werden weltweit eingesetzt und beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Zugleich wird damit die Zusammenarbeit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gestärkt. Esker verfügt über Niederlassungen in Nord- und Lateinamerika, Europa und im Asien-Pazifik-Raum, wobei sich die deutschen Standorte in Feldkirchen/München und Ratingen befinden. Das in Frankreich börsennotierte Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2021 einen Umsatz von 133 Millionen Euro, zwei Drittel davon außerhalb Frankreichs. Weitere Informationen über Esker und die Lösungen des Unternehmens finden Sie unter: www.esker.de und www.esker.de/blog.

Quellen: 1 Institute of Financial Operations & Leadership (2022) Accounts Payable Automation Trends 2022 - The Speed of Change. Available from: https://www.acarp-edu.org/wp-content/uploads/2022/01/Tipalti-Report-Repo... [Accessed 28 October 2022]. 2 Gavett, G. (2016) Today’s Automation Anxiety Was Alive and Well in 1960. Harvard Business Review. Available from: https://hbr.org/2016/02/todays-automation-anxiety-was-alive-and-well-in-... [Accessed 28 October 2022]. 3 Snyder, B. (2019) Our Misplaced Fear of Job-Stealing Robots. Available from: https://www.gsb.stanford.edu/insights/misplaced-fear-job-stealing-robots [Accessed 28 October 2022]. 4 OECD (2021) Policy Brief on the Future of Work – What happened to jobs at high risk of automation?. Available from: https://www.oecd.org/future-of-work/reports-and-data/what-happened-to-jo... [Accessed 28 October 2022].