Die beste Zeit für die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ist jetzt!

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die eigene Widerstandsfähigkeit aufrecht zu erhalten und den Cashflow zu optimieren. Die meisten Unternehmen müssen 30 bis 90 Tage (oder sogar noch länger) auf Zahlungen ihrer Kunden warten. Zahlungsverzögerungen bereiten nicht nur im Forderungsmanagement Sorgen, sondern wirken sich auch auf Ihren Cashflow aus. Das Fazit ist einfach: Je schneller Sie Ihre Forderungen eintreiben, desto besser ist Ihre Cashflow-Situation.

Zweifellos haben Sie schon von der Automatisierung bestimmter Geschäftsprozesse gehört oder diese bereits durchgeführt. Indem Sie so viele Prozesse wie möglich automatisieren, können Sie Ihre bestehende ERP- oder Finanzlösung mit Technologie ergänzen, arbeitsintensive Verwaltungsaufgaben reduzieren und damit wesentlich effizienter arbeiten. Durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung wird diese in einen digitalen Prozess überführt. So sind Sie für den Empfang von Zahlungen auf verschiedenen Wegen gerüstet und können die normalerweise arbeitsintensiven Claims & Deductions effizient abwickeln, Zahlungen genau zuordnen und Maßnahmen des Forderungsmanagements genau erfassen und priorisieren. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Automatisierung Folgendes:

  • Erstellen Sie Kundenrechnungen auf der Grundlage Ihrer Unternehmensdaten oder laden Sie einfach eine vom ERP-System erstellte PDF-Datei mit Rechnungen hoch, die Sie elektronisch oder per Post versenden und verfolgen können.
  • Rechnungen und verwandte Dokumente können je nach Kundenwunsch zugestellt werden.
  • Kunden können auf ein bequemes Online-Portal zugreifen, um Rechnungen einzusehen, ihre Rechnungen zu bezahlen, Support zu erhalten und vieles mehr.
  • Die Verwaltung des Forderungsmanagements nach dem Verkauf wird durch diverse Tools erleichtert.
  • Schließlich unterstützt die Forderungsautomatisierung auch zahlreiche Arten von Forderungsstrategien und wird für die zuständigen internen Abteilungen auf der Grundlage der Inkassoregeln und -methoden eingerichtet, die für Ihr Unternehmen gelten.

Die Vorteile der Automatisierung des Mahnwesens sind zahlreich und lassen sich nicht mehr ignorieren, wenn Sie die Effekte einmal selbst erlebt haben. Hier sind die wichtigsten Gründe, die für eine Implementierung in diesem Jahr sprechen:

1. Schnellere Zahlungen

Wenn Sie es gewohnt sind, mit Kunden zu tun zu haben, die dazu neigen, Ihre Rechnungen „in aller Ruhe” zu bezahlen, dann sind Sie nicht allein. Dies ist nur einer von vielen Gründen, die dafür sprechen, dass Sie Ihre Debitorenprozesse so bald wie möglich automatisieren sollten. Der enorme Vorteil der Automatisierung besteht darin, dass elektronische Rechnungen den Kunden zur sofortigen Bezahlung zur Verfügung gestellt werden. Dadurch entfallen Zahlungsverzögerungen, die früher üblich waren. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann Ihnen helfen, Ihre Rechnungsstellung zu beschleunigen, damit Sie schneller bezahlt werden.

2. Verbesserte Kundenerfahrung

Ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ist eine verbesserte Kundenerfahrung. Ihr Team kann sich verstärkt auf strategische und detailorientierte Aufgaben konzentrieren. Sie können Ihren Kunden einen umso besseren Service bieten, je mehr Sie die Puzzlestücke aus verschiedenen Prozessen zusammenführen können, um mehr Transparenz zu schaffen. Wenn es um ungenaue Rechnungen oder Inkassoprobleme geht, können Sie mit Hilfe von Automatisierungstechnologie schnell auf alle Probleme reagieren, die auftreten können. Durch die Implementierung von Technologie in Ihre Debitorenprozesse geben Sie sich ein wertvolles Werkzeug in die Hand, mit dem Sie Ihren Kunden einen optimalen Service bieten können. Aufgrund dieser positiven Kundenerfahrung können Sie mit einer höheren Kundenbindung und einem Rückgang der Probleme im Zusammenhang mit dem Kundenservice rechnen.

3. Kosteneinsparungen

Studien in den USA haben gezeigt, dass die elektronische Rechnungsstellung etwa 8 US-Dollar pro versendeter Rechnung einspart. Diese Kostensenkung mag überraschen. Der Rückgang spiegelt jedoch Kosteneinsparungen in verschiedenen Bereichen wider, z. B. bei den Portokosten, der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen, den Kosten für Papier, Umschläge und Geräte, die für den Druck- und Versandprozess benötigt werden. Durch die Automatisierung des Rechnungsversands kann Ihr Unternehmen Kosten in Bereichen einsparen, in denen dies bisher nicht möglich war. Mit der Zeit werden sich die beträchtlichen Kosteneinsparungen lohnen und der Einsatz moderner Technologie wird sich in konkreten Zahlen bemerkbar machen.

4. Mehr Kontrolle und Sichtbarkeit

Ein weiterer Vorteil der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ist die zusätzliche Kontrolle und Transparenz, die Sie und Ihr Team erhalten. Rechnungsstellung und Einhaltung internationaler E-Invoicing-Vorschriften, automatische Zahlungserinnerungen, Online-Kundenzahlungen, automatische Zahlungszuordnung, Kontaktaufnahme mit dem Kunden und Arbeitsabläufe sowie die Erfassung von Beanstandungsgründen sind nur einige der Automatisierungsfunktionen, die Transparenz und Berichterstattung in Echtzeit ermöglichen. Die verbesserte Transparenz gibt Ihnen und Ihrem Team den nötigen Einblick, um zu handeln.

Vielleicht haben Sie noch Bedenken, von den manuellen Prozessen abzuweichen, die Sie bisher kannten und mit denen Sie vertraut sind. Veränderungen können manchmal beängstigend sein. Betrachten Sie Automatisierungstechnologie als etwas, das sich leicht an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen lässt. Entscheiden Sie sich für eine Software, die einfach und intuitiv zu bedienen ist und sich eng an Ihre bisherigen Geschäftsabläufe anlehnt. Ziehen Sie die Automatisierung von Debitorenprozessen in Erwägung – und gestalten Sie die repetitiven Backoffice-Prozesse Ihrer Finanzteams effizienter und profitieren Sie von den vielen Vorteilen.

Mehr Informationen zu Eskers cloudbasierter Lösung für die Debitorenbuchhaltung finden Sie auf unserer Homepage.

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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