Die CIO-Perspektive: Multi-ERP-Umgebungen durch Automatisierung vereinfachen

Wenn Unternehmen durch Fusionen und Übernahmen (Mergers & Acquisitions) wachsen, bedeutet dies oft die Übernahme unterschiedlicher ERP-Anwendungen, was mit der Zeit zu erheblichen Ineffizienzen führen und wertvolle Ressourcen vergeuden kann. Mit einer Automatisierungsplattform, die sich in jedes ERP-System integrieren lässt, können Unternehmen jedoch ihre Prozesse unternehmensübergreifend standardisieren und die einst komplexen IT-Umgebungen vereinfachen.

Dan Reeve, Director of Sales and Business Development bei Esker USA, hat sich mit dem CIO eines globalen Chemieunternehmens zusammengesetzt, um die Sichtweise der Führungsebene auf den Wert der Automatisierung und die harmonisierenden Auswirkungen auf Multi-ERP-Umgebungen zu erfahren.

Dan:
Was sagen Sie als CIO mit so viel Erfahrung, worin besteht der Wert der Automatisierung von mehreren ERPs?

CIO:
Aus unserer Sicht ist der größte Wert die Möglichkeit, einen standardisierten Prozess über verschiedene Systeme hinweg einzuführen, die unterschiedliche Anforderungen haben. Die Schulungen sowie die Austauschbarkeit von Ressourcen, die Möglichkeit, Shared Services Center (SSCs) zu konsolidieren – all das sind wahrscheinlich die größten Vorteile, die wir daraus ziehen.

Man könnte das auch auf die Akquisitionsseite des Unternehmens ausweiten. Sind Sie auf der Suche nach Synergieeffekten? Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Buchhaltungsprozesse auf einen Schlag zu implementieren, ohne dass Sie einen enormen Integrationsaufwand betreiben müssen? Ich denke, dass Sie die Synergieeffekte mit der Automatisierung viel schneller erreichen, zumindest aus Sicht der Buchhaltung. Und das nicht nur im Zusammenhang mit der Standardisierung, sondern auch mit den Automatisierungsfunktionen, die Esker mitbringt.

Dan:
Verstehen Sie unter dem Begriff „Synergien“, dass Unternehmen akquiriert werden, um zunächst Zugang zu neuen Märkten und Lieferketten zu erhalten und diese aufgekauften Unternehmen im Anschluss dazu zu bringen, denselben bisherigen Prozessen zu folgen? Dies schließt ebenso die bisherigen Technologien, Kommunikationssysteme und Systeme ein. Wenn Sie vorhaben, diese Unternehmen irgendwann auf ein ERP umzustellen, ist die Automatisierung dann ein schnellerer Weg, dies zu tun?

CIO:
Richtig. Wenn Sie Prozesse vorweisen, die von physischen Standorten abhängig sind – sei es durch papierbasierte Rechnungen oder Ihre Fähigkeit, einfach nur die Kreditorenbuchhaltung im Allgemeinen zu koordinieren – ermöglicht Ihnen die Automatisierung, von den physischen Anforderungen wegzukommen. Eine Produktivitätssteigerung bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, Einsparungen zu erzielen und Mitarbeiter für höherwertigere Aufgaben als nur die Kreditorenbuchhaltung einzusetzen.

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem SSC-Modell vor, das ein anderes Unternehmen erwirbt. Dieses Unternehmen hat ebenfalls eine Kreditorenbuchhaltung, und es gibt keinen schnelleren Weg, die diese Kreditorenbuchhaltung in Ihr SSC zu integrieren, als eine P2P-Automatisierungslösung zu verwenden. Es kommt wirklich darauf an, was Ihr Ziel ist. Wollen Sie wichtige Ressourcen neu zuweisen, um strategischer vorzugehen? Wollen Sie die mit der Konsolidierung von Back-Office-Funktionen verbundenen Kosten ausschalten? Aus der Perspektive der Akquisition sind das die beiden Möglichkeiten.

Dan:
Wie sieht es dann mit der Order-to-Cash (O2C)-Seite aus? Wenn Sie mehrere ERPs haben, könnte eine Automatisierung hier ebenso wertvoll sein?

CIO:
Ja. Auf der Vertriebsseite auf jeden Fall. Der Grund, warum wir aus der Vertriebsperspektive daran interessiert wären, ist, dass man sich immer dann, wenn man mehrere ERPs hat und versucht zu automatisieren, in erster Linie auf EDI konzentrieren wird. Und die Herausforderung bei EDI ist, dass die Kunden in Bezug auf ihre Fähigkeiten aus der EDI-Perspektive sehr unterschiedlich sind. Außerdem kann man EDI auf zwei Arten angehen. Man kann es im Rahmen einer direkten Integration in Bezug auf ERPs angehen, und je mehr ERPs man hat, desto komplexer kann diese Integration werden. Oder man kann eine Menge Geld in eine Art Middleware-Lösung investieren, die es ermöglicht, EDI als Standard zu nutzen.

Aber das alles erfordert eine Menge Wartung und Fachwissen, das viele Unternehmen nicht haben.
Das größte Problem für uns auf der O2C-Seite ist die Tatsache, dass in der Vergangenheit die Automatisierung typischerweise in Form von EDI-Transaktionen erfolgte, und nicht alle Kunden – insbesondere die großen – sind dazu in der Lage. Aber wenn Sie mittelgroße bis kleine Kunden haben, werden diese nicht die Zeit aufwenden, um in EDI-Lösungen zu investieren.

CIO:
Deshalb ist die Esker-Lösung sehr interessant. Man kann sie effektiv als Automatisierungstechnologie einsetzen und eine Plattform wie Esker bildet die Grundlage für die Schaffung von Kundenservice-Ebenen und den Prozess der Kundenauftragserfassung.

Dan:
Wie passt die Multi-ERP-Integration zu dem, was Sie gerade gesagt haben?

CIO:
Die Integration, vom EDI-Standpunkt aus gesehen, wird in einem Multi-ERP-Szenario wesentlich zeitintensiver und kostspieliger sein und mehr Ressourcen erfordern. Aber mit Esker ist die Integration viel einfacher und man kann viel schneller automatisieren. Und je komplexer Ihre Landschaft ist, desto mehr Wiederverwendung ist in Bezug auf die verschiedenen Arten von Integrationen, die Esker mit ERPs bietet, möglich.

CIO:
Der Vorteil ist, dass man eine einzige Plattform hat, um jede Art von Analyse, Reporting und Verwaltung von Prozessen durchzuführen. Wenn man die Arbeitsweise eines Unternehmens anpassen möchte, ist das von einem einzigen System aus viel einfacher. Das ist das gleiche Konzept mit jeder Technologie. Wenn man es aus der Infrastruktur-Perspektive betrachtet, ist es im Grunde die gleiche Idee – man baut eine abstrakte Schicht auf, die es einem erlaubt, auf dieser Ebene zu arbeiten, anstatt sich mit all den technischen Details zu beschäftigen, die mit all den ERPs verbunden sind.

Dan:
Das ist ein großartiger Punkt.

CIO:
Dieser Teil trifft auch in Bezug auf die Menschen zu. Im Kontext dessen, was man braucht, um Kundenaufträge in einem Multi-ERP-Szenario tatsächlich zu bearbeiten, gruppieren Unternehmen typischerweise Leute auf der Basis ihres Wissens, wie man Dinge innerhalb einer bestimmten Technologie (d.h. SAP, JD Edwards, etc.) erledigt. Wenn man all das abstrahiert und eine einzige Plattform hat, die ERP-unabhängig ist, gibt es einem die Möglichkeit, funktionsübergreifender und strategischer mit dem Einsatz von Ressourcen umzugehen, weil man keine Mitarbeiter mehr braucht, die auf eine bestimmte Technologie spezialisiert sind.

Dan:
Ich denke, das bringt es wirklich auf den Punkt. Esker bietet ein Dashboard, auf dem die wichtigsten Informationen angezeigt werden. Es ist einfacher für mich, über ein Dashboard zu sehen, was im Unternehmen vor sich geht, als detailliert und zeitaufwändig in das ERP oder Salesforce einzusteigen.

CIO:
Ja. Unternehmen, die mehrere ERPs und mehrere Geschäftsbereiche haben, sind in der Regel nicht in der Lage, ein SSC für den Vertrieb zu erstellen, weil es technologische Herausforderungen und/oder Geschäftsregeln gibt, die in diese Teile der Technologie und ERPs eingebettet sind. Aber wenn man etwas wie Esker einsetzt, bei dem alles gleich aussieht, sich gleich anfühlt und sich gleich verhält, dann hat man die Möglichkeit, so etwas zu tun.