Die Vorteile von Direktbuchungen beim elektronischen Datenaustausch

Die Verbuchung eingehender Aufträge und Rechnungen ist ohne Automatisierung mit viel manueller Arbeit verbunden. Elektronischer Datenaustausch (EDI) schafft die händischen Arbeiten ab und ermöglicht ein direktes “Einspielen” der eingehenden Daten in das ERP- oder Warenwirtschaftssystem.

Manuelle Eingriffe bedeuten oft Nachteile

Geht ein Auftrag oder eine Rechnung bei einem Unternehmen ein, müssen die zuständigen Abteilungen oftmals per Hand die Daten erfassen, sprich aus dem Eingangsdokument “ablesen” und in die entsprechenden Systeme eingeben. Diese repetitiven und eintönigen Aufgaben sind oft zeit- und damit auch kostenintensiv, dazu kommt eine hohe Fehlerquote. Handelt es sich beim Eingangsdokument gar um ein Fax oder einen Scan, können zusätzlich Darstellungsfehler die Lesbarkeit senken und zu Rücksprachebedarf mit dem Geschäftspartner führen.

Die Prozesse zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen und -aufträgen laufen dabei in allen Unternehmen im Grunde gleich ab. In Zeiten der Prozessautomatisierung scheint ein manuelles Abarbeiten solcher Standardprozesse nicht mehr zeitgemäß. Mit dem elektronischen Datenaustausch (EDI) steht ein Verfahren zur Verfügung, das solche Prozesse komplett automatisieren kann.

EDI macht die Prozesse effizienter

EDI ist seit Jahrzehnten etabliert, und es gibt zahlreiche branchenspezifischen Nachrichtenstandards, welche die Bedürfnisse an Daten, die eine Bestellung oder eine Rechnung enthalten sollen, abdecken. Niemand muss das Rad hier neu erfinden! Mit EDI werden die Daten einer Bestellung oder einer Rechnung in ein maschinenlesbares Format “gegossen”. Je nach Ausgestaltung einer EDI-Verbindung zu einem Geschäftspartner wird die EDI-Nachricht entweder direkt im richtigen Format (z.B. IDoc bei Anwendung eines SAP-ERPs) empfangen oder durch eine Schnittstelle vor den internen Systemen in das richtige Format umgewandelt. Das erlaubt die direkte Verbuchung ohne manuelle Eingriffe und der damit verbundenen Nachteile.

EDI kann dabei auch komplexere Sachverhalte lösen: Bei bestellbezogenen Rechnungen können auch weitere Schritte in den EDI-Prozess eingebaut werden, um etwa die Rechnungssumme anhand der Bestellnummer mit der Summe aus dem dazugehörigen Angebot abzugleichen. Theoretisch kann die Zahlung direkt durch den korrekten Eingang von EDI-Daten ausgelöst werden – ohne, dass ein Sachbearbeiter je eingreifen muss. Ein Austausch von Stammdaten, die Nutzung von standardisierten Artikelnummern wie der GTIN oder die Konvertierung von Artikelnummern in einer Schnittstelle sorgt dafür, dass bei Bestellungen direkt die richtigen Artikel im ERP oder WWS verbucht werden.

“Klassische“ EDI-Nachteile mit modernen Lösungen angehen

Gegen die Nutzung von EDI gibt es bei vielen Unternehmen Vorbehalte: Fehler in einer EDI-Datei sind schwerer zu korrigieren, Genehmigungsworkflows sollen eingehalten werden, die Sichtbarkeit der EDI-Datenströme ist begrenzt. Mit einer modernen Multichannel-Cloud-Plattform kann dem beigekommen werden – z.B. mit Esker on Demand. EDI-Rechnungen oder -Bestellungen werden hier fürs menschliche Auge lesbar gemacht. Fehler lassen sich direkt korrigieren, durch den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) können wiederkehrende Fehler sogar automatisiert behoben werden (z.B. die Nutzung einer alten Artikelnummer). Genehmigungsworkflows, die auch für Dokumente aus anderen Kanälen gelten, werden problemlos eingehalten. In modernen, anpassbaren Dashboards können die Daten aus EDI und den anderen Kanälen (E-Mail, Post, Fax) gemeinsam dargestellt und ausgewertet werden.

Mehr zu unserer EDI-Cloud finden Sie auf unserer Homepage: Esker EDI Services

Sie sind noch neu im Thema elektronischer Datenaustausch oder möchten noch mehr allgemeine Infos? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Themenseite hier im Blog. Hier finden Sie u.a. unsere mehrteilige Serie “EDI für Einsteiger”: Themenseite elektronischer Datenaustausch

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