Trotz der jüngsten Erklärung von Will Smith, dass der Film “Wild Wild West” von 1999 ihm “ein Dorn im Auge” ist und abgesehen von der Tatsache, dass er allgemein als Misserfolg bei Kritikern und Zuschauern angesehen wird, gebe ich zu, dass er mir sehr gut gefallen hat. Zugegeben, die Handlung ist sehr verworren, aber ich fand den Film trotzdem sehr unterhaltsam.
Was hat das mit Deductions und Gewinnsicherung zu tun? Ich schätze, nicht viel, aber die erste Analogie, die mir in den Sinn kommt, wenn ich über Abzüge nachdenke, ist eigentlich der Wilde Westen mit seinen einsamen Rangern, Selbstjustizlern und diesem Wild-Wild-West-Film: sehr wenige Regeln und ziemlich unorganisiert.
Hersteller und Händler von Lebensmitteln, Getränken und Konsumgütern stehen oft vor enormen Hürden, wenn sie von großen Einzelhändlern pünktlich und vollständig bezahlt werden wollen. Es scheint fast so, als würden die Einzelhändler John Waynes Ratschlag “shoot first, ask questions later” befolgen: erst kurzfristig eine Rechnung bezahlen, dann erklären, warum – und oft nur dann, wenn der Lieferant darum bittet.
Bei vielen Deductions stellt sich heraus, dass es einen triftigen Grund dafür gibt, weil sie entweder mit Werbeaktionen oder zuvor getroffenen Handelsvereinbarungen zusammenhängen. Ähnlich der Gesetzlosigkeit des Wilden Westens sind die Praktiken im Bereich der Deductions nur grob umrissen und selten richtig definiert. Dies kann fragwürdigen oder sogar völlig unbegründeten Deductions, die Einzelhändler ihren Lieferanten aufzwingen, Tür und Tor öffnen. Die Lieferanten haben dann Mühe, mit all den verschiedenen Ansprüchen Schritt zu halten, und verlieren sich oft in Nachforschungen, an denen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Kundendienst, Vertrieb und aus allen Bereichen der Lieferkette beteiligt sind.
Einige Unternehmen verzichten bei kleinen Beträgen einfach auf die Prüfung von Forderungen, weil sie der Meinung sind, dass es sie mehr Zeit und Ressourcen kosten würde, jede einzelne Forderung zu überprüfen und dann ein Verfahren zur Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten mit dem Kunden einzuleiten. Ein Esker-Kunde teilte uns mit, dass er einen Schwellenwert von 250 US-Dollar festgelegt hat, ab dem ein Streitbeilegungsverfahren eingeleitet wird, und alle Beträge, die darunter liegen, einfach abschreibt. Dies deckt sich mit Untersuchungen aus einem IOFM-Bericht1 aus dem Jahr 2018 über die Kosten für die Untersuchung und Beilegung unberechtigter Kundenabzüge. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Abschreibung von Abzügen die Unternehmensgewinne verwässert und große Auswirkungen auf das Endergebnis haben kann. Noch deutlicher wird dies bei Unternehmen, die mit einer begrenzten Gewinnspanne arbeiten: Bei einer Gewinnspanne von 5 % haben beispielsweise 1 Mio. € an verhinderten oder zurückgeforderten Abzügen die gleiche Wirkung wie zusätzliche 20 Mio. € an Einnahmen!
Wie bereits in der jüngsten Pressemitteilung von Esker bekanntgegeben wurde, zählt jeder Cent. Wir wollen Unternehmen dabei helfen, die Deductions unter Kontrolle zu halten, indem wir es ihnen ermöglichen, Abzugsforderungen einfach zu verfolgen und zu untersuchen. Lieferanten des Einzelhandels sollten Deductions nicht als verlorene Schlacht betrachten, sondern vielmehr versuchen, ihren Order-to-Cash-Prozess zu verbessern. Der Einsatz von Automatisierungstechnologien erleichtert die Untersuchung von Ansprüchen und die Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Kunden. KI-basierte Prozesse erfassen automatisch Daten aus Belegdokumenten und stellen die Verbindung zwischen diesen und dem entsprechenden Zahlungsabzug her. Ein elektronischer Workflow, der auf der Art und Höhe des Anspruchs basiert, stellt sicher, dass alle Prüfungen und Genehmigungen schnell abgewickelt werden, indem alle Belege gesammelt werden und eine Entscheidung darüber getroffen wird, ob die Deduction gültig ist oder angefochten werden muss.
Bei Esker arbeiten wir daran, ein positives Wachstum zu ermöglichen. Dies ist eine Umschreibung dafür, dass Kunden und Lieferanten gemeinsam Werte schaffen sollten und nicht auf Kosten des jeweils anderen. Leider ist dies in der Welt des Großhandels nicht immer der Fall, da Einzelhändler dazu neigen, das Machtungleichgewicht mit den Lieferanten auszunutzen, was sich in den wilden Deductions zeigt, die den Lieferanten oft einseitig aufgezwungen werden. Zum Glück leben wir nicht im Wilden Westen, und auch die wilden Pferde bei der Bearbeitung von Claims & Deductions können mit organisierten Prozessen und verbesserter Kommunikation gezähmt werden. Und es gibt auch ein Happy End: Eine für beide Seiten vorteilhafte Kunden-Lieferanten-Beziehung.
Schauen Sie sich also den alten Will-Smith-Film an, und vielleicht werden auch Sie inspiriert, etwas Ordnung in eine etwas gesetzlose Landschaft zu bringen. Apropos wild – Spoilerwarnung! – die riesige dampfbetriebene Tarantel des Bösewichts hat es wirklich in sich…
1 “How Automating the Management of Customer Deductions Reduces Time, Complexity and Cost in Accounts Receivable“, IOFM Diversified Communications, 2018
