Digitale Transformation: 5 Faktoren, die für den Erfolg des Change Managements entscheidend sind

In diesem Artikel geht es um das Fundament der digitalen Transformation: das Change Management. Wir werden uns auf die Systemfaktoren konzentrieren, die vorhanden sein und angegangen werden müssen, bevor der eigentliche Veränderungsprozess beginnt. Auch wenn dies für den Veränderungsprozess nebensächlich erscheinen mag, so ist es doch die Säule, die das Fundament des Change Managements bildet. Bevor Sie mit einer Veränderung beginnen, müssen Sie alle Inhalte gesammelt haben, so wie man auch Blaupausen und Entwürfe für ein Haus hat, bevor man mit dem Bau beginnt.

Vision

Der erste zu berücksichtigende Systemfaktor ist die Vision. Einfach gesagt, ist die Vision das Ziel, das Sie erreichen möchten. Die Vision sollte nicht beinhalten, wie Sie sich verändern werden, oder was Sie verändern werden, oder die Zeit für die Veränderung; sondern sie sollte sich darauf beschränken, wie die Veränderung aussehen wird. Eine gute Möglichkeit, eine Vision zu formulieren, ist die Beantwortung von drei Fragen:

• Wie sieht die Zukunft aus?
• Warum sollte hierfür Interesse bestehen?
• Welchen Nutzen versprechen wir uns von der Veränderung?

Die erste Frage ist in dieser Phase des Change Managements die wichtigste. Wenn die Unternehmensführung bei der Formulierung der Vision keine Beschreibung der Zukunft liefert, wird es ein schwieriger Weg, da man sprichwörtlich nicht weiß, wohin man geht oder wann man dort angekommen ist. Die Vision ist, wie zu erwarten, der wichtigste Teil der Systemfaktoren, wenn man sie als Ganzes betrachtet. Es handelt sich dabei um den Plan und die Begründung für Veränderungen in der Art und Weise, wie eine Organisation agiert. Die Vision für den Wandel ist etwas anderes als die Vision eines Unternehmens.

Einbeziehung von Stakeholdern

Die Einbeziehung der Stakeholder ist der nächste zu berücksichtigende Faktor. Es muss sichergestellt werden, dass es einen Rahmen für die konsequente Einbeziehung der Interessengruppen während des gesamten Projekts gibt. Ihre Anwesenheit ist wichtig, um zu zeigen, dass sie den künftigen Zustand unterstützen, und ihre Beteiligung zeigt auch, dass sie die Bemühungen während des gesamten Veränderungsprozesses weiterhin unterstützen.

Entwicklung von Kompetenzen

Bei der Beurteilung von Veränderungen müssen Überlegungen angestellt werden, wie die Kompetenzen der Menschen, die sich verändern werden, entwickelt werden können. Für die Veränderung eines Systems, sei es Software oder Hardware, muss Zeit für die Entwicklung von Fachkenntnissen eingeplant werden. Damit der Wandel erfolgreich ist, müssen die Mitarbeitenden weiterhin in der Lage sein, ihre Arbeit zu erledigen. Bei der Planung von Veränderungen muss ausreichend Zeit eingeplant werden, und es muss eine vernünftige Erwartung dazu bestehen, wie lange es dauern wird, eine neue Kompetenz zu entwickeln.

Metriken, Richtlinien und Prozesse

Woran wird die Organisation erkennen, dass die Veränderung erfolgreich war? Woran wird die Organisation erkennen, dass die Veränderung stattgefunden hat? Was ist der Wert der Veränderung? Wie werden wir den Wert messen? Wie stellen wir sicher, dass das neue System Bestand hat (abgesehen von einem guten Change Management)? Wie wird die Zukunft aussehen?

All diese Fragen führen uns zum nächsten Systemfaktor: Metriken, Richtlinien und Prozesse. Wenn Sie sich für die Änderung eines Prozesses entscheiden, müssen Sie die Messgrößen kennen, die Sie verbessern wollen. Veränderungen geschehen immer aus einem bestimmten Grund. Der Grund ist in der Regel die Verbesserung von Prozessen. Ohne quantitative Daten ist es jedoch schwierig, Verbesserungen zu veranschaulichen. Beides muss Hand in Hand gehen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden nicht zu einem alten System zurückkehren, das dem Unternehmen am Ende Zeit und/oder Geld kostet.

Verhalten bestärken

Am Ende des Prozesses steht die Bestätigung des Verhaltens. Eine Veränderung herbeizuführen ist großartig, sie auch durchzuhalten ist noch viel wichtiger. Wenn sich etwas ändert, müssen Sie sicherstellen, dass all Ihre Bemühungen nicht umsonst waren. Dies kann mit den bereits erwähnten Systemfaktoren kombiniert werden. Die Bestärkung des Verhaltens geht jedoch über den alltäglichen Prozess, wie die Mitarbeitenden ihre Arbeit erledigen, hinaus. Dieser Systemfaktor konzentriert sich mehr darauf, wie man sie dazu bringt, den zukünftigen Zustand zu nutzen, und nicht darauf, wie der zukünftige Zustand aussieht.
Nun, da Sie wissen, was die Systemfaktoren sind und wie man sie anspricht: Was passiert, wenn wir es nicht tun? Die erste Konsequenz, die sich aus der Nichtbeachtung der Systemfaktoren ergibt, ist, dass der Wandel nicht stattfinden wird. Wenn Sie eine erfolgreiche Veränderung anstreben, müssen Sie die Systemfaktoren berücksichtigen und zumindest Gespräche über sie führen, um einen Plan für sie zu erstellen.

Die anderen Konsequenzen sind nicht so unmittelbar wie das Ausbleiben der Veränderung, aber sie können die Bemühungen um das Change Management erheblich verlangsamen, verzögern oder untergraben. Wenn wir die Systemfaktoren ignorieren, kann dies zu Verwirrung, mangelndem Selbstvertrauen, Konflikten und Verlusten führen. Verwirrung kann ein großes Hindernis sein. Wenn die Menschen nicht wissen, was geschieht, wird es nicht geschehen. Selbstvertrauen ist etwas, das Sie durch Veränderungen fördern wollen. Das Motto “Du schaffst das” trägt ebenfalls zur Stärkung des Selbstbewusstseins bei. Dies geht einher mit klaren Strukturen.

Verluste und Konflikte sind Dinge, die jeder während des Wandels um jeden Preis vermeiden möchte. Insgesamt ist der Wandel für alle eine stressige Zeit. Veränderungen lösen Angst aus. Jeder hat Angst vor dem Unbekannten, und Veränderung ist das Unbekannte. Wenn Sie Unsicherheit aufkommen lassen, was sich wann ändert, und wenn die Menschen nicht das Selbstvertrauen haben, dass sie alles tun können, was der künftige Zustand erfordert, wird es zu Konflikten kommen. Es wird großen Widerstand gegen den Wandel geben. Der einfachste Weg zur Überwindung ist die Kommunikation und die Auseinandersetzung mit den Systemfaktoren. Der Verlust liegt in der Zeit und der Produktivität.

Lassen Sie uns erörtern, wie Sie die Systemfaktoren in den Griff bekommen und wie Sie eventuelle Fehltritte korrigieren können. An erster Stelle steht die Kommunikation. Wenn Sie einen nachhaltigen Wandel anstreben, sollten Sie die Systemfaktoren planen und ansprechen. Wenn Unsicherheit herrscht, sorgen Sie dafür, dass Klarheit über die Vision und den Zweck herrscht. Denken Sie daran, dass eine gemeinsame Vision den Wert der Veränderung anspricht und einbezieht und den zukünftigen Zustand veranschaulicht, wodurch Verwirrung vermieden wird.

Wenn es an Selbstvertrauen mangelt, sollten die Beteiligten einbezogen werden. Veranstalten Sie Meetings, um den zukünftigen Zustand durchzugehen, führen Sie Schulungen durch, entwickeln Sie Spiele, veranstalten Sie Workshops, vermitteln Sie Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung usw. Dieselben Maßnahmen helfen auch bei Konflikten und Unklarheiten. Je mehr dies kommuniziert wird, desto mehr werden diese Folgen abnehmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die frühzeitige und häufige Kommunikation einer klaren Vision, die den zukünftigen Zustand veranschaulicht und einen Wert darstellt, dazu beitragen wird, einen nachhaltigen Wandel in Ihrer Organisation herbeizuführen.