Digitaler Wandel in der Kreditorenbuchhaltung von Orientis Gourmet

Orientis Gourmet, Inhaber der Premium-Tee-Marken Kusmi Tea und Løv Organic, verarbeitet seine jährlich 12.000 Lieferantenrechnungen mit einer Lösung von Esker. Mit der Esker-Lösung für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung konnte Orientis Gourmet seine Buchhaltungsprozesse zuverlässiger und transparenter gestalten.

Orientis Gourmet ist in 30 Ländern vertreten und verwaltet seine Buchhaltung zentral in Le Havre (Frankreich), wo zwölf Mitarbeiter alle Lieferantenrechnungen verarbeiten, von denen 95 % in Papierform vorliegen. Trotz einer jährlichen Wachstumsrate von 15 % wurden die Dokumente weiterhin manuell bearbeitet. Dies führte zu Zeit- und Effizienzverlusten, insbesondere bei internationalen Aktivitäten. Zudem wirkten sich die mangelnde Nachverfolgbarkeit der Rechnungen, die geringe Transparenz im Freigabe-Workflow und verspätete Zahlungen negativ auf die Lieferantenbeziehungen aus.

Nachdem Orientis Gourmet seinen Auftragsverarbeitungsprozess bereits automatisiert hatte, wollte das Unternehmen den digitalen Wandel auf seine Finanzabteilung ausweiten und auch die Kreditorenbuchhaltung automatisieren.

„Wir suchten nach einer Lösung, die unsere Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung schnell und effizient automatisiert, und Esker erfüllte diese Anforderung“, so Bruno Contrepoids, IT-Leiter der Orientis-Gruppe. „Außerdem wollten wir auch unsere Lieferanten in den Prozess einbeziehen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten und das Risiko von verspäteten Zahlungen zu reduzieren.“

Nahtlose ERP-Integration

Vor Esker wurden die Rechnungen am Ende des Validierungs-Workflows gebucht. Dank der nahtlosen ERP-Integration werden jetzt Buchhaltungseinträge erstellt und verarbeitet, sobald eine Rechnung in der Esker-Lösung eintrifft. Sobald die Rechnung in das ERP-System Cegid von Orientis Gourmet gebucht wird, beginnt der Validierungsprozess automatisch nach zuvor definierten Regeln und Kriterien.

„Entscheidend war, dass die Lösung mit Cegid zusammen funktioniert und eine durchgängige Prozessautomatisierung bis zur Buchhaltung möglich ist“, erklärt Contrepoids. „Zudem sollte die Lösung cloud-basiert sein. Esker besticht zudem durch eine leichte Bedienung, eine übersichtliche IT-Infrastruktur und einen geringen Wartungsaufwand. Das bedeutete einen geringen Schulungsaufwand für Benutzer und eine schnelle Bereitstellung.”

Vorteile der automatisierten Kreditorenbuchhaltung

Seit der Implementierung konnte Orientis Gourmet zahlreiche Vorteile realisieren, darunter:

  • Schnellere und transparentere Bearbeitung durch einen automatisierten Freigabeprozess. Die Kreditorenbuchhaltung kann nun gezielt nicht freigegebene Rechnungen anmahnen und Rechnungen fortlaufend freigeben, während bisher mehrere Zahlungserinnerungen erforderlich waren.
  • Echtzeit-Buchhaltung in Cegid bietet einen Überblick über eingegangene, laufende und ausstehende Rechnungen.
  • Höhere Transparenz und Autonomie für alle Beteiligten durch anpassbare Dashboards und Kennzahlen.
  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen und ein komfortables Web-Portal, das den Lieferanten eine Echtzeitübersicht über ausstehende Rechnungen und Zahlungen bietet.
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und freie Ressourcen für Aufgaben mit einem höheren Mehrwert.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung.

Über Orientis Gourmet

Orientis Gourmet mit Sitz in Paris ist der führende französische Anbieter von hochwertigem Tee und Aufgüssen, die in Le Havre gemischt, aromatisiert und verpackt werden. Die Produkte von Orientis Gourmet werden hauptsächlich unter den Marken Kusmi Tea und Løv Organic in 35 Ländern der Welt über ein Netzwerk von 100 eigenen und Franchise-Geschäften, Warenhäusern und Gourmetläden sowie online vertrieben. Das Unternehmen erzielte 2016 einen Umsatz von 72 Mio. Euro (30 % international) und beschäftigt über 650 Mitarbeiter, davon 70 % Frauen. 2017 brachte Orientis Gourmet zusammen mit Evian einen ungesüßten Tee mit Mineralwasser auf den Markt: Evian Infused x Kusmi. Im Oktober 2017 brachte Kusmi Tea in Zusammenarbeit mit Alain Ducasse seinen ersten weißen Tee auf den Markt. Das Unternehmen befindet sich seit 2001 im Besitz von Orientis; Geschäftsführer sind Sylvain und Claude Orebi sowie Arnaud Fleury.

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