E-Invoicing Deutschland: Die Plattformen, die Sie für den Versand von XRechnungen & ZUGFeRD kennen müssen

Gezeigt wird ein elektronischer Brief

Seit letztem November müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene (und im Land Bremen) als E-Rechnungen eingereicht werden. Dafür sind die Formate XRechnung oder ZUGFeRD zu benutzen. Die Rechnungen werden nicht direkt an die Empfänger gesendet, sondern über verschiedene Plattformen geroutet. Eine Übersicht über die wichtigen Rechnungsplattformen haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)

Die ZRE ist die Plattform für die elektronischen Rechnungen, die an Behörden der direkten Bundesverwaltung gesendet werden müssen. Betrieben wird sie vom Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) in Bonn. Für die Nutzung der Plattform ist ein Account nötig. Nach der Registrierung können Unternehmen ihre Rechnungen auf verschiedenen Wegen einreichen:

  • Manuelle Eingabe: Die Rechnungsdaten werden per Hand im Portal eingegeben, gespeichert und im korrekten Format an den Empfänger weitergeleitet.
  • Upload: Die Rechnungsdatei wird im Portal hochgeladen und von dort zum Empfänger geroutet.
  • E-Mail/DE-Mail: Bei der Registrierung wird auch eine E-Mail-Adresse abgefragt. Über diese können die E-Rechnungen später per E-Mail oder DE-Mail an die Plattform gesendet werden, von wo sie an den endgültigen Empfänger weitergeleitet werden.
  • PEPPOL: Die ZRE ist an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Über PEPPOL Access Points können elektronische Rechnungen daher auch über PEPPOL an die ZRE übermittelt werden.

Die ZRE finden Sie hier: https://xrechnung.bund.de/

OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Über die OZG-RE können elektronische Rechnungen an die Behörden der indirekten Bundesverwaltung gesendet werden. Außerdem sind auch die öffentlichen Auftraggeber aus einigen Bundesländern an diese Plattform angeschlossen. Die OZG-RE kann für die folgenden Bundesländer genutzt werden: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.

Auch die öffentlichen Auftraggeber der Länder müssen seit April 2020 elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Eine Pflicht für die Rechnungssteller besteht jedoch nur in einigen wenigen Bundesländern (Bremen (seit 27.11.2020), Baden-Württemberg (ab 1.1.2022), Niedersachsen (ab 1.4.2023) und Hessen (ab 18.4.2023)).

Als Eingangskanäle stehen – wie bei der ZRE – die manuelle Eingabe, der Upload, E-Mail/DE-Mail und PEPPOL zur Verfügung. Betrieben wird die Plattform von der Bundesdruckerei GmbH (bdr) in Berlin.

Die OZG-RE finden Sie hier: https://xrechnung-bdr.de/

Versender-Plattform-XRechnung (VPX)

Die “jüngste” der hier aufgeführten Plattformen ist die Versender-Plattform-XRechnung (VPX), die ebenfalls von der Bundesdruckerei betrieben wird. Die VPX steht für die Einreichung von elektronischen Rechnungen bei Auftraggebern zur Verfügung, die zwar von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen sind, aber weder zur direkten noch zur indirekten Bundesverwaltung gehören. Das betrifft beispielsweise einige “halb-öffentliche” Krankenkassen wie die IKK Nord, IKK Südwest oder BKK.

Auch hier stehen die Eingangskanäle manuelle Eingabe, Upload, E-Mail/DE-Mail und PEPPOL zur Verfügung

Die VPX finden Sie hier: https://bdr-businessportal.de/

Rechnungen richtig aufbauen: Leitwege-ID und Rechnungsformate

Zur Identifizierung des (endgültigen) Empfängers muss die Rechnungsdatei eine sogenannte Leitwege-ID beinhalten. Diese kann bis zu 44 Stellen lang sein. Die Leitwege-ID baut sich wie folgt auf:

Ein zentrales Verzeichnis aller Leitwege-IDs gibt es nach aktuellem Stand noch nicht. Rechnungssteller müssen die Leitwege-ID vom Rechnungsempfänger erfragen.

Als Formate stehen die XRechnung (in der aktuellen Version 2.0.0) und ZUGFeRD (in der aktuellen Version 2.1.1.) zur Verfügung.

Die Archivierung der Rechnungen muss beim Rechnungssteller separat erfolgen: Obwohl die Plattformen auch über eine Archivfunktion verfügen, müssen die elektronischen Rechnungen nach wie vor beim ausstellenden Unternehmen im Original für zehn Jahre archiviert werden.

Elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland mit Esker

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Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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