EDI für Einsteiger I: Was ist elektronischer Datenaustausch?

In unserer neuen Serie “EDI für Einsteiger” stellen wir EDI-Neulingen alle Informationen zur Verfügung, die für einen Start in die Welt des elektronischen Datenaustauschs wichtig sind. Wir erklären Grundbegriffe, grundlegende Funktionalitäten und erörtern Vorteile und Herausforderungen. Im ersten Teil der Serie beschäftigen wir uns mit dem Begriff “Elektronischer Datenaustausch (EDI)” selbst.


Elektronischer Datenaustausch (engl. „Electronic Data Interchange“, kurz: EDI) bezeichnet einfach gesprochen den automatisierten Austausch von Informationen zwischen den Anwendungssystemen (ERP) zweier Geschäftspartner. Die Informationen werden dabei in Form von strukturierten Daten ausgetauscht, das heißt die versendeten Nachrichten sind maschinenlesbar und entsprechen im Idealfall einem vereinbarten Standardformat. Dieser Austausch lässt sich für viele Geschäftsprozesse zwischen EDI-nutzende Unternehmen anwenden, denn Prozesse wie der Versand/der Empfang von Bestellungen, Lieferbestätigungen oder Rechnungen laufen im Wesentlichen gleich ab und die versendeten Informationen ähneln sich sehr stark. EDI standardisiert also den Versand und Empfang solcher Geschäftsnachrichten und “regelt” den Weg von Absender zu Empfänger.

Wie läuft der Versand einer EDI-Nachricht ab?

Für eine EDI-Nachricht werden Daten eines Geschäftsprozesses nach einer bestimmten Vorgabe in ein elektronisches Format umgewandelt. Der Versand kann dann auf verschiedenen Wegen erfolgen – dazu mehr in einem der nächsten Teile unserer Serie! Die Daten, aus denen die EDI-Nachricht besteht, kommen aus dem ERP-System des Absenders und werden an das ERP des Empfängers gesendet, sodass sie nicht per Hand im empfangenen ERP erfasst werden müssen. Die Ausgabe aus dem ERP-System geschieht in einem bestimmten Format – und hier wird es etwas knifflig: Denn oftmals ist das Dateiformat des ERP-System des Absenders für das ERP-System des Empfängers nicht lesbar, weil dieses wiederum ein anderes Format nutzt.

Um diesen „Normalfall“ abzudecken, wird bei der Einrichtung einer EDI-Verbindung zwischen zwei Partnern auch die notwendige Konvertierung eingerichtet. Bei dieser Konvertierung wird das Absender-Format in ein standardisiertes EDI-Format (bildlich: ein „EDV-Esperanto“) umgewandelt. Der Empfänger seinerseits wandelt das Standardformat in das Format seines ERP um. So ist eine Kommunikation zwischen vielen Geschäftspartnern unabhängig von deren ERP gewährleistet! Die EDI-Verbindungen und -Schnittstellen werden oft von Dienstleistern betrieben – auch die e-integration ist ein solcher.


Nach der Konvertierung beim Empfänger „laufen“ die Daten – ggfs. mit einigen vorgeschalteten inhaltlichen Prüfungen – direkt in das ERP-System, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist und lösen automatisierte Folgeprozesse wie etwa den logistischen Warenstrom oder eine Rechnungsprüfung aus. Der gesamte Prozess Erstellung der Nachricht – Versand – Konvertierung – Empfang – Verarbeitung im Empfänger-ERP läuft dabei in wenigen Minuten ab. Und dies zu einem Bruchteil der Kosten im Vergleich zu manuellen Prozessen!

Ein Blick in die Historie

Bereits vor gut 50 Jahren wurde EDI in den USA eingesetzt, allerdings noch ohne standardisierte Formate. Als Übertragungsweg dienten Telefonleitungen. Erste weitere Verbreitung erfuhren EDI-Verfahren durch die Value Added Networks (VANs). Schloss sich ein Unternehmen an ein VAN an, konnte es mit allen anderen an das Netzwerk angeschlossenen Unternehmen problemlos Nachrichten austauschen. Angeboten wurden die VANs von Dienstleistungsunternehmen, die ihre Netzwerke weiterhin über physische Leitungen betrieben.

Nachdem der Aufbau von EDI-Nachrichten in der Anfangszeit noch nicht standardisiert war, gab es Ende der 1970er Jahre die ersten branchenspezifischen Nachrichtenstandards. Im Jahr 1988 verabschiedeten die Vereinten Nationen den globalen Standard UN/EDIFACT, der auch heute noch der wichtigste EDI-Nachrichtenstandard ist. Aus dem EDIFACT-Standard entstanden viele “Unterstandards” (sogenannte Subsets), die EDIFACT beispielsweise auf bestimmte Branchen zurechtschneiden – denn nicht alle Branchen brauchen alle Felder, die im EDIFACT-Standard insgesamt zur Verfügung stehen oder benötigen die Abbildung branchenspezifischer Besonderheiten.

Mit dem Internet revolutionierte sich auch der Versand von EDI-Nachrichten. Netzwerke zwischen Unternehmen konnten nun mit Internet-Technologien betrieben und damit kostengünstiger und effizienter gemacht werden. Weitere Konzepte wie das Web-EDI und cloudbasierte EDI-Services sind heute nicht mehr wegzudenken. Zu diesen Konzepten werden wir zukünftig ebenfalls Beiträge in der Serie “EDI für Einsteiger” veröffentlichen.

EDI im Kontext der Digitalisierung

Vieles dreht sich heute um den Begriff Digitalisierung, vor allem wenn von Geschäftsprozessen die Rede ist. Mit EDI steht schon seit Jahrzehnten ein Konzept zur Verfügung, welches das oberste Ziel der Digitalisierung komplett ausfüllt: Die vollständige Automatisierung von kollaborativen Geschäftsprozessen. In Verbindung mit modernen Internet-Technologien wie der Cloud sind EDI-Verfahren in der Lage, bei der digitalen Transformation eines Unternehmens eine gewichtige Rolle zu spielen.

Im nächsten Teil von “EDI für Einsteiger” werfen wir einen genaueren Blick auf die Übertragungswege. Informationen zu den EDI-Services der e-integration gibt es jederzeit auf www.e-integration.de/edi.

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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