EDI für Einsteiger III: Nachrichtenstandards und -arten

In unserer Serie “EDI für Einsteiger” stellen wir EDI-Interessierten alle Informationen zur Verfügung, die für einen Start in die Welt des elektronischen Datenaustauschs wichtig sind. Wir erklären Grundbegriffe, grundlegende Funktionalitäten und erörtern Vorteile und Herausforderungen. Im dritten Teil beschäftigen wir uns mit Nachrichtenstandards und -arten.

Was ist ein Nachrichtenstandard?

Ein Nachrichtenstandard beschreibt den Aufbau einer EDI-Nachricht. Ein standardisierter Aufbau ist wichtig für den automatisierten Ablauf eines Geschäftsprozesses. In der Anfangszeit des elektronischen Datenaustauschs gab es noch keine Nachrichtenstandards, der Austausch von Geschäftsdaten zwischen zwei Partnern erfolgte mit bilateraler Abstimmung des Dateiformats. Mit der Zeit entwickelten sich erste Nachrichtenstandards für bestimmte Branchen, die die speziellen Anforderungen an Inhalt und Aufbau der jeweiligen Marktteilnehmer abbildeten.

Eine EDI-Nachricht wird streng nach den Vorschriften aus dem Nachrichtenstandard aufgebaut. Dazu ist in der Dokumentation des Standards genau festgehalten, in welcher Abfolge welche Daten in welcher Art von Nachricht vorkommen können. Wird die Nachricht nicht nach den Vorgaben des Standards aufgebaut, hat das einen Fehler zur Folge, der den automatisierten Weg der Daten unterbricht und ein manuelles Eingreifen nötig macht. Für einen automatisch ablaufenden, digitalen EDI-Workflow sind Nachrichtenstandards also unerlässlich.

Wichtige Nachrichtenstandards

Der mit Abstand bekannteste – und in Europa wichtigste und verbreitetste – Nachrichtenstandard ist EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Dieser Standard wurde 1988 von den Vereinten Nationen verabschiedet. Er umfasst eine hohe Anzahl an möglichen Datenfeldern. Da viele Branchen nicht die komplette Bandbreite des EDIFACT-Standards benötigen, wurden für viele Branchen EDIFACT-Teilmengen gebildet und als eigener “Unterstandard” etabliert (sogenannte “Subsets”). Beispiele hierfür sind die Subsets EANCOM (Konsumgüterindustrie) oder der EDILEKTRO (Elektroindustrie).

Aus den USA kommt der Nachrichtenstandard ANSI ASC X12 (American National Standards Institute Accredited Standards CommitteeX12, auch nur ANSI X12). Er besteht bereits seit 1982. Der Hauptunterschied zu EDIFACT ist der Nachrichtenaufbau.

Weiterhin gibt es Standards für bestimmte Branchen, die gar nicht oder nur indirekt mit den beiden oben genannten zusammenhängen. Zu den bekannteren zählen hier TRADACOMS (Einzelhandel), VDA (Automobilindustrie), TEAPPS (e-Invoicing) und OASIS UBL (auf diesem basieren e-Rechnungsformate wie die XRechnung).

Was ist eine Nachrichtenart?

In einem Nachrichtenstandard gibt es verschiedene Nachrichtenarten, um die jeweiligen Einzelprozesse zwischen zwei Unternehmen abzubilden. “Klassische” Nachrichtenarten gibt es beispielsweise für Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Verkaufsberichte. Dazu gibt es oftmals branchenspezifische Nachrichtenarten. Beispiele dafür finden sich zum Beispiel in der Logistik (z.B. Speditionsaufträge oder Statusnachrichten einer Lieferung) oder in der Energiewirtschaft.

Die Nachrichtenarten erhalten jeweils eine Kennung. Im EDIFACT-Standard besteht diese aus sechs Buchstaben (z.B. ORDERS für Bestellung oder SLSRPT für Verkaufsdatenbericht), im ANSI X12 aus drei Zahlen (z.B. 850 für Bestellung oder 852 für Verkaufsbericht). Aufbau und Datenstruktur einer jeden Nachrichtenart sind dokumentiert, um eine höchstmögliche Standardisierung des Nachrichtenverkehrs sicherzustellen.

Beispiel Aufbau einer EDIFACT-Rechnung

Weiterentwicklung der Standards

Viele Standards werden kontinuierlich weiterentwickelt. Das heißt jedoch nicht, dass die älteren Versionen eines Standards nicht mehr genutzt werden. Im Gegenteil, der Aufwand für die Nutzer eines Standards wäre viel zu groß, müsste bei jeder Aktualisierung eines Standards eine Anpassung innerhalb der Nachrichtenströme vorgenommen werden. Vielmehr werden die verschiedenen Versionen eines Standards weitergenutzt. Bei EDIFACT werden die Versionen nach Jahreszahl und Halbjahr benannt (z.B. EDIFACT D.96A = EDIFACT-Version aus dem ersten Halbjahr 1996).

Nachrichten-Tohuwabohu?

Was passiert, wenn zwei Unternehmen miteinander Daten über EDI austauschen möchten, aber verschiedene Formate nutzen? Beispielsweise nutzt Unternehmen A bereits EDIFACT bei der Kommunikation mit anderen Geschäftspartnern und Unternehmen B ANSI X12. Wie wird die Kommunikation harmonisert? An dieser Stelle schlägt die Stunde der EDI-Konverter, die ein Nachrichtenformat in ein anderes umwandeln. Da der Aufbau der einzelnen Nachrichtenformate und deren Nachrichtenarten genau bekannt und dokumentiert ist, kann ein genaues Umwandeln der Daten ohne Veränderung des Inhalts sichergestellt werden.

Ein Konverter kann an verschiedenen Stellen “sitzen” – in einer EDI-Inhouse-Lösung, direkt im ERP/WWS-System oder auch in den Systemen eines EDI-Dienstleisters.

Vereinfachtes Beispiel für die Funktionsweise eines EDI-Konverters

Fazit

Mithilfe von Nachrichtenstandards werden Geschäftsdaten in eine standardisierte Struktur gebracht, um einen reibungslosen, schnellen und möglichst fehlerlosen Austausch der Daten zu gewährleisten. Das ergibt Sinn, weil sonst jeglicher Austausch zwischen zwei Unternehmen auf Basis einer bilateralen Absprache erfolgen müsste – was großes Chaos bedeuten würde. Der Austausch von Nachrichten in unterschiedlichen Standards ist mithilfe von Konvertern problemlos möglich.

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Hier finden Sie die ersten beiden Teile der Serie:

EDI für Einsteiger I: Was ist elektronischer Datenaustausch?
EDI für Einsteiger II: Übertragungswege


Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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