EDI im SHK-Markt: Spezielle Anforderungen der SHK-Branche an EDI

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist gerade in der SHK-Branche (SHK=Sanitär, Heizung, Klima) weit verbreitet, um Geschäftsdaten zwischen Unternehmen schnell und effizient auszutauschen. Durch den speziellen Aufbau der SHK-Branche entstehen besondere Anforderungen, die wir in diesem Artikel beleuchten.

Viele Marktfunktionen im dreistufigen Vertrieb

Der SHK-Markt ist durch einen dreistufigen Vertrieb geprägt, in dem sich viele Marktteilnehmer tummeln. Die Hersteller setzen ihre Produkte über Zentralregulierer und Verbände an die Großhändler ab, die wiederum die Handwerker in ihrer Region bedienen. Innerhalb dieses dreistufigen Vetriebs fallen viele Geschäftsdokumente an, die unter den Marktteilnehmern ausgetauscht werden (müssen). Hersteller erhalten Bestellungen und versenden Rechnungen, Zentralregulierer erhalten Abverkaufsmeldungen von ihren angeschlossenen Großhändlern und versenden daraufhin Bestellungen an die Hersteller und so entsteht ein unablässiger Datenaustausch.

Dabei gibt es oft zeitkritische Prozesse wie Eilaufträge, die schnell versendet und vor allem schnell verarbeitet werden müssen.

EDI ist mit seinen schnellen Übertragungszeiten und anderen Vorteilen, wie z.B. der möglichen Dunkelverarbeitung direkt in das ERP eines Unternehmens hinein, wie gemacht, um die Geschäftsprozesse innerhalb des SHK-Markts zu optimieren. Tatsächlich hat EDI bereits eine hohe Verbreitung im SHK-Umfeld gefunden – aber das Ende der Fahnenstange ist hier noch nicht erreicht.

Wichtige Faktoren für den EDI-“Verkehr” innerhalb der SHK-Branche

Damit Daten zwischen den Marktteilnehmern reibungslos hin- und hergetauscht werden können, ist eine Standardisierung unerlässlich. Mit dem EDITEC-Format, einem Subset des global genutzten EDIFACT-Standards, besteht bereits seit Längerem ein EDI-Standardformat, dass die Bedürfnisse der SHK-Branche widerspiegelt. In EDITEC sind alle Nachrichtenarten standardisiert, die innerhalb des dreistufigen Vertriebswegs zum Einsatz kommen.

Dokumente wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine sind mit EDI schnell automatisiert und laufen danach deutlich schneller und effizienter – gerade für zeitkritische Geschäftsvorfälle ein riesiger Vorteil. Rechnungen können gegen Bestellungen geprüft werden und Lagerbestände sind dank elektronischer Lieferscheine immer aktuell. Die Bearbeitungszeit von Bestellungen sinkt beim Einsatz von EDI-Verfahren deutlich. Die Beschleunigung dieser allgegenwärtigen Prozesse spart jedem Marktteilnehmer Zeit und bares Geld.

Im SHK-Markt werden bereits Konzepte wie das Vendor Managed Inventory (VMI) aktiv genutzt. Beim VMI kann ein Lieferant die Lager- bzw. Verkaufsdaten seines Kunden einsehen und dafür sorgen, dass die Bestände rechtzeitig aufgefüllt werden. Hier kann EDI als Vehikel genutzt werden. Mit Nachrichtentypen wie dem Abverkaufs- oder Lagerbericht können die entsprechenden Daten schnell zwischen Kunde und Lieferant hin- und herbewegt werden – mit einem Minimum an menschlicher Beteiligung, denn die EDI-Prozesse sind größtenteils automatisiert und laufen fehlerfrei und geräuschlos im Hintergrund.

Cloud-Dienstleister vereinfachen den EDI-Betrieb

Um EDI so effizient wie möglich nutzen zu können, sollten so viele Geschäftspartner wie möglich elektronisch angebunden werden. Da durch viele Partneranbindnungen viele Anforderungen entstehen, fallen hohe Aufwände an. Ein spezialisierter Dienstleister mit vielen bestehenden EDI-Verbindungen im SHK-Markt und dem entsprechenden Branchenwissen kann diese Aufwände stark reduzieren. Im Optimalfall kommt eine Cloud-Lösung für den EDI-Betrieb zum Einsatz. Damit werden nicht nur Kosten für die Implementierung in die hauseigenen Systeme eingespart, es wird auch nur noch eine einzige Schnittstelle für den gesamten EDI-Betrieb benötigt – und diese wird vom Dienstleister eingerichtet und gewartet.

Die EDI-Cloud des Dienstleisters fungiert als Schnittstelle für alle Marktteilnehmer, von der alle Beteiligten profitieren.

e-integration ist bereits seit über 30 Jahren im EDI-Markt aktiv und zählt über 250 Hersteller, Großhänder, Verbände und Zentralregulierer aus dem SHK-Umfeld zu seinen Kunden – die Vaillant Group ist nur einer davon. “Im Laufe der langen Partnerschaft konnten wir einen äußerst zuverlässigen EDI-Betrieb und ein weitreichendes Netzwerk mit unseren Kunden aufbauen”, sagt Peter Freund, Leiter eBusiness und Vertriebsinnendienst. Wie die Vaillant Group mit e-integration ihren EDI-Betrieb sicherstellt und darüberhinaus noch den gesamten Auftragseingang digitalisieren konnte, lesen Sie in unserer Case Study.