Effektive & digitale Kommunikation als Beschleuniger für Ihre Lieferantenbeziehungen

Schon lange kommunizieren wir nicht mehr ausschließlich in Person, sondern nutzen digitale Kommunikationskanäle wie E-Mail, Messenger und Videochat auf unseren mobilen und stationären Endgeräten. Dass Kommunikation wichtig und vielleicht sogar überlebenswichtig ist, steht hierbei gar nicht zur Debatte. Dass sie jedoch auch unsere unternehmerischen Prozesse vereinfachen kann, Klarheit schafft und Streitigkeiten verhindern kann, ist im Bezug auf die Lieferantenkommunikation nicht immer klar.

Lesen Sie in unserem Blogartikel, warum starke Lieferantenbeziehungen wichtig für agile und erfolgreiche Unternehmen sind, wie Kommunikation eigentlich funktioniert und warum die Digitalisierung der Schlüssel für die Verbesserung von Lieferantenbeziehungen ist.

Zuallererst: Warum ist Lieferantenkommunikation wichtig?

Wir kennen sie alle: Missverständnisse oder ungleiche Informationen, die zwischen uns und unseren Lieferanten auftreten und zu Disputen rund um die Themen Zahlungsziele, Skonti oder Vertragsabweichungen führen. Diese Streitigkeiten haben langfristig nicht nur einen negativen Einfluss auf Lieferantenbeziehungen, sondern kosten uns auch Zeit, Nerven und letztendlich Geld. Dabei sind diese destruktiven Effekte vor allem eines: vermeidbar.

Im geschäftlichen Kontext ist die Kommunikation mit Lieferanten sowie das Pflegen der Beziehungen das A und O. Im International Journal of Logistics, Systems and Management wurde untersucht, welche Effekte die Vernachlässigung von persönlichen Beziehungen in der Supply Chain hat und die Ergebnisse implizieren, dass dies wiederum negative Auswirkungen auf die Kommunikation zwischen Managern hat1. Das heißt im Klartext: Ohne Kommunikation keine solide Beziehung und keine solide Beziehung ohne Kommunikation.

Uns sollte klar sein, dass eine proaktive und kristallklare Kommunikation mit unseren Lieferanten dafür sorgt, dass Procure-to-Pay-Prozesse reibungsloser verlaufen und das Potential für Dispute stark verringert. Was ist jedoch der Schlüssel für eine Verbesserung der Kommunikation und wie kann diese erreicht werden, ohne persönlich zu jedem der wichtigsten Lieferanten zu fahren, um bei einer Tasse Kaffee noch einmal gemeinsam über die bestehenden Vertragsbedingungen zu blättern?

Das Forbes-Magazin betont, dass Cloud-basierte Technologien zur Kommunikation mit Lieferanten genutzt werden sollten, um Lieferantenbeziehungen zu verbessern2. Mit Hilfe von modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und einer digitalen Grundlage für den Procure-to-Pay-Prozess ließen sich somit nicht nur Kommunikationstools und gemeinsam genutzte Portale einrichten, sondern auch die Prozesse an sich könnten deutlich verschlankt und vereinfacht werden.

Lassen Sie uns diese Erkenntnis kurz verinnerlichen.

Back to the Basics: Kommunikation verstehen

Um moderne Kommunikation zu begreifen, lohnt sich ein Blick in die Vergangenheit. Bereits 1948 haben Claude E. Shannon und Warren Weaver Kommunikation in einem linearen Modell zusammengefasst3. Hierbei überträgt der Sender eine Nachricht – etwa in Form von Geräuschen, Worten oder Verhalten – an einen Empfänger. Besonders interessant: Im Kommunikationskanal sind Störungen enthalten, welche zu einer Verzerrung oder Störung der Nachricht selbst führen.

Das Modell von Shannon und Weaver ist jedoch äußerst simpel gehalten und drückt aus, dass es nur einen Sender und einen Empfänger gibt. In der realen Wert findet sich jedoch ein deutlich dynamischeres Bild wider, welches die Rollen der Sender und Empfänger sowie die Mehrzahl an Kommunikationskanälen diverser macht. Wir kennen diese Situation sicherlich aus Beschaffungs- und Finanzabteilungen, in denen geradezu ein Sturm aus Informationen herrscht und eine Übersicht erschwert. Wie also Klarheit in die komplexe Kommunikation bringen?

Aktuelle Modelle verstehen Kommunikation hingegen als einen Austausch zwischen Kommunizierenden, bei denen die Akteure sowohl Sender als auch Empfänger sein können. Das unten stehende Modell von West und Turner (2007) erklärt anschaulich, dass sich Störungen im gesamten Prozess befinden können und auch die individuelle Umwelt der Kommunizierenden eine entscheidende Rolle spielt4.

Der gezeigte Ansatz legt einen höheren Wert auf den Bereich der Umwelt bzw. den individuellen Erfahrungsschatz. Jeder Kommunizierende hat zwar einen eigenen Bereich, es muss jedoch auch eine gemeinsame Umwelt existieren. Mit anderen Worten: Die Akteure müssen zumindest ein gewisses Maß an Überschneidungen in Bezug auf Kultur, Sprache oder Umfeld aufweisen, damit sie überhaupt kommunizieren können.

Was hat dies jedoch mit Lieferantenkommunikation oder gar mit der Verbesserung von Lieferantenbeziehungen zu tun? Ganz einfach: Unternehmen müssen zusammen mit ihren Lieferanten eine gemeinsame Basis zum gegenseitigen Verständnis schaffen, um effizient und kristallklar miteinander kommunizieren zu können! Im obigen Modell wäre dies der überlappende Bereich der jeweiligen Umwelten – eine Plattform zum gemeinsamen Austausch von Informationen.

Der Schlüssel: Die Automatisierung des Lieferantenmanagements

Unsere Erkenntnisse bis jetzt: Lieferantenkommunikation ist für Unternehmen essentiell und sollte mithilfe moderner Technologien wie Cloud-basierten Lösungen auf einer gemeinsamen Basis erfolgen. Ein digitales Lieferantenportal ist eine wirksame Methode, um Daten und Dokumente auf schnellstem Wege vom Lieferanten zu erhalten. Im Portal können Lieferanten ihre Informationen jederzeit problemlos aktualisieren. Zudem können mit einem Registrierungsformular für Lieferanten alle Informationen einfach überprüft und Änderungen oder Fehler dank klarer Indikatoren schnell erkannt werden. Damit sind neue Lieferanten schnell an Bord und ihre Informationen sind immer aktuell. Dies verbessert die Sichtbarkeit der Informationen innerhalb unserer Procure-to-Pay-Prozesse und letztendlich auch unsere Lieferantenbeziehungen.

Ein weiterer wichtiger Faktor: Verträge! Sie sind der Grundbaustein von Lieferantenbeziehungen, jedoch werden sie häufig isoliert betrachtet oder vernachlässigt. Die Automatisierung hilft uns auch hier weiter, indem Vertragslebenszyklen gezielt verwaltet und Ausgaben, die auf den Verträgen basieren, nachverfolgt werden können. Dashboards und Berichte helfen uns dabei, dass wir keine Vertragsverlängerungen mehr verpassen und schaffen einen Vorteil für Vertragsverhandlungen.

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Über Esker

Esker bietet eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker werden weltweit eingesetzt und beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Zugleich wird damit die Zusammenarbeit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gestärkt. Esker verfügt über Niederlassungen in Nord- und Lateinamerika, Europa und im Asien-Pazifik-Raum, wobei sich die deutschen Standorte in Feldkirchen/München und Ratingen befinden. Das in Frankreich börsennotierte Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2021 einen Umsatz von 133 Millionen Euro, zwei Drittel davon außerhalb Frankreichs. Weitere Informationen über Esker und die Lösungen des Unternehmens finden Sie unter: www.esker.de und blog.esker.de.

1 Butt, A.S. (2020) Personal relationships and supply chain communication: an exploratory case study of buyers and suppliers of logistics service provider. International Journal of Logistics Systems and Management. DOI: http://dx.doi.org/10.1504/IJLSM.2020.10030463

2 Gibbons, S. (2020) 7 Ways To Improve Your Supplier Relationships. Forbes. Available from: https://www.forbes.com/sites/serenitygibbons/2020/09/15/7-ways-to-improve-your-supplier-relationships/?sh=65dd0a5f3920 [Accessed 9 March 2022].

3 Shannon, C. & Weaver, W. (1948). A Mathematical Theory of Communication. The Bell System Technical Journal 27: 379-423, 623-656. Available from: https://people.math.harvard.edu/~ctm/home/text/others/shannon/entropy/entropy.pdf [Accessed 9 March 2022].

4 West, R. & Turner, L.H. (2007). Introducing Communication Theories: Analysis and Application. 3rd ed. New York: McGraw-Hill.