End-to-End-Automatisierung im Invoice-to-Cash-Cycle

Warum eine ganzheitliche Digitalisierung der Debitorenbuchhaltung die entscheidenden Vorteile bringt

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, seine Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen und dafür bezahlt zu werden. Normalerweise läuft das so: Man verkauft etwas, sendet eine Rechnung und wird – hoffentlich – bezahlt. Alle Prozesse, die mit der Realisierung von Umsätzen zusammenhängen, sind das tägliche Brot einer jeden Finanzabteilung, genauer gesagt der Debitorenbuchhaltung. Im Wesentlichen besteht der Invoice-to-Cash-Cycle aus vier Schritten: Rechnungsstellung, Erhalt der Zahlung, Zuordnung der Zahlung und, falls der Kunde seine Zahlungsfrist versäumt, dem Mahnverfahren. Zwei weitere Prozesse sind dem angeschlossen: Das Kreditmanagement und die Bearbeitung von Reklamationen und Minderzahlungen (Claims & Deductions).

Theoretisch sind diese Einzelprozesse miteinander verzahnt: Sie fußen auf den selben Daten, sind voneinander abhängig und laufen auf ein gemeinsames Ziel hinaus: Die (möglichst pünktliche) Zahlung der Rechnungen durch den Kunden. In der Realität wird dieser Fluss jedoch durch fehlende Informationen oder Prozesslücken unterbrochen, die den Empfang, die Erfassung und die Verfügbarkeit der Zahlungsbeträge verlangsamen. In jeder Phase gibt es Lücken, die selbst ein ERP- und/oder Buchhaltungssystem nicht vollständig schließen kann – daher ist die Automatisierung die beste Option für Unternehmen, die ihre Prozesse rationalisieren möchten. Mit KI-gesteuerter Datenerfassung, digitalen Workflows und Analysefunktionen für Kundenzahlungen bietet eine Automatisierungslösung für die Debitorenbuchhaltung Transparenz, reduziert DSO und stellt sowohl Kunden als auch Verkäufer zufrieden.

Kreditmanagement: Effizientes Kunden-Onboarding ist der erste Schritt

Ein sauberer Onboarding-Prozess mit einer gründlichen Bewertung aller potenziellen Risiken und der anschließenden Festlegung angemessener Kreditbedingungen ist die Grundlage für ein wesentlich einfacheres Kreditmanagement. Waren und Dienstleistungen werden schneller an den Kunden geliefert, wenn Sie die richtigen Kontakt-, Rechnungs- und Versandinformationen haben. Und wenn alles so reibungslos läuft, werden Sie viele neue Kunden gewinnen. Ein automatisiertes Kreditantragssystem die Hauptarbeit erledigen zu lassen, entlastet die Sachbearbeiter.

Von der Digitalisierung von Kreditanträgen und Genehmigungsprozessen bis hin zur Überwachung des aktuellen Zahlungsverhaltens der Kunden – eine moderne Kreditmanagement-Lösung liefert Ihrem Unternehmen die notwendigen Informationen, um risikoreiche Kredite zu reduzieren, Einnahmen zu sichern und gleichzeitig Ihre Kunden mit Integrität und Fairness zu behandeln.

Rechnungsstellung: Die Rechnung richtig zum Kunden bringen

Die Rechnungsstellung ist eine Pflicht, keine Kür: Dennoch fällt es manchmal gar nicht so leicht, die Rechnung so zuzustellen, dass sie möglichst schnell bezahlt wird. Die Zeit der ausschließlich papiergestützten Übermittlung ist vorbei, und die Zustellungsmethoden reichen von E-Mail über Fax bis hin zu EDI. Hinzu kommen die immer strengeren Vorschriften und Standards für die elektronische Rechnungsstellung in einer wachsenden Zahl von Ländern sowie individuelle Kundenwünsche.

Die automatisierte Zustellung von Rechnungen und Kontoauszügen ermöglicht es Ihnen, die Rechnungsstellung und Dokumentenarchivierung auf Ihrer Seite zu rationalisieren, während Sie gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften einhalten und die Zustellungspräferenzen Ihrer Kunden respektieren. Außerdem gewinnen Sie ein hohes Maß an Transparenz und wissen immer, welche Rechnung sich in welchem Status befindet.

Zahlung: Machen Sie es Ihren Kunden einfach!

Ein kurzer Weg zur Zahlung ist bares Geld wert. Wenn Sie Ihren Kunden zum einen eine intuitive Oberfläche für die Zahlung und zum anderen mehrere Zahlungsmethoden anbieten, erleichtern Sie sich selbst und Ihren Kunden das Leben enorm. Am einfachsten geht das über ein Kundenportal, auf dem Rechnungen direkt bezahlt werden können.

Für Sie als Verkäufer bedeutet dies eine bessere Sichtbarkeit der Zahlungen: Echtzeit-Informationen darüber, wann die Zahlung erfolgt ist – sogar bevor das Geld überhaupt auf Ihrem Bankkonto eingeht.

Zahlungszordnung: Verwirrungen vermeiden

Nach dem Eingang einer Zahlung ist die Kuh noch nicht vom Eis. Unter Umständen kann die Zahlung nicht eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden, weil beispielsweise mehrere Rechnungen gleichzeitig gezahlt wurden. Wird die Zahlung jedoch nicht korrekt verbucht, könnte das negative Folgen haben: Neben frustrierten Buchhaltern besteht sogar die Gefahr, dass neue Aufträge des Kunden zunächst blockiert werden, weil im System noch offene Rechnungen vermerkt sind.

Eine Zahlungszuordnungslösung automatisiert nicht nur die Zuteilung, sondern beseitigt auch die Komplexität einiger Prozesse. KI-gestützte Funktionen helfen bei der Zuordnung von Pauschalzahlungen für mehrere Kunden und Rechnungen oder für Fälle, in denen Zahler und Rechnungsempfänger nicht namentlich übereinstimmen. Die Automatisierung trägt dazu bei, dass am Monatsende keine Hektik aufkommt, um Zahlungen in letzter Minute auf den richtigen Kunden zu buchen.

Reklamationsmanagement und Minderzahlungen: Erwarte das Unerwartete

Bestimmte Wirtschaftszweige wie die Konsumgüterindustrie und die Lebensmittel- und Getränkeindustrie erfordern ein sorgfältiges Management und viele Vorsichtsmaßnahmen. Beschädigte Produkte, mangelhafte Lieferungen, Fehler bei der Preisgestaltung usw. können dazu führen, dass Kunden Abzüge oder Rückerstattungen verlangen – oder einfach weniger zahlen. Willkommen in der Welt von Claims & Deductions!

Es erfordert nicht nur wertvolle Zeit und Gehirnschmalz, jede Reklamation oder jede Minderzahlung zu untersuchen und dann einen Validierungs- und Genehmigungsprozess durchzuführen, sondern die Forschung hat gezeigt, dass dieser Prozess auch kostspielig sein kann . Auch die Entscheidung, keine Nachforschungen anzustellen, verursacht hohe Kosten: Jährlich gehen bis zu 10 % der Umsatzerlöse durch ungerechtfertigte Minderzahlungen verloren. Bei Forderungen, die aus einer Minderzahlung resultieren, identifiziert eine End-to-End-Automatisierungslösung die Überweisung während des Zahlungszuordnungsprozesses und leitet den Vorgang automatisch an das Reklamationsmanagement weiter, so dass der Untersuchungsprozess sofort beginnt.

Forderungsmanagement: Die richtigen Hebel einsetzen

Das Forderungsmanagement ist von entscheidender Bedeutung. Wenn die Dinge nicht wie geplant laufen, müssen Sie während des gesamten Mahnprozesses mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben. Den Überblick darüber zu behalten, wer wann kontaktiert werden muss, ist jedoch fast unmöglich, wenn man mit riesigen Tabellen oder einem überquellenden Posteingang zu tun hat.

Eine Forderungsmanagement-Lösung beseitigt Fehler und Missverständnisse, indem sie fällige Rechnungen und Anrufe, E-Mails oder Briefe nach Priorität ordnet und das erneute Versenden von Kontoauszügen oder doppelten Rechnungen vermeidet. Die Forderungsstrategie kann nun durch eine KI-gesteuerte Analyse des Zahlungsverhaltens unterstützt werden, die eine Priorisierung auf der Grundlage mehreren Faktoren vorschlägt. Dies sorgt für mehr Transparenz durch Zahlungsvorhersagen sowie für tiefergehende Einblicke, die Strategieanpassungen und Risikoprognosen ermöglichen.

Zusammenfassung

Eine durchgängige Prozessoptimierung verbessert nicht nur die Effizienz der Geschäftsprozesse, sondern stärkt auch die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten. Die Einführung einer Kultur des positiven Wachstums ermöglicht es dem gesamten Unternehmens-Ökosystem zu florieren.

Das Geheimnis für eine optimale Leistung liegt jedoch in der einheitlichen Benutzeroberfläche für mehrere Lösungen. Die Sichtbarkeit von A bis Z über den gesamten Prozess in einer einzigen Lösung ermöglicht die Überwachung jedes einzelnen Schrittes.

Vom Kreditmanagement, der elektronischen Rechnungsstellung und der vereinfachten Zahlung, über die Zahlungszuordnung bis hin zu Claims & Deductions sowie dem Forderungsmanagement automatisiert und verbindet Esker jeden Schritt des Prozesses von der Rechnung bis zum Zahlungseingang, um die Gesamteffizienz zu verbessern, Transparenz zur Überwachung des Cashflows zu schaffen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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