Geschäftsdokumente: Klassische Verarbeitung vs. elektronischer Datenaustausch

Die Verarbeitung eingehender Dokumente, vor allem von Bestellungen und Rechnungen, sind in jedem Unternehmen ein Nadelöhr: Hakt einer dieser Prozesse, kann das ernsthafte Probleme nach sich ziehen. Wir werfen einen Blick auf die Unterschiede zwischen der klassischen Verarbeitung und der Verarbeitung mit Hilfe des elektronischen Datenaustauschs (EDI).

Klassische Verarbeitung: Viel Arbeit, wenig Effizienz

Trotz fortschreitender digitaler Transformation läuft der Prozess bei einer eingehenden Rechnung oder Bestellung in vielen Unternehmen noch manuell (bzw. mit geringer technischer Unterstützung) ab. Die eingehende Nachricht wird per Hand geöffnet bzw. am Bildschirm gesichtet und muss zunächst an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden. Hier wird das Dokument geprüft und validiert, bevor die Daten in das ERP-System oder die Warenwirtschaft eingetippt werden können. Ist ein Freigabeprozess einzuhalten, “dreht“ das Dokument vor der Eingabe sogar noch eine ”Extrarunde“. Erst nach der Eingabe ins System erfolgt die Freigabe für die Disposition (bei einer Bestellung) bzw. für die konkrete Verbuchung und Zahlung (bei einer Rechnung). Ein zusätzlicher Arbeitsschritt ist die korrekte Archivierung, die ebenfalls per Hand erfolgen muss.

In diesem Prozess lauern viele Stolperfallen: Das Dokument landet nicht an der richtigen Stelle, wird beim Empfänger falsch priorisiert, bei der manuellen Eingabe erfolgen Fehler (z.B. der oft besungene “Zahlendreher”). Hinzu kommen weitere Probleme, die mit den klassischen Eingangskanälen in Verbindung stehen: Die Trendstudie Automatisierung der Auftragsverarbeitung zeigt beispielsweise, dass 60 % der deutschen Unternehmen Bestellungen per Telefon und 54 % Bestellungen per Fax erhalten (beide Kanäle werden damit öfter genutzt als EDI mit 44 %). Bei einer Bestellung per Telefon liegt beispielsweise eine weitere Fehlerquelle bei falsch verstandenen Aussagen, bei einem Fax kann es, trotz moderner Geräte, zu schlecht lesbaren Dokumenten kommen.

Elektronischer Datenaustausch: Standardisierung & Automatisierung

Elektronischer Datenaustausch (EDI) macht sich einen wichtigen Aspekt von Dokumentenprozessen zu Nutze: Trotz unternehmensspezifischer Feinheiten laufen die Prozesse im Grunde immer gleich ab (Empfang, Validierung, Eingabe, Disposition/Verbuchung). Auch die Inhalte von Bestellungen und Rechnungen sind im Grunde immer gleich (bei Rechnungen sind viele Inhalte sogar gesetzlich vorgeschrieben!). Optimale Voraussetzungen, um einen Prozess zu standardisieren und automatisieren – und genau das ist das Ziel von EDI.

Mit fest definierten Nachrichtenstandards und -arten (z. B. den Arten ORDERS und INVOIC im Format EDIFACT) werden Geschäftsnachrichten komplett standardisiert. Die Folge: In den Systemen des Empfängers kann eine automatische Verarbeitung erfolgen. Technische und inhaltliche Prüfungen sorgen dafür, dass die Daten korrekt sind. Fest definierte Schnittstellen “nehmen” die Daten “in Empfang” und leiten diese an die korrekten Stellen in den Systemen weiter. EDI kürzt die Verarbeitungsprozesse entscheidend ab, beschleunigt sie und sorgt für weniger Fehler.

Eierlegende Wollmilchsau?

Wir wollen natürlich ehrlich sein: Auch bei EDI-Datenströmen können Fehler auftreten. Aufgrund des hohen Technisierungsgrades sind EDI-Fehler nicht leicht zu beheben und erfordern oft Expertenwissen. Ein weiterer Kritikpunkt, der gern genannt wird: EDI ist “unsichtbar“. Die Datenströme laufen im Hintergrund ab – was auch Sinn und Zweck von EDI ist. Dadurch sind die Daten jedoch schwer ”zu greifen“ und noch schwerer auszuwerten.

Mittlerweile gibt es aber Möglichkeiten, diesen oft genannten “Nachteilen” zu begegnen. Mit modernen, KI-gestützten Cloud-Lösungen können EDI-Datenströme nicht nur sichtbar gemacht werden. Die Daten lassen sich auch (alleine oder gemeinsam mit Daten aus anderen Kanälen) auswerten und die Behebung von inhaltlichen Fehlern ist mit wenigen Klicks erledigt.

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