Hochwertige Automatisierungslösungen im Rechnungseingang machen (mehr) Sinn

Ein Mann sitzt an seinem Schreibtisch und sieht in sein Smartphone.

Im vergangenen Jahr mussten sich viele Unternehmen mit den Herausforderungen auseinandersetzen, die die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität mit veralteten Technologien und Prozessen mit sich bringt. Gleichzeitig wurde das Problem der manuellen Prozesse so deutlich wie nie zuvor und machte sich vor allem bei Unternehmen bemerkbar, die sich für essentielle Prozesse immer noch auf papierbasierte Methoden verlassen. Mit jeder Herausforderung kommt jedoch auch eine Chance, und die Abhängigkeit von Papier und veralteten Prozessen erhöhte auch die Aufmerksamkeit bei Entscheidungsträgern und der Geschäftsleitung. Und dies war tatsächlich eine positive Entwicklung, denn das Ergebnis war ein erhebliches Interesse an der Automatisierung des Rechnungseingangs.

Sobald die Entscheidung für eine Automatisierung gefallen ist, besteht der nächste Schritt darin, die unternehmenseigene Infrastruktur zu durchforsten, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Es gibt viele Überlegungen, die im Zusammenhang mit technologischen Investitionen eine Rolle spielen. Von größter Wichtigkeit ist es, sicherzustellen, dass die gewählte Technologie nicht nur die heutigen Anforderungen des Rechnungseingangs und der Organisation als Ganzes erfüllt, sondern auch die Anforderungen der Zukunft. Da die Zukunft ungewiss ist, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Technologie, die sie einsetzen, auch in der Zukunft einsatzfähig ist.

Hochwertige Automatisierung vs. ERP-Lösungen

Die Untersuchungen von Ardent Partners zeigen eindeutig, dass die Automatisierung des Rechnungseingangs sinnvoll und die Technologie der Dreh- und Angelpunkt für den letztendlichen Erfolg ist. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Technologien zur Automatisierung des Rechnungseingangs und der Entscheidungsprozess kann daher schnell entmutigend sein. Für viele Unternehmen läuft die Umstellung letztlich darauf hinaus, sich zwischen einer hochwertigen Automatisierungslösung und einer Lösung des etablierten ERP-Anbieters zu entscheiden. Wie kann man sich also am besten zwischen diesen beiden Optionen entscheiden? Zunächst einmal ist es sinnvoll, die Herkunft der in Frage kommenden Lösungen und Lösungsanbieter zu verstehen und deren Angebote und Fähigkeiten zu vergleichen und gegenüberzustellen.

Hochwertige Lösungen für den Rechnungseingang wurden speziell für die Transformation und Automatisierung entwickelt, und die Anbieter verfügen über ein tiefes Fachwissen und Verständnis für die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen von Unternehmen in Sachen Rechnungseingang. ERP-Lösungen hingegen wurden ursprünglich entwickelt, um Ressourcen zu verwalten und verschiedene Back-Office-Funktionen wie Fertigung, Betrieb und Buchhaltung zu verbinden. Im Laufe der Jahre begannen ERP-Lösungen danach zu streben, alles für jeden zu sein, einschließlich der Bereitstellung von Modulen für den Rechnungseingang.

Wie nicht anders zu erwarten, sind ERP-Lösungen für den Rechnungseingang mit ihren eigenen Modulen und ihrer eigenen Datenbank eng integriert, jedoch sind sie unzureichend, wenn es darum geht, auf andere Systeme zuzugreifen oder diese zu integrieren. Erfahrene Anbieter von Automatisierungslösungen sind dagegen in der Lage, eine breite Palette von ERPs, Einkaufsmodule von Drittanbietern und viele andere Systeme zu integrieren.

Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz und den letztendlichen Erfolg jeder Lösung. Hochwertige Lösungen sind bekannt für ihr intuitives Design, ihre Benutzerfreundlichkeit und ihre schnelle Akzeptanz durch die Anwender. Im Gegensatz dazu sind ERP-Lösungen traditionell nicht für Benutzerfreundlichkeit oder intuitives Design bekannt.

Niemand weiß, was die Zukunft bringt, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen gewählte Lösung wachsen und sich anpassen kann, wenn sich die Dinge ändern. Heute haben Sie ein einziges ERP, aber vielleicht werden Sie aus Ihrem bestehenden ERP herauswachsen? Werden Sie Unternehmen akquirieren, die andere ERPs nutzen? Was passiert mit einer ERP-Lösung, wenn Sie plötzlich eine Verbindung zu einem anderen ERP-System herstellen müssen? Für wertige Automatisierungslösungen ist das kein Problem.

Ein wichtiger strategischer Wert der Automatisierung des Rechnungseingangs ist der Zugriff auf ungenutzte Daten und die Möglichkeit, diese in einen Mehrwert für das Unternehmen umzuwandeln. Starke Lösungen für den Rechnungseingang bieten Out-of-the-Box- und Ad-hoc-Reporting, KPIs, Dashboards und Benchmarks, die speziell für den Rechnungseingang und die Finanzabteilungen entwickelt wurden. Außerdem können sie auf Daten aus mehreren Backend-ERPs und anderen Systemen zugreifen und darüber berichten. Für ERP-Lösungen ist dies eine große Herausforderung.

Die klare Wahl: Automatisierungslösung

Technologie kann nachhaltige Effizienzen und strategische Werte schaffen, die die Abläufe verändern und die Leistung verbessern können. Die Automatisierung des Rechnungseingangs kann erhebliche Kosten- und Prozesseffizienzen bringen, aber nur, wenn ein Unternehmen die richtige Lösung für seine individuellen Anforderungen auswählt. Es gibt viele Überlegungen, die bei einer Kaufentscheidung zu berücksichtigen sind, aber wenn Sie das große Ganze betrachten und eine langfristige Perspektive einnehmen, heben sich hochwertige Lösungen von anderen Optionen ab und machen (mehr) Sinn.