Hohe EDI-Quote erreicht – und was ist mit dem Rest?

Viele Unternehmen in Deutschland setzen elektronischen Datenaustausch (EDI) ein, um geschäftliche Informationen schnell und effizient mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern auszutauschen. Damit EDI seine volle Wirkung entfalten kann, streben die meisten Unternehmen nach einer hohen EDI-Quote. Das gilt vor allem für die „großen Vier“, also die Nachrichtenarten, die am häufigsten mit EDI automatisiert werden: Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und Lieferavise. Hier streben EDI-Anwender danach, eine möglichst hohe Prozentzahl des Nachrichtenvolumens über EDI abzubilden. Mit den meisten Geschäftspartnern funktioniert das auch hervorragend – was aber, wenn einige Geschäftspartner nicht per EDI angebunden werden können? Was tun mit der Restmenge, die nach wie vor über andere Kanäle (z B. Fax, E-Mail) eingeht?

„EDI-Verweigerer“ machen das Leben schwer

Die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs liegen klar auf der Hand: Effiziente Prozesse, geringe Fehleranfälligkeit, schnelle Verarbeitung und Standardisierung gehören dazu. Dennoch gibt es Unternehmen (und es wird sie auch in Zukunft geben!), die EDI nicht nutzen wollen oder können.

Gerade kleinere Unternehmen zögern oft, EDI einzuführen. Denn neben den Vorteilen sehen sie eher die vermeintlichen Hindernisse: EDI erfordert Expertenwissen und eine Implementierung von EDI-Verfahren braucht eine gewisse Zeit (und gerade bei einem Inhouse-Betrieb auch eine hohe Anfangsinvestition). Natürlich können moderne Cloud-Technologien diese Hemmschuhe leicht ausmerzen. Dennoch bleiben einige Unternehmer bei ihrer Ablehnung. Die Folge: Eine kleine Menge von Bestellungen oder Rechnungen kommt bei Ihnen nicht im EDI-Format an…und macht auch noch richtig Arbeit!

Die Problematik der arbeitsintensiven Restmenge

Trotz all Ihrer Bemühungen und guten Worte verbleibt also eine Restmenge an Bestellungen, Rechnungen und verwandten Dokumenten in anderen Kanälen. Die Verarbeitung dieser Dokumente macht umso mehr Arbeit: In vielen Unternehmen erfolgt die Verarbeitung von Non-EDI-Bestellungen oder -Rechnungen zumindest in Teilen per Hand. Nach manueller Zuweisung an den richtigen Sachbearbeiter werden die Daten manuell oder mit Hilfe einer OCR-Software ausgelesen, in eine Geschäftsanwendung (meist ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem) eingegeben und gelangen von dort aus an die richtige Stelle zur Genehmigung oder Weiterverarbeitung. Die Folge: Lange Laufzeiten, hohe Fehleranfälligkeit, Ineffizienz.

Die Ineffizienzen haben mannigfaltige Auswirkungen. Die Beziehung zu Kunden und/oder Lieferanten leidet, weil Dinge nicht schnell erledigt werden. Bei Mitarbeitern steigt die Frustration, weil eine (teil-)manuelle Verarbeitung immer repetitive, ermüdende Aufgaben mit sich bringt. Letztendlich leidet Ihr Unternehmen im Ganzen, weil durch Stolpersteine in Auftrags- und/oder Rechnungsprozessen Cashflow und Wachstum leiden.

Die Rettung aus der Cloud

Der Einsatz moderner Cloud-Technologien ist der entscheidende Faktor für die Zukunft. Mit einer Multichannel-Cloud lassen sich alle Eingangskanäle konsolidieren. Das Auslesen und Validieren von Daten, auch aus nicht-elektronischen Formaten, erfolgt automatisiert und benötigt nur wenige Mausklicks. Ein weiterer Vorteil: Auch die schwer auswertbaren EDI-Datenströme können über eine solche Lösung problemlos ausgewertet werden.

Bei Unternehmen, die nur noch eine kleine Anzahl von Bestellungen oder Rechnungen über nicht-EDI-Kanäle erhalten, bietet sich auch das Konzept des Business Process Outsourcing (BPO) an. Dabei wird die Verarbeitung der eingehenden Bestellungen und Rechnungen aus Kanälen wie E-Mail oder Fax einem externen Dienstleister übertragen. Dieser übernimmt das Auslesen, Validieren und Aufbereiten der Daten und übergibt diese wiederum im gewünschten (EDI-)Format.

Beim Business Process Outsourcing profitieren Unternehmen von der Kombination hochmoderner Technologie mit menschlicher Expertise. Dadurch folgt eine spürbare Entlastung der eigenen Mitarbeiter von den repetitiven, frustrierenden Aufgaben. Zudem profitieren Unternehmen von geringen Fehlerquoten und gesteigerter Effizienz. Für Kunden und Lieferanten bleibt indes alles beim Alten: Sie senden Ihre Bestellungen und Rechnungen weiterhin im bevorzugten Format.

Mehr darüber, wie BPO funktioniert und wirkt, erfahren Sie auch auf unserer Homepage.

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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