Von Inhouse in die Cloud: Wie gelingt der EDI-Wandel?

Trotz des fortschreitenden Siegeszugs von Cloud-Technologien sind gerade in deutschen Unternehmen Inhouse-Lösungen für den elektronischen Datenaustausch (EDI) noch weit verbreitet. Im Jahr 2019 nutzten 69 % der Unternehmen hierzulande eine Inhouse-Lösung – das ist das Ergebnis der Esker-Trendstudie zum elektronischen Datenaustausch in Deutschland.

Personelle und finanzielle Belastungen bei Inhouse ungleich höher

Diese hohe Zahl überrascht in soweit, dass gerade im Bereich des elektronischen Datenaustauschs bereits seit einigen Jahren äußerst leistungsfähige Cloudlösungen zur Verfügung stehen, die EDI effizienter, kostengünstiger und insgesamt einfacher machen. Um sich klarzumachen, was der Einsatz einer Cloud gegenüber einer Inhouse-Lösung bedeutet, hilft der Blick auf ein paar Zahlen und Fakten:

• Hoher Personalaufwand bei Inhouse: Die in der Trendstudie 2019 befragten Inhouse-Nutzer gaben an, dass sie im Schnitt 6,3 Mitarbeiter für den Inhouse-Betrieb einsetzen. Bei einer Cloudlösung waren im Schnitt nur 1,5 Mitarbeiter mit dem EDI-Betrieb beschäftigt. Gerade in IT-Abteilungen, die oftmals gleich mit einer ganzen Reihe von Aufgaben betraut sind, bedeutet eine EDI-Cloud eine personelle Entlastung. Die frei werdenden Kapazitäten können sich anderen Aufgaben zuwenden, die im direkten Zusammenhang mit dem Kerngeschäft stehen.
• Hohe Anfangsinvestitionen bei eigener EDI-Infrastruktur: Für den eigens durchgeführten EDI-Betrieb werden hohe Investitionen benötigt. Hardware und Software müssen eingekauft und implementiert werden, die Einrichtung der EDI-Anbindungen zu Geschäftspartnern (Mapping, Kommunikationsanbindungen etc.) kostet viel Zeit und die interne IT-Infrastruktur muss entsprechend angepasst werden. Für die Nutzung einer EDI-Cloud muss lediglich eine Schnittstelle aus den internen Systemen zur Cloud angelegt werden und auch die Anbindung der Geschäftspartner geschieht reibungsloser, da der Cloud-Betreiber die verschiedenen Anforderungen der Partner einfacher abbilden kann oder diese unter Umständen sogar schon kennt.
• Hohe Komplexität: EDI ist ein technisches, komplexes Thema. Bei einem Inhouse-Betrieb müssen die Komplexitäten selbst bewältigt werden: Nach der Partneranbindung sind die Systeme und Verbindungen zu warten und bei Bedarf anzupassen. In der Cloud fällt auch das leichter, da die Partner nicht direkt an die eigenen Systeme, sondern an die Cloud angeschlossen sind. Somit sind bei Änderungen nur die “Wege” von der Cloud zum Partner betroffen und nicht die komplette Verbindung.

1. In einem Schwung: Migration aus der alten Lösung in die Cloud

Bei dieser Möglichkeit wird der EDI-Betrieb in einem großen Projekt von der alten Inhouse-Lösung in die Cloud migriert. Das Projekt muss wohl von den ersten Schritten bis zum Abschluss gut geplant werden.

Ablauf eines Migrationsprojekts von Inhouse-EDI zur EDI-Cloud

Für ein solches Migrationsprojekt sind drei Faktoren besonders entscheidend:

• Realistischer Zeitrahmen
• Einbindung der EDI-Partner
• Klare Zuständigkeiten & Kommunikation zwischen allen Beteiligten

Herausfordernd ist vor allem die Koordination der vielen Beteiligten (intern, beim Cloud-Dienstleister und bei den EDI-Partnern). Die Vorteile einer solchen konzentrierten Aktion liegen in einer zeitnahen Ablösung des Altsystems und des nahtlosen Übergangs mit Hilfe des vorübergehenden Parallelbetriebs.

2. Schritt für Schritt: Neue Verbindungen über Cloud und langsamer Übergang von Altsystem

Die weiter oben aufgeführten Anfangsinvestitionen und Aufwände für eine Inhouse-Lösung sind in vielen Unternehmen im Nachhinein ein Hemmschuh, den Wandel zur Cloud zu vollziehen: Die bestehenden EDI-Strukturen sind zwar wartungs- und kostenintensiv, werden aber nur ungern aufgebrochen. Aber das muss kein Hemmschuh sein, um EDI fit für die Zukunft zu machen. Mit einem schrittweisen Übergang werden zunächst nur neue EDI-Verbindungen über eine EDI-Cloud realisiert, während der bestehende EDI-Betrieb wie gewohnt weiterläuft. Erst in einem zweiten Schritt werden auch die Altverbindungen aus dem Inhouse-Betrieb zur Cloud migriert.

Beispielhaftes Diagramm zur schrittweisen Umstellung auf die EDI-Cloud

Hohe Priorität bei einem solchen Vorgehen muss ein dauerhaftes, nachhaltiges Change Management sein, damit die Umstellung nicht auf der Strecke stehen bleibt. Zudem muss das Altsystem weiter gewartet und betreut werden. Daraus resultiert auch eine höhere Kostenbelastung. Vorteilhaft an diesem Vorgehen ist die “stille Ablösung” des Altsystems, die organische Entwicklung des Cloud-Betriebs und das dieser Ablauf auch bei einer Vielzahl von EDI-Partnern gut funktioniert.

Viele gute Gründe für die Cloud

Egal, welchen Weg Unternehmen in die EDI-Cloud gehen: Die Cloud ist mit vielen Vorteilen verbunden. In unserem White Paper “5 gute Gründe, warum EDI in die Cloud gehört” finden Sie gleich eine Handvoll: DOWNLOAD