In vielen Unternehmen haben beim Thema Rechnungseingang nach wie vor manuelle Prozesse die Oberhand. Rechnungen werden klassisch per Post oder E-Mail empfangen, an verantwortliche Personen weitergeleitet, sachlich sowie rechnerisch und preislich geprüft, letztendlich gebucht, gezahlt und archiviert. Hinter diesen Aufgaben stecken zwar oft routinierte, aber in jedem Fall zeitaufwändige Vorgänge, welche Fehler enthalten können. Eine automatisierte Lösung würde Abhilfe schaffen, doch wie genau lässt sich bestimmen, ob die Implementierung einer solchen Lösung in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist? Welche quantitativen und qualitativen Schlüsse lassen sich bereits jetzt ziehen?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels mit konkreten Zahlen, welche Kosten und Nutzen hinter einer automatisierten Lösung stecken.
Auf Ihre individuelle Ausgangssituation kommt es an
Je nach nationaler oder internationaler Ausrichtung, Branche, Umsatz, Mitarbeiteranzahl und der Anzahl der Eingangsrechnungen finden Sie sich als Unternehmen in verschiedenen Szenarien wieder. Für unser Beispiel nutzen wir das folgende Unternehmensprofil:
Branche und Ausrichtung | nationales Fertigungsunternehmen |
Umsatz im Jahr | 80 Mio € |
Mitarbeiteranzahl | 1200 |
Anzahl Eingangsrechnungen / Monat | 1000 |
Quellen der Eingangsrechnungen | 70 % PDF 10% Post 20 % EDI |
In der bisherigen Rechnungsverarbeitung war ein ERP sowie eine Archivierungslösung im Einsatz. Rechnungen gehen zentral ein und werden anschließend gescannt, archiviert und an die zuständigen Sachbearbeiter per E-Mail verteilt. Es erfolgt eine manuelle Validierung und Eingabe im ERP-System. Für den Freigabeworkflow dient eine Behelfslösung im ERP. Im Durchschnitt vergehen 12 Werktage, bis eine Rechnung bezahlt wird.
Welche Kosten fallen an?
Manueller Prozess
Ausgehend von 1.000 Eingangsrechnungen im Monat sowie den Kanälen über PDF und Post (insgesamt 80 %) ergeben sich 800 Rechnungen, welche bislang manuell verarbeitet wurden.
Kosten pro Rechnung | 17,60 €* |
Eingangsrechnungen pro Monat | 1000 |
Eingangsrechnungen pro Monat (manuell) | 800 |
Die Kosten pro Monat errechnen sich durch die Anzahl der manuell zu verarbeitenden Rechnungen (800) multipliziert mit den durchschnittlichen Kosten von 17,60 EUR pro Rechnung.
Kosten pro Monat | Kosten pro Jahr | Kosten auf 3 Jahre |
14.080,00 € | 168.960,00 € | 506.880,00 € |
Automatisierter Prozess
Die Kosten pro Monat enthalten eine fixe monatliche Gebühr für eine Subskription sowie eine Service Fee in Abhängigkeit der prozessierten Rechnungen und interne Kosten.
Kosten pro Monat | Kosten pro Jahr | Kosten auf 3 Jahre |
6.120,00 € | 73.440,00 € | 220.320,00 € |
Worin steckt der qualitative Nutzen?
Der Rechnungseingang erfolgt nach dem Scanvorgang nun in der automatisierten Lösung, wodurch das Verteilen der Rechnungen per Mail an einzelne Mitarbeiter entfällt. Die Zuständigkeit für das Prüfen, Validieren und Freigeben der Rechnungen können in der Lösung direkt mit wenigen Mausklicks festgelegt werden. Daher wird zudem auch keine Behelfslösung für den Freigabeworkflow benötigt, da die Lösung an das ERP-System angebunden ist. Es entstehen dadurch wertvolle Zeiteinsparungen, da der gesamte Prozess komprimiert wird.