Künstliche Intelligenz in der Kreditorenbuchhaltung: Wie die Implementierung gelingt

In der Unternehmenswelt ist die Kreditorenbuchhaltung ein wichtiger Prozess, der eine Vielzahl von organisatorischen und finanzrechtlichen Aufgaben beinhaltet. Viele Jahre lang wurden Kreditorenbuchhaltungsprozesse manuell durchgeführt, was zu Ineffizienzen, Verzögerungen und Fehlern geführt hat. Mit der aktuellen Omnipräsenz und viel diskutierten künstlichen Intelligenz (KI) können Unternehmen jedoch viele ihrer Kreditorenbuchhaltungsabläufe automatisieren, ihre Prozesse rationalisieren und ein hohes Maß an Effizienz erreichen.

In diesem Artikel gleichen wir manuelle Prozesse mit automatisierten, KI-gestützten Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung ab, werfen einen Blick in die Phase der Implementierung und verraten, wie diese erfolgreich gestaltet werden kann.

Warum manuelle oder teilautomatisierte Prozesse keine gute Idee sind

Viele Kreditorenbuchhaltungen arbeiten nach wie vor mit manuellen oder teilautomatisierten Prozessen, was langfristig zur strukturellen Inflexibilität und sogar zu einer Abschwächung der Wettbewerbsfähigkeit führt. Dabei sind Zeit- und Kostenfaktoren diejenigen, die im Kern der manuellen Prozesse zu den übergeordneten Folgen führen. Einige dieser Nachteile sind:

• Erhöhter Zeitaufwand: Manuelle Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungsverfahren sind zeitaufwändig und können zu Verzögerungen führen
• Fehleranfälligkeit: Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, was zu Ungenauigkeiten bei der Dateneingabe und falschen Zahlungen führen kann
• Ineffizienz: Manuelle Prozesse sind ineffizient und können zu verpassten Zahlungen, Mahngebühren und anderen Problemen führen
• Erhöhte Kosten: Manuelle Prozesse sind teuer und erfordern einen hohen Ressourceneinsatz

Die Basics: Wie KI die Kreditorenbuchhaltung unterstützt

KI hilft dabei, manuelle und wenig wertschöpfende Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, z. B. die Rechnungsbearbeitung, die manuelle Dateneingabe in das ERP und die Zahlung. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand für die Rechnungsbearbeitung signifikant reduzieren, die Genauigkeit ihrer Daten verbessern und das Fehlerrisiko verringern.

Ein weiterer Effekt: KI hilft der Kreditorenbuchhaltung vor allem dabei, Muster und Anomalien in ihren Daten zu erkennen, was dazu beiträgt, Betrug und andere finanzielle Unregelmäßigkeiten zu verhindern. Rechnungen mit ungewöhnlichem Muster können solche sein, die jeden Monat vom gleichen Lieferanten über den gleichen Betrag eingehen. Auch doppelte Rechnungen, die zu überhöhten Zahlungen führen können, werden von der KI erkannt. Durch die Identifizierung dieser doppelten Rechnungen können Unternehmen ihre Kosten senken und ihr Endergebnis verbessern.

Die Implementierung der KI: Welche Hürden bestehen?

Grundsätzlich arbeiten Unternehmen immer mit einem Implementierungspartner zusammen, der als Anbieter für Software-Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung ein hohes Maß an Expertise besitzt. Dieser Umstand löst per se bereits viele Hürden bzw. lässt sie gar nicht erst entstehen.

Dennoch ist bei der Implementierung einer KI als Bestandteil einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung ein Faktor zu berücksichtigen, den das Unternehmen selbst lösen muss: die Umsetzung eines erfolgreichen Change Managements. Dies ist der Prozess der Vorbereitung, Unterstützung und Hilfe für Einzelpersonen, Teams und Organisationen, um die notwendigen Änderungen an ihren Arbeitsabläufen, Prozessen und Technologien vorzunehmen.

Change Management ist bei der Implementierung essentiell, da es dazu beiträgt, dass die Einführung der KI-basierten Software-Lösung erfolgreich verläuft und die Vorteile auch effektiv genutzt werden. Ohne ein angemessenes und gut überlegtes Change Management könnten sich die Mitarbeitenden der Einführung von KI widersetzen, was zu Verzögerungen, Frustration und geringerer Produktivität führen kann.

Um hingegen ein erfolgreiches Change Management zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden die Vorteile von KI vermitteln, sie in den Implementierungsprozess einbeziehen, angemessene Schulungen und Unterstützung anbieten und Erfolge auf dem Weg dorthin feiern. Dies baut Ängste und Widerstreben ab.

Aufsetzen der KI auf hochoptimierte Prozesse

Vor der Implementierung von KI in die Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, eine Ist-Analyse durchzuführen, um fehlerhafte Prozesse und Workflows aufzudecken und im Rahmen der Implementierung einer Software-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung zu optimieren. Dabei werden auch aktuelle Kreditorenprozesse überprüft, um Bereiche zu identifizieren, in denen KI implementiert werden kann. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie bei der Durchführung einer Ist-Analyse beachten sollten:

• Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Kreditorenprozesse, einschließlich aller beteiligten Schritte, der beteiligten Personen sowie der verwendeten Tools und Software
• Identifizieren Sie Schwachstellen in Ihren aktuellen Prozessen, wie Verzögerungen, Fehler und manuelle Dateneingabe
• Analysieren Sie Daten über die Bearbeitungszeiten von Rechnungen, Fehlerquoten und andere wichtige Kennzahlen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln
• Evaluieren Sie Software-Lösungen, die die in Ihrer Ist-Analyse identifizierten Probleme beheben können. Suchen Sie nach Lösungen, die in der Lage sind, Prozesse durchgängig zu automatisieren und sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen

Über Esker

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