Make or buy: Inhouse-EDI vs. EDI-Cloud

Elektronischer Datenaustausch (EDI) macht die Übertragung von Geschäftsdokumenten schneller, günstiger und effizienter. Eine wichtige Entscheidung auf dem Weg zur Nutzung dieser Vorteile: Nutze ich eine Inhouse-Lösung oder eine Cloud-Lösung eines Dienstleisters? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen beiden Betriebsmodellen.

Wer, wie, was? Expertenwissen ist gefragt!

Um den EDI-Betrieb reibungslos durchführen zu können, braucht es Expertenwissen. Egal ob bei der Einrichtung, der laufenden Wartung oder der Neuanbindung von Geschäftspartnern an das System: Jemand mit viel EDI-Know-how muss die Dinge in die Hand nehmen, sonst drohen viele Fehler und hohe Aufwände für deren Beseitigung. Dieses Know-how muss beim Inhouse-Betrieb unternehmensintern aufgebaut und ständig weiterentwickelt werden. Natürlich lässt sich dies durch den Einsatz externer Berater abfangen – aber es braucht interne EDI-Kapazitäten, die das eigene System wie die eigene Hosentasche kennen und dieses Wissen auch dokumentieren bzw. weitergeben.

Sämtliche EDI-Verbindungen und die dazu benötigten Schnittstellen und Übertragungsmethoden müssen beim Inhouse-Betrieb selbst eingerichtet, gepflegt und überwacht werden. Die Cloud erleichtert das EDI-Leben deutlich: Es wird lediglich eine Schnittstelle benötigt (die zur Cloud des Dienstleisters), alle anderen Schnittstellen liegen beim Dienstleister und werden durch diesen betreut. Beim Dienstleister ist dabei bereits enormes Wissen vorhanden. Beispielsweise sind viele Schnittstellen bereits vorhanden, Übertragungsmethoden bekannt oder Verbindungen zu wichtigen Plattformen (z.B. für das B2G-E-Invoicing) bestehen bereits.

EDI-Betrieb mit Cloud-Lösung

Die Kosten als mitentscheidender Faktor

Eine gewichtige Rolle bei den Überlegungen sollten die Kosten spielen. Für den Inhouse-Betrieb müssen massive Investitionen getätigt werden: Hardware muss angeschafft, Software lizenziert und Mitarbeiter initial geschult werden. Hinzu kommen die Belastungen der unternehmensinternen (IT-)Ressourcen während der Einführung.

Bei Nutzung einer EDI-Cloud fallen diese Kosten in deutlich geringerem Maße an. Selbstverständlich werden für die Einrichtung der EDI-Verbindung von Ihnen zur Cloud und die Freischaltung Ihrer Partner Kosten anfallen. Da die Infrastruktur, das Know-how und ggf. Verbindungen zu Ihren Partnern bereits vorhanden sind, fallen diese im Gegensatz zur Inhouse-Lösung, sehr viel geringer aus. Auch die eigenen Abteilungen werden während der Implementierung weniger belastet, da die Teams des Cloud-Dienstleisters die meisten Arbeiten übernehmen.

Bestehende Inhouse-Strukturen: Wie gelingt der Wandel?

Viele Unternehmen, gerade in Deutschland, nutzen Inhouse-Modelle für ihren EDI-Betrieb – 69 % laut unserer Trendstudie EDI aus dem Jahr 2019. Oft scheuen Unternehmen mit solchen “alten” Strukturen den Wechsel zur Cloud. Dieser Wandel muss aber nicht auf einen Schlag geschehen, sondern kann auch über einen längeren Zeitraum erfolgen. Beispielsweise können neue EDI-Anbindungen schon über die Cloud erfolgen, während die alten Verbindungen noch Inhouse betrieben und erst später nachgezogen werden, wenn bereits ein Teil des Traffics über die Cloud läuft.

Eins wird deutlich: Die Cloud hat unbestreitbare Vorteile gegenüber dem Inhouse-EDI.

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