Mehr Effizienz in der Lieferkette durch Lösungen für die Auftragsverarbeitung

Nach Jahren der Lieferengpässe, Nachfrageschwankungen, gestiegenen Betriebskosten und Liquiditätsengpässen stehen Führungskräfte in der Lieferkette vor einem Scheideweg: Entweder den Status quo beibehalten und auf das Beste hoffen oder ihr Geschäftsmodell neu evaluieren, um sicherzustellen, dass sie den nächsten Sturm überstehen können.

Unter “normalen” Umständen steht die Optimierung von Back-Office-Aktivitäten wie das Bezahlen von Rechnungen, die Bearbeitung von Aufträgen und das Forderungsmanagement nicht ganz oben auf der Prioritätenliste eines typischen Unternehmens. Aber wie wir jetzt feststellen – genau wie damals in der Rezession 2009 – kommt kein Unternehmen ungeschoren aus einem wirtschaftlichen Abschwung heraus. Viele CFOs und COOs, die unter Liquiditätsengpässen leiden, richten ihre Aufmerksamkeit zu Recht auf die Minimierung von Unterbrechungen in der Lieferkette, die sich negativ auf das Betriebskapital auswirken.

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage ist fast ein Viertel der Führungskräfte darauf vorbereitet, die aktuelle Krise in eine Chance zu verwandeln, indem sie die Auftragsverarbeitung “beschleunigen” wollen. Dies ist entweder ein Moment, um einen Wettbewerbsvorteil zu ergreifen oder aufrechtzuerhalten, oder es besteht die Gefahr, dass die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens in der gesamten Lieferkette beeinträchtigt wird.

Unser Rat? Ergreifen Sie jetzt die Gelegenheit und nutzen Sie die digitale Transformation der Auftragsverarbeitung.

Überwindung der Herausforderungen in der Lieferkette durch Automatisierung

Unternehmen können sich keine ständigen Probleme in der Lieferkette leisten. Ein einziger Fehltritt kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Die Herausforderungen mögen zwar komplex sein, doch die meisten haben ihren Ursprung in einer einzigen Quelle: einer ineffizienten Auftragsverarbeitung. Einige der größten Herausforderungen für die Lieferkette in einer Umgebung mit manueller Auftragsverwaltung sind:

• Falsche oder unvollständige Bestellungen verlangsamen den Auftragseingangszyklus und die termingerechte Lieferung, was sich negativ auf den Zahlungseingang und den Cashflow auswirkt
• Mangelnde Auftragstransparenz, die Verantwortliche der Lieferkette dem Risiko aussetzt, Kunden-SLAs zu verpassen, ungenaue Bedarfsplanung und keine vorgelagerte Transparenz für Distributionszentren
• Geringe Kundenzufriedenheit aufgrund mangelnder Transparenz über ihre Aufträge und Verzögerungen bei der Produktlieferung
• Hohe Kosten aufgrund von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, Unterbrechungen der Zuständigkeit für die Lieferkette, Ausrüstung und Arbeit, logistische Probleme und Zeitaufwand für deren Behebung

Was Automatisierung ist und nicht ist

Der Kern der Automatisierung liegt in ihrer Fähigkeit, zeitaufwändige, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren oder zu eliminieren und den Mitarbeitern wertvolle Zeit für strategischere Aufgaben zurückzugeben. Eine einzige digitale Lösung kann die Weiterleitung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten automatisieren und die Zusammenarbeit durch interaktive Tools fördern.

WAS AUTOMATISIERUNG IST

Mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) und künstlicher Intelligenz (KI) steigert die Prozessautomatisierung die Effizienz und die Transparenz in Unternehmen durch:

• Eliminierung von manuellen Aufgaben und Fehlern, die durch menschliche Eingriffe entstehen
• Beschleunigung der Zykluszeiten
• Steigerung der Produktivität und Motivation der Belegschaft
• Verbesserte Sichtbarkeit und Analytik
• Verbesserung der Kundenerfahrung
• Vereinfachung von IT-Umgebungen und komplexen Prozessen
• Förderung von Geschäftskontinuität und Flexibilität am Arbeitsplatz

WAS AUTOMATISIERUNG NICHT IST

Es gibt viele Missverständnisse über die Rolle der Automatisierung in Unternehmen – hier erfahren Sie, was sie nicht ist:

• Eine Möglichkeit, den Personalbestand zu reduzieren. Die Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, produktiver zu sein und sich mehr auf kundenorientierte und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Es geht darum, die Prioritäten und strategischen Fähigkeiten der Mitarbeiter neu zu verteilen, nicht darum, sie loszuwerden.
• Ein ERP/EDI-Ersatz. Die Automatisierung füllt manuelle Lücken, die ERP-/EDI-Systeme nicht abdecken können, und maximiert die vorhandenen Investitionen.
• Ein eindimensionales Werkzeug. Mit einer Vielzahl von Funktionen geht die KI-gesteuerte Automatisierung weit über grundlegende Effizienzsteigerungen hinaus und bietet durchgängige Vorteile.
• Eine Abkürzung zum Erfolg. Ihr Unternehmen hat das Potenzial, mit Automatisierung Erstaunliches zu erreichen, aber nur, wenn eine intelligente Strategie mit den richtigen Mitarbeitern und Prozessen vorhanden ist.

Automatisierung der Auftragsverarbeitung

Wenn Sie eine hervorragende Lieferkettenumgebung schaffen wollen, beginnt alles mit der Effizienz der Auftragsverarbeitung. Mit einer Auftragsverarbeitungslösung werden Aufträge automatisch in den Arbeitsablauf eingegeben, Daten genau extrahiert, im ERP-System erstellt und von Anfang bis Ende nachverfolgt und anschließend für einen späteren Abruf elektronisch archiviert. Das ist Automatisierung auf den Punkt gebracht, aber im Folgenden erfahren Sie, was sie genau beinhaltet und worauf Sie bei einer erstklassigen Auftragsverwaltungslösung achten sollten.

E-Mail-Triage: Kundendienstmitarbeitende müssen oft jede eingehende E-Mail einzeln öffnen, um festzustellen, ob es sich um eine Bestellung, eine Frage zu einem Produkt, eine Statusanfrage usw. handelt, und diese E-Mail dann manuell an ein anderes Teammitglied weiterleiten – all das kann sehr repetitiv und zeitaufwändig werden. Die KI-gesteuerte E-Mail-Sichtung prüft den Inhalt des E-Mail-Betreffs, des Nachrichtentextes und des Anhangs, so dass E-Mails automatisch an den richtigen Empfänger weitergeleitet werden können.

Anomalie-Erkennung: Die Erkennung von Anomalien basiert auf KI und historischen Daten. Ein Kunde hat in der Regel bestimmte Gewohnheiten und bestellt in der Regel ähnliche Mengen eines bestimmten Artikels. Wenn er plötzlich eine Bestellung mit einer Menge von 100 Stück aufgibt, obwohl er normalerweise 5 Stück bestellt, ist das etwas, worauf ein Kundendienstmitarbeitender aufmerksam werden sollte. Das spart viel Geld und Zeit: Durch die Erkennung einer Anomalie vor der Anlage der Bestellung im ERP-System können Fehler vermieden werden.

Informationsmanagement: Branchenführende Lösungen bieten Module für das Kundeninformationsmanagement und das Lieferanteninformationsmanagement, die Unternehmen einen 360-Grad-Blick auf das Verhalten von Lieferanten und Kunden ermöglichen. Von Rechnungen, regulatorischen und finanziellen Dokumenten wie Verträgen bis hin zu Bestellungen, Zahlungen und Reklamationen sind die Informationen sofort und einfach zugänglich.

ERP-Integration: Erstklassige Automatisierungslösungen lassen sich in jedes ERP-System oder jede Geschäftsanwendung integrieren, wobei auch eine gleichzeitige Integration mit mehreren ERPs möglich ist. Dies vereinfacht nicht nur die unterschiedlichen Umgebungen, die sich aus Fusionen und Übernahmen ergeben, sondern führt auch zu einem leichteren Onboarding, einer vereinfachten Einrichtung von Shared Services Centern und insgesamt zu besseren Geschäftsmöglichkeiten und Kontinuität.

Globales Management: Sind Ihre Lieferkettenbelange international? Führende Automatisierungslösungen eignen sich hervorragend für globale Unternehmen, da sie mehrere Sprachen, Standorte, Währungen, weltweite Zahlungen und globale Compliance unterstützen. Die Cloud-basierten Lösungen ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und bieten den Führungskräften auf jeder Ebene des Unternehmens die nötige Transparenz.

Benutzerdefinierte Dashboards: Man kann nicht verbessern, was man nicht messen kann. Damit eine Automatisierungslösung das Lieferkettenmanagement verbessern kann, müssen die Informationen auf einen Blick verfügbar sein. Keine Zeit sollte mehr für die Suche nach den benötigten Daten verschwendet werden.

Zugriff von unterwegs: Besonders jetzt, wo die mobile Arbeit zur Norm geworden ist, sollte eine erstklassige Automatisierungslösung eine mobile App beinhalten, die Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern die Freiheit gibt, Bestellungen aufzugeben und zu verfolgen, Rechnungen zu genehmigen und einfach zusammenzuarbeiten – egal wo und wann.

End-to-End-Automatisierung der Lieferkette

Sie sind nur so stark wie Ihr schwächstes Glied: Ein einziges schwaches Glied in Prozessen wie der Kreditorenbuchhaltung, dem Auftragsmanagement oder der Rechnungsstellung kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Deshalb ist es wichtig, einen koordinierten Ansatz zu verfolgen, der alle drei Bereiche berücksichtigt und darauf abzielt, die mit jedem einzelnen Bereich verbundenen Herausforderungen in einer manuellen, nicht automatisierten Umgebung zu verringern.

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