Mit einer Automatisierung kann Ihre Kreditorenbuchhaltung zu einem Spitzenreiter werden – so geht’s!

Ineffizienz war schon immer eine Herausforderung für die Kreditorenbuchhaltung. Der Übergang zum mobilen Arbeiten hat die Mängel in den Arbeitsprozessen der Kreditorenbuchhaltung aufgedeckt und weiter verstärkt. Infolgedessen arbeiten die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung länger an repetitiven Aufgaben. Es ist für die Kreditorenbuchhaltung schwieriger geworden, Rechnungen pünktlich zu bezahlen, der Zugriff auf Informationen ist komplizierter und doppelte Zahlungen sowie andere Fehler und Irrtümer wirken sich stark auf die Gewinnmargen aus. Umso schockierender ist es, dass die meisten Unternehmen weniger als die Hälfte ihrer Back-Office-Funktionen automatisiert haben.

Die Schuld für diese Störungen im Zyklus von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung liegt größtenteils bei den fehlerhaften und inkonsistenten Prozessen. Durch die Kombination einer End-to-End-Automatisierung mit konsistenten Prozessen können Rechnungsabteilungen jeder Größe und Branche die Störungen im Zyklus von Rechnungsempfang bis zur Zahlung beseitigen und Spitzenleistungen erzielen.

Wie genau kann ein Unternehmen den Status eines “Spitzenreiters” erreichen? In unserem Whitepaper, das wir in Zusammenarbeit mit dem Institute of Finance & Management (IOFM) erstellt haben, wird das alles für Sie erläutert. Um jedoch etwas Zeit zu sparen, haben wir die wichtigsten Tipps, Erkenntnisse und Strategien hier in diesem Artikel zusammengefasst.

Wo steht Ihre Kreditorenbuchhaltung?

Das IOFM empfiehlt den Kreditorenbuchhaltungen, die Fortschritte bei der durchgängigen Automatisierung ihrer Prozesse, einschließlich Rechnungseingang, Datenerfassung, Rechnungsfreigabe, Abgleich von Rechnungen und Bestellungen sowie Lieferantenzahlungen, zu prüfen. So können Sie messen, wo Ihre Kreditorenbuchhaltung steht:

• Keine Automatisierung bedeutet, dass Sie keinen dieser Prozesse automatisiert haben.
• Geringe Automatisierung bedeutet, dass Sie nicht mehr als zwei dieser Prozesse automatisiert haben.
• Erhebliche Automatisierung bedeutet, dass Sie drei dieser Prozesse automatisiert haben.
• Vollständige Automatisierung bedeutet, dass mindestens vier dieser Prozesse automatisiert wurden.

Beständigkeit ist der Schlüssel

Um zu den Spitzenreitern zu gehören, müssen die Kreditorenbuchhaltungen zunächst ihre Prozesse optimieren, um Konsistenz zu erreichen. Abteilungen mit inkonsistenten Prozessen verlassen sich wahrscheinlich auf die Entscheidungsfindung auf Verwaltungsebene, auf der die Sachbearbeiter ihre eigenen Prioritäten und Methoden festlegen. Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die diesen Ansatz verfolgen – selbst solche mit Automatisierung – gehören zu den leistungsschwächsten in ihrer Vergleichsgruppe. Um Spitzenleistungen zu erzielen, reicht eine Entscheidungsfindung auf Verwaltungsebene nämlich nicht aus. Kreditorenbuchhaltungsabteilungen müssen über eine konsistente Entscheidungsfindung in allen Prozessen verfügen, damit die Kreditorenbuchhaltungsteams in einem kontinuierlichen Prozessverbesserungskreislauf arbeiten können. IOFM nennt diese höchste Stufe der Prozessreife P2P-Entscheidungsfindung.

Wie Sie Ihre Prozesskonsistenz verbessern können

Die Vorstellung, mit konsistenten Prozessen zu einem Top-Performer zu werden, kann entmutigend sein, insbesondere für Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die erst am Anfang ihrer Reise zur Automatisierung und Prozessverbesserung stehen.

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Plan von IOFM, wie Sie Ihre Abteilung zur Prozesskonsistenz führen können.

Strategische Ausrichtung. Das Erreichen von Prozesskonsistenz beginnt mit einer Analyse des Status Quo und der Definition von Zielen. Diese Ziele bilden die Grundlage für einen Auftrag und eine Vision, an der sich Ihr Team orientieren kann. Versuchen Sie, die Ziele Ihrer Abteilung mit denen der Beschaffungs- und Finanzabteilung abzustimmen, um sicherzustellen, dass Sie sich gegenseitig unterstützen.

Setzen Sie ein Governance-Team ein. Jeder Prozess braucht jemanden, der befugt ist, Änderungen vorzunehmen und durchzusetzen. Ein Governance-Team ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, den Prozessverantwortlichen bei der Priorisierung von Änderungen und der Durchführung kontinuierlicher Verbesserungen zu helfen.

Visualisieren Sie Ihre Prozesse. Um Spitzenleistungen zu erzielen, müssen Kreditorenbuchhaltungen alle Prozesse aufdecken, die sie möglicherweise bremsen. Untersuchen Sie Ihre Prozesse von Anfang bis Ende, und verwenden Sie alle gesammelten Informationen, um eine Tabelle zu erstellen, in der alle für die Ausführung der einzelnen Schritte, die für Ihren Prozess entscheidend sind, erforderlichen Informationen aufgeführt sind.

Verwalten Sie den Wandel. Veränderungen beginnen damit, dass Sie Ihre Ziele in umsetzbare Schritte umwandeln. Dann müssen Sie die Änderungen mit Ihrem Team kommunizieren, um sicherzustellen, dass niemand von ihnen überrascht wird. Achten Sie bei der Umsetzung der Änderungen darauf, dass Sie alle bewährten Verfahren und Erfahrungen festhalten und mit Ihrem gesamten Team teilen, um die guten Ergebnisse zu feiern und zu wiederholen.

Wenden Sie das Gelernte an. Spitzenreiter arbeiten in einer kontinuierlichen Prozessverbesserungsschleife. Dies beginnt damit, dass Sie Ihre Ziele für die Prozessverbesserung mit der Erfolgsdefinition der Führung in Einklang bringen. Quantifizieren Sie die Leistungs- und Zielvorgaben und ermitteln und definieren Sie Prozessmaßnahmen. Sammeln Sie dann Daten, um Ihren Fortschritt zu messen. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit denen Ihrer Mitbewerber. Planen Sie, wie Sie mit Ergebnissen umgehen wollen, die hinter den Spitzenleistungen zurückbleiben. Verbessern Sie schließlich kontinuierlich Ihre Prozesse auf der Grundlage der gewonnenen Daten.

Auf dem Weg zu Spitzenleistungen

Sie fragen sich vielleicht, wie Sie Ihre Fortschritte auf dem Weg zur Spitzenleistung messen können. Die IOFM-Benchmark-Daten haben mehrere Kennzahlen aufgedeckt, die für eine Spitzenleistung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung entscheidend sind. Dies sind die Kennzahlen, die Sie messen sollten:

• Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung
• Anzahl der Rechnungen pro FTE
• Prozentualer Anteil der fristgerecht bezahlten Rechnungen
• Erstmalige Automatisierungsrate bei Rechnungen mit Bestellbezug
• Anteil der Transaktionen, die Korrekturen erfordern

Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung Spitzenleistung

Durchgängige Automatisierung und einheitliche Prozesse beseitigen Ineffizienz. Da jede Phase der Verarbeitung elektronisch erfolgt, entfällt die Notwendigkeit der Dateneingabe durch Menschen, der Korrektur von Tippfehlern und anderen Fehlern sowie der manuellen Speicherung und Ablage. Unternehmen sparen Zeit und Geld beim Rechnungseingang und bei der Datenerfassung und profitieren von Unternehmensreklamationen und standardisierten Genehmigungsabläufen.

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