Nachhaltigkeit in der Auftragsverarbeitung – Welche Rolle Automatisierung dabei spielt

Nachhaltigkeit wird meist in Verbindung mit Begriffen wie Abfall, Food Waste, Umwelt- und Klimaschutz gesehen, hat jedoch auch im unternehmerischen Kontext einen großen Stellenwert eingenommen. Was genau hat dieser Begriff also mit der Auftragsverarbeitung zu tun? Wieso müssen wir beim Thema Nachhaltigkeit auch diesen Unternehmensprozess unter die Lupe nehmen?

Nachhaltigkeit meint nicht nur das Gegenteil der reinen Verschwendung, sondern ein Mangel an Nachhaltigkeit bedeutet auch, dass die Verschwendung von Ressourcen jeglicher Art die Herstellungskosten erhöht, den Gewinn verringert und die Umwelt belastet. Darüber hinaus riskieren sie so unzufriedene Kunden. Kurz gesagt, je intensiver die Nachhaltigkeit in den Fokus gerückt wird, desto besser ist es für alle. Angesichts großer Prozessineffizienzen liegt der Schwerpunkt auf der Änderung der Arbeitsabläufe. Und auf der Einführung der richtigen Praktiken und Systeme, um diesen Mangel zu minimieren.

Ausschuss und Ineffizienzen sind nicht vermeidbar – aber minimierbar

Ausschuss. Unerwünschtes. Intransparenz. Ineffizienzen. Wie auch immer Sie es beschreiben, Prozessineffizienzen sind ein unvermeidlicher Teil von papierbasierten Geschäftsprozessen. Das heißt aber nicht, dass sie nicht minimiert werden können. Aus diesem Grund orientieren sich viele Unternehmen an Konzepten wie dem Lean Manufacturing, auch Lean Production genannt, das eine bestimmte Form der Produktionsorganisation beschreibt. Entstanden ist Lean Manufacturing in den Betrieben des japanischen Automobilherstellers Toyota und zielt darauf ab, jenen Teil eines Fertigungsprozesses zu identifizieren, der keinen Mehrwert schafft, so dass Verschwendung reduziert und die Produktivität erhöht werden kann. Dadurch kann die Kundenorientierung erhöht werden und den Kunden können bessere Produkte und Dienstleistungen angeboten werden. Das Prinzip der Lean Production lässt sich 1 zu 1 auf die dahinterliegenden Dokumentenprozesse übertragen, im Sinne eines “Lean Process Management”, einer Methode zum Aufbau einer Unternehmenskultur, die kontinuierliche Verbesserungen unterstützt. Es handelt sich um einen langfristigen Ansatz für die tägliche Arbeit, der kleine, schrittweise Änderungen in den Prozessabläufen fördert, um Qualität und Effizienz zu verbessern. Somit ist das Thema Nachhaltigkeit wichtiger denn je – sowohl aufgrund des gestiegenen Bewusstseins für die Auswirkungen auf die gesamte Unternehmensumwelt als auch aufgrund der Notwendigkeit, Budgets zu straffen.

Technologie als wichtiger Treiber im Unternehmensökosystem

Digitale Technologie kann dabei ein bedeutsamer Helfer sein. Sie unterstützt die Lean Methode in Form von Tools, Techniken und Prinzipien, die sich bei der Vermeidung von Verschwendung als wirksam erwiesen haben. Worin liegt nun die Besonderheit? Dass digitale Tools helfen können ist im Jahr 2022 auch keine neue Erkenntnis mehr. Wichtig ist, dass passende Werte- und Leistungsversprechen mit einer durchdachten Technologie einhergehen.

Die Unternehmensumwelt wird mit all ihren Stakeholdern in den Fokus gerückt, so dass Kunden, Lieferanten, Partner, Mitarbeiter und Investoren gleichermaßen beim nachhaltigen Handeln bedacht werden.
Das Ergebnis sind Konzepte wie “Positive-Sum Growth”, das Eric Bussy, Vice President of Marketing & Product Management bei Esker, folgendermaßen zusammenfasst: “In einer zunehmend unsicheren Welt hat der geschäftliche Erfolg viele Facetten. Es geht nicht nur um Kostensenkung, sondern um langfristige Wertschöpfung und den Aufbau von Beziehungen. Wachstum soll keine einseitige Angelegenheit sein. Wenn alle davon profitieren, hat man ein Wachstum mit positivem Saldo geschaffen.” Jedes Unternehmen braucht ein ganzes Ökosystem von Einzelpersonen, Teams und verbundenen Unternehmen, um eine Grundlage für langfristigen Erfolg zu schaffen. Werte sollen von allen Beteiligten gemeinsam geschaffen werden, und zwar nie zum Nachteil eines anderen.

Der Weg zu einer effizienteren Auftragsverarbeitung

Um nachhaltig zu arbeiten und positive Effekte für alle zu erzielen, müssen Sie als Unternehmen den Blick nach innen richten und schauen, wie die Optimierung des zentralen Order-to-Cash-Zyklus (O2C) angegangen werden kann. An dieser Stelle konzentrieren wir uns auf einen Schlüsselprozess dieses Zyklus, auf die Auftragsverarbeitung.

Wie können wir der Optimierung dieses Prozesses einen starken Impuls verleihen? Ein Schlüsselelement ist zweifellos die Einführung oder Verbesserung der digitalen Lösung für die Verarbeitung von Kundenaufträgen. Die Digitalisierung beschleunigt die Bearbeitung dieser Aufträge erheblich und minimiert Verarbeitungsfehler. Darüber hinaus wird dadurch möglich, jederzeit und auf einen Blick den Status des Prozesses zu erkennen. Mit anderen Worten: Sie können sehen, welche Aufträge abgeschlossen sind, welche noch genehmigt werden müssen, ob es doppelte oder verlorene Aufträge gibt, die den Versand von Rechnungen und damit deren Einzug verzögern und zusätzliche Kosten für die Behebung dieser Fehler verursachen.

Die Digitalisierung der Auftragsverarbeitung beschleunigt daher den Verkaufszyklus und senkt die Betriebs- und Verwaltungskosten. Sie hilft auch bei der Verwaltung von Ressourcen, indem es dem Team Aufgaben entsprechend der Arbeitslast zuweist, um Engpässe zu vermeiden. Kurzum, der Prozess wird nicht nur effektiver, sondern auch effizienter. Diese Vorteile kommen den Kunden zugute, angefangen bei der agilen und flüssigen Kommunikation mit dem Unternehmen über das Kundenportal und der einfachen Verfolgung des Auftragsstatus in Echtzeit bis hin zu schnelleren und präziseren Lieferungen. Durch die Digitalisierung der Auftragsverarbeitung steigt die Effizienz, was sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Welche Kriterien beeinflussen die Nachhaltigkeit einer Automatisierungslösung?

Die digitale Transformation zielführend voran zu treiben, beinhaltet zunächst die Technologie zu finden, die sich an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anpasst, die Ihnen aber auch Wissen und Erfahrung in Ihrer Branche bietet. Das Ziel ist es, Ihr Unternehmen nachhaltig zu entwickeln.

Folgende Technologie-Merkmale sind Anzeichen einer nachhaltigen Automatisierungslösung:

Eine mandantenfähige Plattform, die auf MS Azure, AWS und anderen Plattformen betrieben wird und so Geschäftskontinuität und End-to-End-Konnektivität gewährleistet.

Künstliche Intelligenz (KI), die Aufgaben eine neue Bedeutung verleiht, indem sie die Datenerkennung und -validierung optimiert und damit mühsame Aufgaben mit geringem Wert eliminiert. Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung darauf, dass die Auftragsprüfung digital erfolgt und es Ihnen ermöglicht, Informationen zu bestätigen, ohne von einer Informationsquelle zur anderen zu springen.

Einfache, sichere und synchrone Multi-ERP-Integration, die Unternehmen bei der Optimierung von Onboarding und Skalierbarkeit unterstützt. Wenn die Lösung zur Auftragsautomatisierung nicht an die IT-Umgebung des Unternehmens angepasst ist, werden die Kosten für die kundenspezifische Entwicklung hoch sein. Suchen Sie nach einer Lösung, die mit einer Vielzahl von ERP-Anwendungen kompatibel ist und sich leicht in die bestehende Technologie-Infrastruktur integrieren lässt.

Benutzerdefinierte Dashboards, die Echtzeit-KPIs und prädiktive Analysen anzeigen, um die Entscheidungsfindung und langfristige Prognosen zu verbessern. Diese Überwachung der Aktivitäten erleichtert allen beteiligten Mitarbeitern die tägliche Verwaltung von Aufgaben, die Überwachung der Leistung, die Analyse von Verbesserungen und die Zuweisung von Ressourcen und Arbeitsbelastungen.

Mobile Funktionen, mit denen wichtige Geschäftsaufgaben jederzeit und überall ausgeführt werden können, um die Flexibilität zu erhöhen. Wo auch immer Sie sind, auch in einer anderen Zeitzone, mit der mobilen App können Sie den Betrieb Ihrer Prozesse verfolgen. Sie erhalten mehr Agilität dank der mobilen Validierung von Rechnungen und Bestellungen mit nur einem Klick, eine bessere Zusammenarbeit durch Berichte, die für jeden zugänglich sind, und bessere Beziehungen zu Kunden und Lieferanten dank schneller Antworten.

Erweiterung auf andere Geschäftsprozesse: Die Wahl einer technologischen Lösung, die in der Lage ist, den gesamten Verkaufszyklus von der Bestellung bis zur Bezahlung und unter Einbeziehung der Lieferantenseite (Procure-to-Pay) zu verstehen, ermöglicht es Ihnen, auf das Wachstum Ihres Unternehmens und/oder seine Bedürfnisse zu reagieren.

Lesen Sie im Esker Buyer`s Guide für die Auftragsverarbeitung, wie Sie das Beste aus Investitionen in die Automatisierung Ihrer Auftragsverarbeitung herausholen.

Nachhaltige Auftragsverarbeitung führt zu stabiler Performance

Es ist allgemein bekannt, dass durch Automatisierung Effizienz und Produktivität verbessert und Kosteneinsparungen realisiert werden können. Was oft übersehen wird, ist, wie effektiv Automatisierung Ihr Unternehmen auch in Krisensituationen wettbewerbsfähig hält.

So wirkt die Strahlkraft der Automatisierung eines Teilprozesses als Treiber für weitreichende Wettbewerbsvorteile:

• Sie erschließen mehr Wert im gesamten Unternehmen, indem Sie manuelle Ineffizienzen beseitigen
• Sie erreichen die Bindung und Gewinnung von Spitzenkräften durch erfüllendere, strategische Aufgaben
• Sie schaffen bessere Geschäftsmöglichkeiten durch Stärkung der Beziehungen
• Sie werden zu einem agileren und widerstandsfähigeren Unternehmen in schwierigen Zeiten

Durch die nachhaltige Automatisierung der Auftragsverarbeitung schaffen Sie es, manuelle Lücken in Ihrem Order-to-Cash-Cycle zu schließen und somit einen positiven Effekt auf den gesamten Cash-Conversion-Cycle Ihres Unternehmens zu schaffen.

Nehmen Sie Ihre Auftragsverarbeitung noch heute unter die Lupe und nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf! Denn Esker ist ihr Partner für nachhaltige Automatisierung.