Smartes & mobiles Arbeiten im Rechnungseingang und der Kreditorenbuchhaltung

Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, die in der Lage sind, ihre Rechnungseingangsprozesse digital zu verwalten und von einer Automatisierung profitieren, motivieren nicht nur ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern leisten auch einen entscheidenden Beitrag in Richtung Prozesseffizienz und Sichtbarkeit. Darüber hinaus verstärkt der Einsatz von mobilen Apps diese Vorteile noch weiter und schafft einen modernen und effizienten Arbeitsplatz. Lesen Sie in unseren Artikel, welches Hindernis papierbasierte Prozesse dabei spielen und wie Sie smarte Technologien in Richtung Zukunft bringen.

Die Problematik von papierbasierten Prozessen

Eingangsrechnungen, die über althergebrachte Kanäle empfangen werden, sind überwiegend papierbasiert und verursachen eine Kette an Problemen für den reibungslosen und effizienten Ablauf in sämtlichen Abteilungen, die vom Rechnungseingang betroffen sind. Hierzu zählt nicht nur die Kreditorenbuchhaltung an sich, sondern auch alle vor- und nachgelagerten Abteilungen wie etwa die Beschaffung oder die jeweilige Fachabteilung.
Wie kann der Fluss der Eingangsrechnungen – und dazu zählen Bearbeitungszeiten, Ausnahmefälle, Workflow, Leistungsfähigkeit, Ergebnisqualität und Verantwortlichkeiten – gemessen werden? Die Antwort ist: gar nicht oder nur über Umwege. Es entsteht eine Blackbox für diese Prozesse, welche Unternehmen nicht verstehen und folgend auch nicht optimieren können.

Des Weiteren zwingen diese konservativen Prozesse die Mitarbeitenden zur Anwesenheit im Büro – eine Aspekt, der in in Zeiten des Fachkräftemangels ein K.O.-Kriterium für viele Menschen darstellt. Eine Umfrage der IHK aus dem Jahr 2020 ergab, dass fast die Hälfte der 305 befragten Wirtschaftsvertreterinnen und Wirtschaftsvertreter eine hybride Lösung plant, bei welcher das mobile Arbeiten mit Bürotagen kombiniert wird1. Und entsprechend sind die auch die Erwartungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die eigens für papierbasierte Prozesse lange Fahrtzeiten und hohe Kosten auf sich nehmen müssten.

Digitale Prozesse sind hocheffizient & stärken Entscheidungsträger

Eine Digitalisierung der Rechnungseingangsprozesse bringt nicht nur die Vorteile von Effizienz- und Produktivitätssteigerungen mit sich, sondert leistet auch einen wertvollen Beitrag zur Prozesssichtbarkeit. Mithilfe von übersichtlichen und leicht zu interpretierenden Dashboards können Führungskräfte auf einen Blick sehen, wie die Rechnungseingangsprozesse in ihrem Unternehmen performen und darauf basierend ihre Entscheidungen treffen. Relevante Kennzahlen schließen etwa die DPO („Days Payable Outstanding“), die Pünktlichkeit der Zahlungen sowie die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Monat ein. Aber auch der Status Quo je Rechnung kann einfach eingesehen werden: Welche Rechnungen stehen zur Prüfung an? Welche Rechnungen stehen zur Genehmigung an? Welche Rechnungen befinden sich aktuell in der Wartschleife? Die genannten Informationen in Echtzeit sind für Führungs- und Finanzkräfte essentiell, um die Leistungsfähigkeit der Prozesse beurteilen und optimieren zu können.

Ein automatisierter Rechnungseingang gibt darüber hinaus zum Beispiel Aufschluss über die Quote der vollständig automatisierten Eingangsrechnungen („touchless“), das Verhältnis von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie die Empfangsmethode (E-Mail, EDI, etc.). Beziehen lassen sich die Kennzahlen auf einen flexiblen zeitlichen Bereich wie etwa Woche, Monat oder Jahr. Eine hocheffiziente Automatisierung ist eine der kritischen Faktoren, die über die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen entscheidet.

Die Bedeutung von smarten & mobilen Funktionen

Um diesen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen, sind bei der Auswahl der richtigen Automatisierungslösung auf einige Kriterien acht zu geben.

Neben der Datenerkennung, die auf künstlicher Intelligenz basiert, einer multiplen ERP-Integration, sowie Plattformen zur Verbesserung von Lieferantenbeziehungen, ist vor allem die Fähigkeit zum mobilen und smarten Arbeiten eine Prämisse für Tätigkeiten aus dem Home Office oder von überall aus. Esker unterstützt Unternehmen etwa mit seiner mobilen Anwendung Esker Anywhere™. Die mobile App bietet eine Übersicht über sämtliche offenen Rechnungen und Bestellanforderungen, die auf eine Freigabe warten. Dabei kann direkt auf die Originalrechnungen zugegriffen werden, um diese freizugeben, zurückzustellen oder abzulehnen. Sobald neue Freigaben erforderlich sind, werden Entscheidungsträger benachrichtigt und eine Freigabe von mehreren Rechnungen beschleunigt den Freigabeprozess um ein Vielfaches. Weiterhin kann auch die Kontierung überprüft und geändert werden und eine Kommunikation mit anderen Nutzern im Freigabeprozess findet über Vermerke und Kommentare statt.

Somit bieten mobile Anwendungen einen großen Schritt in Richtung ortunabhängigem Arbeiten und haben nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für die Prozessgeschwindigkeit einen großen Mehrwert.

Weitere Vorteile, die mithilfe von modernsten Technologien erreicht werden können, lesen Sie in unserem kostenlosen eBook „Der neue digitale Rechnungseingang – Welche Entwicklungen sind für die Zukunft zu erwarten?“ – Download

Über Esker

Esker bietet eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker werden weltweit eingesetzt und beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Zugleich wird damit die Zusammenarbeit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gestärkt. Esker verfügt über Niederlassungen in Nord- und Lateinamerika, Europa und im Asien-Pazifik-Raum, wobei sich die deutschen Standorte in Feldkirchen/München und Ratingen befinden. Das in Frankreich börsennotierte Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2021 einen Umsatz von 133 Millionen Euro, zwei Drittel davon außerhalb Frankreichs. Weitere Informationen über Esker und die Lösungen des Unternehmens finden Sie unter: www.esker.de und blog.esker.de.

1 https://www.ihk.de/berlin/politische-positionen-und-statistiken-channel/arbeitsmarkt-beschaeftigung/fachkraeftesicherung/digitalisierung-der-arbeitswelt/ihk-kurzumfrage-home-office-neue-normalitaet-oder-4876982