Stellen Sie Ihr Unternehmen auf PDF- und EDI-Rechnung um, bevor es zu spät ist

Die Verwaltung von EDI ist heute obligatorisch, aber PDF bleibt eine Notwendigkeit.

Bisher konnten Unternehmen bildbasierte PDF-Rechnungen per E-Mail (mit oder ohne elektronische Signatur) versenden und empfangen. Angesichts der zunehmenden gesetzlichen Vorgaben für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch reichen PDFs heute jedoch nicht mehr aus. Unternehmen müssen strukturierte Rechnungsdaten für alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen generieren und verwalten, um die Compliance zu wahren und bezahlt zu werden.

Der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) ist – wie der Name schon sagt – der Prozess, bei dem Daten zwischen Unternehmen in einem zuvor vereinbarten elektronischen Format ausgetauscht werden. Der Hauptvorteil der EDI-Technologie besteht darin, dass sie eine vollständige Automatisierung mit einem reibungslosen und sicheren Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen ermöglicht und die Dokumente computerlesbar macht. Dies steigert die Effizienz, vereinfacht Transaktionen und sorgt für Kosteneinsparungen.

Der Austausch von reinen EDI-Dateien ist jedoch möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet. Kleine und mittlere Unternehmen haben oft Schwierigkeiten bei der Verwaltung von EDI, wohingegen PDFs aus den meisten ERP-Systemen problemlos erstellt werden können. Darüber hinaus müssen Rechnungsinhalte für Unternehmen jeder Größe in einem für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung lesbaren Format vorliegen, um sie prüfen zu können. Damit Unternehmen erfolgreich agieren können, müssen sie sowohl EDI als auch PDF nutzen.

Der richtige Partner aus rechtlicher, prozessbezogener und technischer Sicht ist hier enorm wichtig. Die Stärke von Esker liegt in der Fähigkeit, sowohl eine EDI-Datei aus einer PDF zu generieren als auch eine EDI-Datei in ein PDF für den aus- und eingehenden Datenverkehr umzuwandeln. Die Esker-Lösungen können darüber hinaus jedes beliebige EDI-Format verarbeiten und entsprechen damit internationalen Vorschriften.

EDI für B2B- und B2G-E-Rechnungsstellung

Der private Sektor war aufgrund seiner enormen Effizienz der wichtigste Motor für die erfolgreiche Entwicklung von EDI. Große Unternehmen waren die ersten, die ihre Partner ermutigten, EDI-Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Immer mehr Behörden springen mittlerweile auf diesen Zug auf.

Einige forcieren EDI, um das B2B-Geschäft zu digitalisieren und die Produktivität zu steigern. In Singapur und Australien haben Behörden beispielsweise PEPPOL verabschiedet. Verschiedene Spezifikationen ermöglichen es Unternehmen damit, in verschiedenen Phasen des elektronischen Beschaffungsprozesses über ein gemeinsames Standard-EDI-Format mit öffentlichen Auftraggebern und privaten Unternehmen zu kommunizieren.

Die EDI-Rechnung ist in einigen Ländern sogar zu einer gesetzlichen Verpflichtung für die Steuerkontrolle geworden. Die Verringerung der Mehrwertsteuerlücke ist der wichtigste Motor für die Digitalisierung von Geschäfts-, Finanz-, Berichts-, Bestands-, Handels- und Logistikdokumenten. Steuerbehörden schreiben vor, dass Unternehmen in einem Land Rechnungen im EDI-Format austauschen bzw. fördern oder verlangen sogar die Verwendung eines Echtzeit-Freigabemodells (Rechnungen müssen vor oder während des Austauschprozesses an die Steuerverwaltung elektronisch gemeldet und von ihr genehmigt werden). So wird sichergestellt, dass Steuerverwaltungen vollen Zugriff auf die Rechnungsdaten der Unternehmen haben, damit sie End-to-End-Geschäftsvorgänge überwachen können.

Diese von Behörden auferlegten Vorgaben zur Rechnungsstellung haben viele Unternehmen dazu veranlasst, den technologischen Umstieg auf EDI zu wagen, um geltende gesetzliche Vorgaben einzuhalten und keine Geschäftschancen zu verpassen.

Italien als Vorreiter

Italien war das erste Land in der Europäischen Union, das die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen Privatunternehmen im Rahmen eines Freigabemodells gesetzlich vorgeschrieben hat. Die Verordnung wurde erlassen, um nicht nur Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern, sondern auch Verwaltungsverfahren zu vereinfachen.

Seit dem 1. Januar 2019 müssen Unternehmen jeder Größe EDI-Rechnungen im Fattura-PA-Format erstellen und an die Plattform der Steuerbehörde zur Weiterleitung an ihre Kunden übermitteln. Sie sind zudem verpflichtet, Fattura-PA-Rechnungen ihrer Lieferanten zu verwalten, die sie über die Plattform der Steuerbehörde erhalten. Unternehmen mussten also entweder einen Partner zur Automatisierung der EDI-Rechnungen finden, Rechnungen manuell in ein Web-Portal eingeben oder auf eigene Kosten eine eigene Direktverbindung aufbauen. Im Falle einer Nichteinhaltung drohen hohe Bußgelder.

Am Beispiel Italiens werden ähnliche Vorgaben in anderen Ländern bald folgen. Unternehmen sollten sich daher schon jetzt auf EDI vorbereiten.

Esker – Ihr Partner für die elektronische Rechnungsstellung

Esker unterstützt nachdrücklich die globale Bewegung zur Standardisierung des Austauschs zwischen dem privaten und dem öffentlichen Sektor. Die einzigartige Plattform unterstützt die Einhaltung der Anforderungen an die E-Rechnungsstellung für Lieferanten- und Kundenrechnungen in aller Welt.

Esker bietet Lösungen zur einfachen Verwaltung aller Eingabeformate (z. B. PDF, XML, jedes beliebige EDI-Format usw.) und zur Generierung aller möglichen Ausgabeformate (z. B. PDF, XML oder ERP-spezifische Formate). Die Lösungen von Esker können Daten aus einer PDF-Datei oder einer EDI-Datei eines beliebigen Formats (z. B. EDIFACT, ANSI, UBL, iDoc, XML usw.) extrahieren, mehrere Formate und Kanäle verwalten und Datenformatierungen im entsprechenden EDI-Format sowie in einem benutzerfreundlichen PDF-Format generieren. Zudem bietet Esker einen sicheren Austausch für jedes Kommunikationsformat (z. B. AS2, PEPPOL, SFTP usw.) und eine Kompatibilität mit jeder Plattform von Dienstleistern und öffentlichen Stellen (z. B. Chorus, FACe, SDI, PEPPOL usw.).

Um sein Engagement für die weltweite Kompatibilität zu stärken, ist Esker zudem ein zertifizierter PEPPOL-Zugangspunkt. So kann Esker Rechnungen für alle Empfänger im PEPPOL-Netzwerk verarbeiten, versenden und empfangen. Die Kunden von Esker sind somit „PEPPOL ready“.

Im heutigen internationalen Kontext, in dem jedes Land eigene Gesetze und Vorgaben hat, werden die Regeln für die elektronische Rechnungsstellung mit verschiedenen EDI-Formaten immer komplexer. Esker verfügt über fundierte technologische und lokale Marktkenntnisse, um seine Lösung an sich ändernde gesetzliche Anforderungen anzupassen.

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Emmanuel Olivier

Emmanuel Olivier leitet weltweit das operative Geschäft von Esker: Vertrieb, Marketing und Beratung/Dienstleistung. Außerdem verantwortet er den Finanzbereich von Esker und ist für die Finanzkommunikation bzw. Investor Relations zuständig.

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