Warnsignale, dass Ihre Buchhaltungssoftware dringend ein Upgrade braucht

Wenn Sie in Technologien oder Software investiert haben, die die Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung steigern sollen, ist es schwer zu erkennen, wann es Zeit für ein Upgrade ist. Auch wenn Sie denken, dass Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess “gut genug” ist, könnten Sie Kosteneinsparungen und andere weitreichende Vorteile verpassen, die eine modernere Software-Lösung Ihrem Unternehmen bieten kann.

Wir schauen uns in diesem Artikel an, welche Warnsignale in Ihrem Unternehmen Ihnen signalisieren, dass es Zeit ist, Ihre Kreditorenbuchhaltungs-Software auf den neusten Stand der Technik zu bringen, damit Sie von Kosteneinsparungen, erhöhter Effizienz und stabilisierten Geschäftsprozessen zu profitieren.

1. Manuelles Korrigieren von extrahierten Daten

Müssen Sie die Daten aus den ausgelesenen Rechnungen immer wieder manuell korrigieren? Laut einer Untersuchung der Association for Intelligent Information Management werden 19 % der Eingangsrechnungen immer noch vollständig manuell bearbeitet, während lediglich 1-15 % der Eingangsrechnungen nur zu 11 % automatisierten verarbeitet werden. Auf der anderen Seite werden nur 2 % der verarbeiteten Rechnungen vollständig automatisiert bearbeitet. Dies lässt – trotz etwaiger Automatisierungssoftware – auf einen hohen Anteil manueller Arbeit schließen, welche Ihre Abteilung ineffizient und für Arbeitnehmende unattraktiv werden lässt.

Letzterer Effekt sollte hierbei besonders ernst genommen werden, denn laut Insight Avenue möchten 78 % der Führungskräfte im Finanz- und Rechnungswesen das Unternehmenswachstum ohne zusätzliches Personal im Rechnungswesen unterstützen. Dies bedeutet nicht nur eine erhöhte Unterstützung der Abteilung auf Software- und Automatisierungsebene, sondern auch ein Halten der aktuellen Belegschaft durch erfüllende und wertschöpfende Arbeitsplätze.

2. Rechnungen, die im Workflow stecken bleiben

Bleiben bearbeitete Rechnungen immer noch in der Genehmigungsphase stecken? Sind Workflows zu komplex, rigide oder fehlerbehaftet, führt dies schnell zu Prozessengpässen, die Ihre Abteilung ausbremsen. Laut dem SharedServicesLink Future of Financial Shared Services Report sagten 44 % der Befragten aus, dass ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung nicht sehr flexibel seien, sie es jedoch ändern möchten. Lediglich 9 % beschrieben ihre Prozesse als sehr flexibel.

Entscheidend im Bezug auf den Erfolg von schnellen Workflows ist die Definition der Rollen:

• Kreditorenbuchhalterinnen & Kreditorenbuchhalter prüfen und buchen Rechnungen
• Prüferinnen und Prüfer überprüfen/vervollständigen die Informationen vor der Buchung
• Genehmigende genehmigen Rechnungen bzw. geben Zahlungen frei
• Einkäuferinnen und Einkäufer überprüfen Preisabweichungen
• Die Belegschaft im Wareneingang prüft Mengenabweichungen

Mithilfe von Software, die auf KI-Automatisierung basiert, werden Eingangsrechnungen automatisch an die richtigen Personen im Workflow in Übereinstimmung mit den von Ihnen definierten Regeln zugestellt. So können Sie z. B. die Reihenfolge der Benutzerinnen und Benutzern definieren, die Anzahl der Workflow-Schritte festlegen und Bedingungen definieren, die den richtigen Workflow auslösen (z. B. GL, Kostenstelle, Betrag, etc.).

3. Führungskräfte, die sich im Status Quo verstecken

Der technologische Wandel führt dazu, dass wichtige Veränderungen und geschäftliche Verbesserungspotentiale an uns vorbeigehen. Gerade Führungskräfte verpassen dadurch eine Chance, Ihren Mitarbeitenden sowie vor- und nachgelagerten Abteilungen das Leben zu vereinfachen und im Gesamten sogar das Unternehmen zu stärken.

Kontaktieren Sie uns uns lassen Sie uns über ein Upgrade Ihrer bestehenden Software-Lösung sprechen.

Über Esker

Esker steht Ihnen als erfahrener Digitalisierungspartner zu Seite und bietet eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker werden weltweit eingesetzt und beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Zugleich wird damit die Zusammenarbeit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gestärkt. Esker verfügt über Niederlassungen in Nord- und Lateinamerika, Europa und im Asien-Pazifik-Raum, wobei sich die deutschen Standorte in Feldkirchen/München und Ratingen befinden. Das in Frankreich börsennotierte Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2021 einen Umsatz von 133 Millionen Euro, zwei Drittel davon außerhalb Frankreichs. Weitere Informationen über Esker und die Lösungen des Unternehmens finden Sie unter: www.esker.de und blog.esker.de.