Wie man mit EDI den gesamten Auftragseingang digitalisiert

Elektronischer Datenaustausch (EDI) schafft digitale, schnelle und zuverlässige Prozesse – das ist bekannt. Gerade deshalb erfahren EDI-Verfahren seit vielen Jahren eine hohe Verbreitung, die nach wie vor steigt und für viele Geschäftsbeziehungen immer wichtiger wird. Dennoch: In einigen Branchen und vielen Unternehmen sind die Möglichkeiten und vor allem die Vorteile des automatisierten Austauschs von Geschäftsdaten noch nicht angekommen. Gerade bei eingehenden Bestellungen gerät dies oft zum Ärgernis.

Viele Unternehmen, gerade im Mittelstand, erhalten Bestellungen nicht oder nicht ausschließlich über EDI-Verbindungen. Die Kunden bestellen vor allem per E-Mail oder sogar noch per Postsendung oder Fax. Eine E-Mail-Bestellung kann dabei auf verschiedene Arten erfolgen: Mit einem angehängten PDF, als Bilddatei oder auch im E-Mail-Text versteckt.

Manuelle Verarbeitung führt zu Fehlern und höheren Kosten

Im Gegensatz zu EDI-Bestellungen können die Bestellungen per E-Mail, Brief oder Fax nicht sofort elektronisch weiterverarbeitet werden. Der entstehende manuelle Aufwand ist oft immens. Die Bestellung muss zunächst zum richtigen Sachbearbeiter, dieser muss die Bestellung sichten und die relevanten Daten händisch in die jeweiligen EDV-Systeme übertragen. Dieser Vorgang kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch sehr fehleranfällig. Bei der manuellen Eingabe kommt es oft zu Fehlern, die bei der weiteren Verarbeitung der Bestellungen zu weiteren Verzögerungen oder sogar falschen Lieferungen an den Kunden führen. Lange Bearbeitungszeiten und fehlerhafte Bestellverarbeitung – beides wirkt sich sehr negativ auf die Kundenzufriedenheit aus.

Die Bearbeitung der eingehenden Bestellungen ist außerdem sehr personalintensiv. Es müssen ständig ausreichende Kapazitäten vorgehalten werden, um alle Bestellungen auch bei Ausfällen durch Krankheit o.ä. bearbeiten zu können. Gibt es im Jahresverlauf dazu noch Auftragsspitzen, kommen weitere Probleme auf das Unternehmen zu: Entweder in Form von steigenden Personalkosten oder durch weitere zeitliche Verzögerungen im Bearbeitungsprozess.

Vereinheitlichung des gesamten Bestelleingangs

Die oben beschriebenen Nachteile fallen bei Unternehmen, die eingehende Bestellungen auch via EDI abwickeln, besonders ins Gewicht. Denn im Vergleich ist der zeitliche und personelle Aufwand zur Verarbeitung einer EDI-Bestellung um ein vielfaches geringer. Es gibt allerdings Lösungen, wie auch nicht EDI-fähige Kunden digital angebunden werden können. Mit Image2EDI bietet e-integration einen solchen Service.

Die Eingangskanäle des Unternehmens werden dazu zum Dienstleister “umgeleitet”. Die eingehenden Dokumente werden zunächst sortiert: Eingehende Fax-, Brief- oder E-Mail-Bestellungen werden zur Bearbeitung gehalten, andere Dokumente kategorisiert und dem Unternehmen an die gewünschte Stelle weitergegeben. Aus den eingegangenen Bestellungen werden die relevanten Informationen ausgelesen – teils mit KI-gestützer Software, teils manuell. Die Daten werden zu einer EDI-Nachricht im gewünschten Format, die beim Unternehmen direkt im ERP verarbeitet werden kann. Während des gesamten Vorgangs tritt der Dienstleister nach außen nicht in Erscheinung – die Kunden des Unternehmens senden Ihre Bestellungen nach wie vor über die ihnen bekannten Kanäle. Die verarbeitbaren Formate sind breit gefächert: Brief, PDF, Fax (TIFF), JPEG, Excel- oder Word-Dateien, E-Mail-Text – der Image2EDI-Service macht aus allen möglichen Formaten EDI-Daten. Die Verarbeitung einer Bestellung vom Eingang beim Dienstleister bis zum Eingang der EDI-Nachricht beim Untern dauert dabei im Normalfall 15 bis 30 Minuten.

Vorteile liegen klar auf der Hand

Mit der Digitalisierung des Bestelleingangs generieren Unternehmen viele Vorteile: Die Bearbeitungszeit einer Bestellung verringert sich um bis zu 75 %, die EDI-Quote steigt deutlich Richtung 100 %. Die Mitarbeiter, die vorher mit dem Abtippen der Bestellungen blockiert waren, gewinnen mehr Zeit für die “echte” Kundenbetreuung. Und auch die Fehlerquote sinkt: Nach einer Abstimmungsphase, in der der Dienstleister die speziellen Anforderungen des Unternehmens (und die der Kunden des Unternehmens) kennenlernt, sinkt die Fehlerquote schon nach kurzer Zeit auf unter 0,5 %.