Wie Sie die Einbindung von Vertriebsmitarbeitern in Forderungsprozesse minimieren

Kunden zur Zahlung aufzufordern, kann Stress und eine hohe Arbeitsbelastung für alle Beteiligten bedeuten. Das Forderungsmanagement ist ein zentraler Pfeiler zur Umsatzrealisierung, daher sollte diese wichtige Funktion so effizient und systematisch wie möglich sein. In vielen Unternehmen werden auch Vertriebsmitarbeiter in die Forderungsprozesse mit einbezogen. Das ist aus Vertriebssicht oft nicht sinnvoll, denn:

  • Die Vertriebsmitarbeiter werden von ihren Verkaufsaktivitäten abgezogen, um Anrufe bei säumigen Kunden zu tätigen. Diese Zeit hätte damit verbracht werden können, neue Kunden zu akquirieren, die ihre Rechnungen pünktlich bezahlen.
  • Die Vertriebsmitarbeiter müssen einen Weg finden, um keine Brücken zu den Kunden abzubrechen und gleichzeitig die Dringlichkeit der Zahlung zu vermitteln.

Als Vertriebsleiter haben Sie vielleicht das Gefühl, dass der Forderungsprozess wenig mit Ihrem Vertriebsteam zu tun hat – dem ist nicht so. Im Vertrieb, insbesondere im B2B-Bereich, geht es vor allem um den Aufbau von Beziehungen. Nichts kann eine sorgfältig aufgebaute Beziehung so sehr erschüttern wie ein Inkassoanruf, in dem Geld gefordert wird. Insbesondere gilt das für Kunden, die bereits bezahlt haben und für die das Geld noch nicht korrekt verbucht wurde, oder für einen Kunden, der die Zahlung immer noch zurückhält, weil die Rechnung nicht korrekt ist. Für viele Unternehmen ist der Verkauf erst dann wirklich abgeschlossen, wenn die Zahlung eingegangen ist. Keine Zahlung bedeutet keinen Verkauf und damit auch keine Provision oder Anerkennung für die Anstrengungen des Verkäufers, die zum Abschluss des Geschäfts geführt haben.

Im Folgenden finden Sie vier Optionen, die Vertriebsleiter den Kredit- und Finanzteams vorschlagen können, um Zahlungsrückstände zu vermeiden und den Zeitaufwand der Vertriebsmitarbeiter für das Forderungsmanagement zu minimieren:

  1. Wenn Ihr Unternehmen vor der Aufnahme neuer Kunden eine Bonitätsprüfung verlangt, lassen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern einen Link zu einem Online-Kreditantrag zukommen. Machen Sie es dem Kunden leicht, den Antrag auszufüllen und die entsprechenden Unterlagen an Ihre Finanzabteilung zu übermitteln, und warten Sie nicht bis nach dem Verkauf – der Prozess der Kreditgenehmigung und des Onboardings kann die Dynamik des Kunden verlangsamen. Untersuchen Sie mit Hilfe automatisierter Lösungen regelmäßig die Bonität Ihrer Kunden, um festzustellen, ob ein Kunde für eine Erhöhung des verfügbaren Kredits in Frage kommt oder ob die Buchhaltung proaktiver sein und einen Zahlungsplan einrichten muss.
  2. Schlagen Sie Ihrem Controller vor, automatische Zahlungserinnerungen an Kunden zu versenden. Im Durchschnitt zahlen die Kunden dreimal schneller, wenn sie daran erinnert werden. Wenn dies nicht einfach in Ihrem ERP-System eingerichtet werden kann, gibt es dafür kostengünstige Möglichkeiten.
  3. Fragen Sie Ihre Finanzabteilung, ob sie Kreditkarten als Zahlungsmethode akzeptieren würde, falls dies derzeit nicht der Fall ist. Je mehr Zahlungsarten angeboten werden, desto einfacher ist es, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
  4. Wenn Sie mit engen Gewinnspannen arbeiten oder viele Vorabkosten haben, um den Service für einen Kunden in Gang zu bringen, sollten Sie die Möglichkeit haben, Online-Zahlungen einfach zu akzeptieren und eine Anzahlung im Voraus zu erhalten. Eine einfache Anzahlungsmöglichkeit bedeutet, dass Ihr Unternehmen schneller mit der Ausführung des Auftrags beginnen kann. Das gleiche Zahlungsportal sollte die Möglichkeit bieten, Zahlungspläne und automatische Zahlungen für Ihre Kunden einzurichten.

Es gibt viele Gründe, warum ein Kunde mit der Zahlung in Verzug geraten kann. Wenn Ihr Finanzteam jedoch Vorkehrungen trifft, wie z. B. das Versenden eines Online-Kreditantrags und die Automatisierung laufender Kreditprüfungen, das Versenden automatischer Zahlungserinnerungen, die Bereitstellung eines Online-Zahlungsportals zur Annahme von Vorauszahlungen und die Akzeptanz zusätzlicher Zahlungsmethoden, kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass mehr Kunden pünktlich zahlen – und die Anzahl der Interaktionen der Vertriebsmitarbeiter mit säumigen Kunden reduzieren.

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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