Change Management im digitalen Rechnungseingang: 5 Tipps für eine erfolgreiche Automatisierung

Ein Mann präsentiert einen Grafen, den er auf ein Flipchart gemalt hat.

“Das haben wir schon immer so gemacht – das soll auch so bleiben“ ist häufig eine Aussage von Mitarbeitern, wenn Abneigung oder Angst vor Veränderungen besteht. Steht eine Digitalisierung des Rechnungseingangs mit seinen abteilungsübergreifenden Aufgaben bevor, sollten im Vorfeld Bedenken und Gegenströme beseitigt werden, um das Unternehmen in eine gemeinsame digitale Richtung zu lenken.
Lesen Sie im Folgenden alle wichtigen Aspekte des Change Management für Digitalisierungsprojekte und wie Sie ganz konkret vorgehen.

Was ist Change Management?

Change Management greift, sobald sich ein Unternehmen strategisch und strukturell an veränderte Rahmenbedingungen anpassen muss¹. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein Beispiel für einen aktuellen Wandel, von dem Unternehmen profitieren und durch Ablösung manueller Prozesse einen Wettbewerbsvorteil erlangen können.

Warum ist Change Management wichtig?

2020 hat uns gezeigt, dass gerade in Zeiten von Unsicherheit Veränderungen schnell und effizient umgesetzt werden müssen, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten. Im Rechnungseingang ist das nicht anders: Der Weg vom Home Office ins Büro, um Papierrechnungen zu empfangen, verursacht unnötige Kosten und Arbeitsaufwand. Auch sind das Fehlen eines digitalen Freigabeworkflows oder der Information, wem die Rechnung aktuell vorliegt, fatal. Der Übergang zur Digitalisierung des Rechnungseingangs sollte in diesem Fall also so schnell und korrekt wie möglich über die Bühne gehen. Aus diesem Grund ist ein solides Change Management als bereits bestehender Teil der Unternehmenskultur und des Business Plans essentiell, um auch in unvorhersehbaren Zeiten Veränderungen schnell umzusetzen und das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Auch außerhalb von Krisenzeiten herrschen im konservativen Rechnungseingang papierlastige Prozesse vor, die zu Ineffizienz und erhöhten Kosten durch manuelle, fehleranfällige und unmotivierende Aufgaben führen. Eine Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse durch eine Softwarelösung liegt für Unternehmen klar auf der Hand: Mitarbeiter arbeiten beispielsweise motivierter und können sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, Kosten werden verringert und das Risiko für Fehler minimiert.

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Change Management als Teil der Unternehmenskultur

Am Ende des Tages sollte jedes Unternehmen mit Veränderungen planen können und eine Kultur vorweisen, die Veränderungen nicht fürchtet, sondern ihnen zuversichtlich entgegensieht. Dies bildet eine grundlegende Voraussetzung, um die nötige Disziplin in der Ausführung, Implementierung und langfristigen Umsetzung erreichen zu können.
Vertrauen spielt dabei eine zentrale Rolle. Bauen Sie auf eine starke und glaubwürdige Unternehmensführung, mit welcher sich Mitarbeiter identifizieren können. Eine gemeinsame Unternehmensvision, Respekt, Motivation und eine transparente Kommunikation und Verantwortung tragen dazu bei. Auf Basis dieser Werte sind Mitarbeiter viel eher dazu bereit, Sie in einem Change Prozess zu begleiten und diesen konstruktiv mit Ihnen zu führen.

Die Psychologie hinter dem Wandel

Das Kübler-Ross-Modell beschreibt einen Change Prozess aus Sicht der betroffenen Mitarbeiter. Hierbei werden die folgenden Phasen durchlaufen:

  • Schock bei der Ankündigung der Veränderung
  • Abstreiten durch Suchen nach gegenteiligen Beweisen oder dem Nichtglauben
  • Frustration durch die Erkenntnis, dass Dinge anders werden
  • Melancholie durch schlechte Stimmung und geringe Energie
  • Ausprobieren der neuen Situation; erstmaliges Engagieren
  • Lernen wie in der neuen Situation zu arbeiten ist; positivere Stimmung
  • Integration der Veränderung; neue Sichtweise

Ziel des Unternehmens sollte es sein, die Phasen 1 – 4 so kurz wie möglich zu halten oder sogar gar nicht erst aufkommen zu lassen. Dies kann unter anderem durch eine Beteiligung des Mitarbeiters von Anfang an geschehen, denn letztendlich sind Mitarbeiter im Rechnungseingang diejenigen, die mit der Lösung arbeiten werden.

Folgen Sie diesen 5 Tipps für einen erfolgreichen Change Prozess

#1 Erläutern Sie den Mitarbeitern die Notwendigkeit zur Digitalisierung und nehmen Sie ihnen die Ängste. Nennen Sie die Vorteile nicht nur aus unternehmerischer Sicht (wie beispielsweise Kostensenkungen oder ein schnellerer Prozess), sondern denken Sie auch aus Perspektive des Mitarbeiters: durch eine Digitalisierung ergeben sich höherwertigere Aufgaben, da langwierige Prozesse wie das manuelle Erfassen von Eingangsrechnungen oder stundenlanges Suchen von Rechnungen in Archiven gänzlich wegfallen. Lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter sprechen und fragen Sie, was sie aktuell am bisherigen Rechnungseingangsprozess stört. Sie werden somit von Anfang an mit Verständnis und Engagement auf der Seite der Veränderung stehen, da Sie ein Teil davon sind und direkt Einfluss ausüben können.

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#2 Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder. Dazu gehören an vorderster Front die Mitarbeiter im Rechnungseingang, IT-Mitarbeiter, Einkäufer (diejenigen, die Bestellungen anfertigen) sowie Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung und dem Controlling. Beachten Sie zudem die individuellen Persönlichkeiten, Fähigkeiten und Ziele. Führen Sie Diskussionsrunden mit allen relevanten Stakeholdern, um den aktuellen Status Ihrer Rechnungseingangsverarbeitung zu analysieren, Verbesserungschancen zu identifizieren, Geschäftsanforderungen zu erfassen und den Umfang des Projekts zu definieren.

#3 Zeigen Sie Transparenz und kommunizieren Sie den Fortschritt des Projektes in regelmäßigen Abständen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Feedback zu erhalten und dieses noch vor der Implementierung der Lösung umzusetzen.

#4 Seien Sie realistisch in Bezug auf die erforderliche Aufgabenverteilung und die Ressourcenverwendung für die Einführung der Lösung. Unterschätzen Sie die benötigten Ressourcen für die Implementierung der Softwarelösung, kann dies die Tür für potenzielle Probleme öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Ressourcen für IT-Support, Systemadministration, Tests, Schulungen und Go-Live-Aufgaben bereitstellen und verteilen. Einige Unternehmen beschäftigen sogar Zeitarbeitskräfte, um Key User im Vorfeld der Systembereitstellung zu entlasten und mehr Zeit für die Schulung ihrer Kollegen und das Testen des neuen Systems zu verwenden.

#5 Machen Sie den Change Prozess zum Teil Ihrer Unternehmenskultur. Durch Ihre Vorgehensweise zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie ein Veränderungsprozess aussehen kann: Mitarbeiter, die eingebunden werden, Feedback das verstanden und umgesetzt wird, offene Kommunikation des Fortschritts. Dadurch wird Ihr gesamtes Team mit einer deutlich positiveren Einstellung zukünftige Veränderungen mittragen.

Über Esker

Esker bietet eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker werden weltweit eingesetzt und beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Zugleich wird damit die Zusammenarbeit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gestärkt. Esker verfügt über Niederlassungen in Nord- und Lateinamerika, Europa und im Asien-Pazifik-Raum, wobei sich die deutschen Standorte in Feldkirchen/München und Ratingen befinden. Das in Frankreich börsennotierte Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2020 einen Umsatz von 112 Millionen Euro, zwei Drittel davon außerhalb Frankreichs. Weitere Informationen über Esker und die Lösungen des Unternehmens finden Sie unter: www.esker.de und blog.esker.de.

¹ https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/change-management-28354