Die Lebensmittelindustrie automatisiert Order-to-Cash-Prozesse

Die Bearbeitung von Aufträgen und anderen eingehenden Dokumenten ist ein kritischer Faktor für alle Unternehmen, da sie ein bedeutender Bestandteil der Geschäftsabwicklung ist. Aber für die Nahrungsmittel- und Getränkeindustrie (F&B) hat das, was in der Zeit zwischen Auftragseingang und Auslieferung geschieht, weitaus größere Auswirkungen. Warum? Hier sind drei Gründe:

1. ZEITKRITISCHER PROZESS Geschwindigkeit und Genauigkeit in der Lieferkette sind wichtig, weil Unternehmen verderbliche Waren herstellen und vertreiben. Verzögerungen oder Fehler können sich erheblich auf die Liquidität auswirken.
2. SICHERHEIT UND PROZESSTRANSPARENZ Die F&B-Industrie ist mit einer Vielzahl von Vorschriften und Sicherheitsanforderungen konfrontiert.
3. BRANCHENWACHSTUM Trotz schwankender Rohstoffkosten ist F&B in Bezug auf das Wachstum eine der wenigen beständigen Branchen. Die Herausforderung liegt in der Bewältigung des steigenden Auftragsvolumens.

Intransparente und traditionelle Prozesse sind wie Sand im Getriebe:

• Verzögerungen bei der Auftragserfüllung
• Höhere Fehlerquote bei der Auftragseingabe
• Erhöhte Kosten für Wiedereinlagerung und Abschreibung
• Unfähigkeit, Dokumente zu priorisieren und zu überwachen
• Schlechte Reaktionsfähigkeit auf Kundenanfragen
• Erhöhtes Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften

Unternehmen können sich diese Probleme mit direkten Auswirkungen auf die Lieferketten nicht leisten. Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Ein einziger Fehltritt kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Die Herausforderungen mögen zwar komplex sein, doch die meisten haben ihren Ursprung in einer einzigen Quelle: einer schlecht aufgestellten Auftragsverarbeitung.

Einige der größten Herausforderungen für die Lieferkette in einer Umgebung mit manueller Auftragsverwaltung sind:

• Falsche oder unvollständige Bestellungen verlangsamen den Auftragseingangszyklus und die termingerechte Lieferung, was sich negativ auf den Zahlungseingang und den Cashflow auswirkt.
• Mangelnde Auftragstransparenz, die Supply-Chain-Verantwortliche dem Risiko aussetzt, Kunden-SLAs zu verpassen, eine ungenaue Bedarfsplanung sowie keine Transparenz entlang der Prozesskette für Distributionszentren
• Geringe Kundenzufriedenheit aufgrund mangelnder Transparenz über ihre Aufträge und Verzögerungen bei der Produktlieferung
• Hohe Kosten aufgrund von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe und unklare Zuständigkeiten in der Lieferkette

Besonders kritisch: Jedes auftragsbezogene Problem betrifft das Unternehmen im Order-to-Cash-Zyklus mit Prozessen einschließlich Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Zahlungszuweisung. Die Aufträge in dieser Branche kommen von Einzelhändlern, Vertriebsunternehmen oder Großhändlern und weisen eine große Vielfalt an Formaten und Besonderheiten auf, die im Hinblick auf eine effiziente Digitalisierung berücksichtigt werden müssen.

Automatisierung hilft gegen Prozess-Silos

Durch den Einsatz einer vollständig integrierten Order-to-Cash-Plattform, wie Esker sie bietet, sind Unternehmen in der Lage, die Silos in ihrem Unternehmen aufzubrechen, Aufträge transparent zu erfassen und eine neue globale Strategie für die Arbeitsweise von Teams zu erstellen.

Die Auftragsverarbeitungslösung von Esker bietet folgende Vorteile:

• Verbesserung der Bearbeitungszeit für eine Bestellung
• 100%ige Sichtbarkeit aller Aufträge in der Auftragswarteschlange
• Vollständige Nachvollziehbarkeit der Auftragsdokumente unabhängig vom Eingangskanal (EDI, Web-Eingabe, Fax oder E-Mail)
• Das Supply-Chain-Team kann die Aufträge überwachen, die auf ihre Bearbeitung warten, und kann so proaktiver planen
• Entlastung der Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben und mehr Zeit für Projekte mit Potenzial zur Umsatzsteigerung
• Automatisierung des Reportings durch anpassbare Dashboards
• Wettbewerbsvorteil durch starkes Kundenerlebnis

One size doesn´t fit all. Esker bietet Ihnen genau das: Entscheiden Sie sich für eine skalierbare Lösung, in die Sie hineinwachsen können und die flexibel an Ihre individuellen Anforderungen für die Auftragsverarbeitung anpassbar ist.

Zwei Erfolgsbeispiele mit SAP®:

Hero Spain implementierte die Order Management-Lösung von Esker, um die Verarbeitung von über 27.000 Bestellungen pro Jahr zu automatisieren. Die Lösung identifiziert das mit der Bestellung verbundene Vertriebsgebiet, zeigt eine nach Prioritäten geordnete Listenansicht an und bietet Live-SAP®-Simulationsfunktionen bei der Validierung von Bestellungen.

GBfoods, ein spanisches multinationales Lebensmittelunternehmen, hat, nach erfolgreicher Automatisierung aller eingehenden Bestellungen, den Bereich Deduction Claims hinzugenommen. Dazu gehören Belegdokumente wie Handels- und Rechnungen aus Sonderaktionen. Die Gründe für Deduction Claims sind vielfältig: Zwischenfälle während Warentransport, Lieferung oder Empfang, fehlerhafte Rechnungsstellung oder Auftragsvergabe sowie häufig auftretende Abweichungen bei Sondervereinbarungen z. B. Mengenrabatte oder Sonderangebote an der Verkaufsstelle.

Erreichte Vorteile:

• 500 Stunden Zeitersparnis im Kundendienst dank automatisierter Bearbeitung von Deduction Claims
• 50 % der Sonderaktions-Rechnungen werden in unter 1 Minute bearbeitet
• Erhöhte Claims-Transparenz führt zu genauerer Buchführung
• Verbesserte Kategorisierung der Lieferprioritäten

Automatisierung steigert nicht nur die Effizienz und Genauigkeit der Lieferkette, sondern gibt den Unternehmen auch die notwendigen Daten und Analysen an die Hand, um Kundenbeziehungen und Geschäftsabläufe zu verbessern.