Digitale Automatisierungslösungen & GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung)

Unternehmen, welche verpflichtet sind, eine Buchhaltung zu führen, stehen vor einer Reihe von Richtlinien, Gesetzen und Vorschriften. Um eine strukturierte und rechtlich einwandfreie Buchhaltung zu gewährleisten, existieren die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Demnach muss eine Buchführung alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abbilden und aufbewahren.

GoBD und die Digitalisierung

Die GoBD spielen natürlich auch beim Einsatz von IT-gestützen Systemen wie Automatisierungslösungen in den Bereichen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung eine Rolle. Hierzu wurden die GoBD überarbeitet und an eine digitale Infrastruktur angepasst.

So wurde etwa die bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte ermöglicht und bei Konvertierung von Originaldaten in ein Inhouse-Format müssen die ursprünglichen Dateien nun nicht mehr aufbewahrt werden. Zudem ist die Aufbewahrung der strukturierten Daten anstelle der bildhaften Dokumente bei so genannten “Mehrstücken” ausreichend. Werden etwa über eine Banking-Anwendung oder eine Schnittstelle von Zahlungsdiensten strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser Daten aus. Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente (z. B. PDF-Kontoauszüge oder E-Mails mit Umsatzübersichten) müssen nicht mehr aufbewahrt werden, sofern sich die strukturierten Daten mindestens genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Original.

Die Pflichten der GoBD

Die Anforderungen, die für die Besteuerung relevant sind oder zum Verständnis der steuerbezogenen Unterlagen beitragen, sind in den GoBD festgehalten. Gemäß § 146 AO müssen Buchungen die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Durch das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ muss jeder Geschäftsvorfall anhand eines Beleges nachgewiesen werden, denn beim Beleg beginnt die Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle. Im Falle von Audits soll durch eine lückenlose Dokumentation zudem Dritten die Möglichkeit gegeben werden, Geschäftsfälle nachvollziehen zu können. Daher ist der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit besonders im Rahmen von Betriebsprüfungen essentiell.

Vollständigkeit

Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist festzuhalten. So sind für Einnahmen und Ausgaben pro Beleg eine eindeutige Belegnummer, das Belegdatum, Betrag und Mengenangaben, Belegaussteller und -empfänger zu erfassen. Zudem spielen auch die Aufbewahrungsfristen eine essentielle Rolle. Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen demnach nicht vor Ablauf der jeweiligen Frist von 6 oder 10 Jahren entsorgt werden. Da jedes Unternehmen individuell für die vollständige Dokumentation seiner Geschäftsfälle verantwortlich ist, bieten Automatisierungslösungen eine verlässliche Unterstützung.

Richtigkeit

Alle Geschäftsvorfälle, die in einem Unternehmen auftreten, müssen wahrheitsgemäß dokumentiert werden. Das bedeutet, dass die tatsächlichen Verhältnisse abzubilden sind, beispielsweise die korrekte Kontierung unter Einhaltung der rechtlichen Gegebenheiten.

Zeitgerechtigkeit

Geschäftsvorfälle sind unmittelbar und zeitnah nach deren Eintreten buchhalterisch festzuhalten. Der Begriff „zeitnah“ wird nach den GoBD durch eine Zeitspanne von 10 Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung als „unbedenklich“ definiert. Ein- und Ausgaben der Kasse (Barmittel) sind täglich zu erfassen. Hintergrund der zeitgerechten Buchung ist die Vermeidung von Manipulationen, indem Geschäftsvorfälle durch die zeitliche Verschiebung anders gebucht werden.

Ordnung

Buchungen sind systematisch zu erfassen und für Dritte (beispielsweise bei Audits) nachvollziehbar sein. Somit soll eine übersichtliche Buchführung gewährleistet werden, um Steuerberatern und Betriebsprüfern eine schnelle Orientierung zu ermöglichen.

Unveränderbarkeit

Zu jedem Zeitpunkt der Aufbewahrung muss der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments feststellbar sein. Änderungen oder Löschungen in vorhandenen Dokumenten müssen lückenlos dokumentiert werden. Somit soll eine durchgängige Protokollkette von Belegen, Grundaufzeichnungen und Buchungen sichergestellt sein. Mithilfe dieses Prinzips werden Überschreibungen oder Fälschungen vermieden. Eine Änderungshistorie gibt darüber Aufschluss.

In Automatisierungslösungen für den Rechnungseingang und –ausgang werden diese Grundregeln gewährleistet. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen werden Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen und verhindern somit Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen könnten. Mitarbeiter haben dadurch Zeit für höherwertigere Aufgaben.