Elektronischer Datenaustausch: Altes Eisen oder Baustein für die Zukunft?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) gehört wahrlich nicht zu den neuesten Trends: EDI-Verfahren werden seit gut fünf Jahrzehnten eingesetzt, um Geschäftsnachrichten wie Bestellungen oder Rechnungen automatisiert zwischen Unternehmen auszutauschen. Bereits seit Ende der 1970er-Jahre gibt es Standards und entsprechende Nachrichtenformate, die die EDI-Datenströme standardisieren und dafür sorgen, dass beispielsweise Unternehmen einer Branche die gleiche (EDI-)Sprache sprechen. EDI ist damit deutlich älter als andere Verfahren und Methoden, die in den vergangenen Jahren und aktuell im Zuge der Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen Verbreitung finden. Gehört der “klassische” elektronische Datenaustausch also zum alten Eisen und wird in naher Zukunft auf das Abstellgleis gefahren oder bleibt EDI auch in Zukunft ein wichtiges Instrument für Unternehmen?

Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Nein, EDI wird mit Sicherheit nicht so schnell außer Mode geraten. Für die längere Antwort werfen wir einen genaueren Blick auf ein paar der Gründe, warum das so ist.

EDI = Automatisierung & Standardisierung = Digitalisierung

Wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht, sind zwei Faktoren elementar wichtig. Zum einen müssen die einzelnen Prozessschritte automatisiert werden, damit der digitale Prozess reibungslos abläuft. Zum anderen muss eine Standardisierung, vor allem der entsprechenden Daten stattfinden, sodass diese die einzelnen Prozessschritte ohne Fehler durchlaufen können und auch in Verbindung zwischen Systemen funktionieren (zum Beispiel bei der Übertragung von Daten zwischen verschiedenen ERP-Systemen).

Beide Faktoren gehören zu EDI wie das Salz zum Meer. EDI steht für Automatisierung und Standardisierung, sodass elektronischer Datenaustausch ein Baustein für die Digitalisierungsstrategie eines jeden Unternehmens darstellen kann. Mit der Nutzung von EDI beim Datenaustausch zwischen Unternehmen werden die Prozessschritte automatisiert, die bei manueller Verarbeitung die meiste Zeit kosten: Empfang/Versand, Prüfung, Eingabe und Weiterleitung an die richtige Stelle im Unternehmen. Dank der existierenden Nachrichtenstandards, die den Aufbau einer EDI-Nachricht vorgeben, wird die Standardisierung erreicht.

Abbildung rechtlicher Anforderungen

EDI spielt auch für die elektronische Rechnungsstellung eine Rolle. Die aktuellen Entwicklungen weisen in eine eindeutige Richtung: In Zukunft wird es tendenziell immer mehr Verpflichtungen zur E-Rechnung geben. Sind in Deutschland (seit November 2020) nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen von der E-Rechnungspflicht betroffen, müssen in anderen Ländern (z. B. Italien) bereits alle B2B-Rechnungen in elektronischer Form versendet werden. Mit EDI werden die Anforderungen der E-Rechnung optimal abgebildet. Die rechtlichen Anforderungen umfassen für gewöhnlich den Versand der elektronischen Rechnungen in einem bestimmten Format an eine bestimmte Plattform. Für Unternehmen, die EDI für die Rechnungsstellung einsetzen, ist das lediglich eine weitere Anbindung und die Umsetzung eines weiteren Formats. Ist die Anbindung einmal aufgesetzt, kann der rechtskonforme Rechnungsversand ohne weiteres Zutun erfolgen.

Zudem gelten, beispielsweise in Deutschland, EDI-Rechnungen in den entsprechenden Regelungen als sicher und müssen nicht zusätzlich elektronisch signiert werden. Ferner lässt sich auch die rechtskonforme Archivierung mit EDI-Rechnungen effizient realisieren.

Plattformen und Shops mit EDI anbinden

Ein weiteres Thema, dass immer wichtiger wird, sind Plattformen und Shops, über die Kunden Waren bestellen können. Diese Verkaufskanäle werden auch im B2B-Umfeld zunehmend wichtiger und zeigen in den letzten Jahren konstant zweistellige Wachstumsraten. Viele Kunden erwarten heute, dass sie Produkte auf Plattformen und Shops finden und kaufen können. Dieser Trend wird sich fortsetzen – und für viele Unternehmen ist es wichtig, hier mitzuziehen, um nicht den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren.

Unternehmen können die Plattformen und Shops mit EDI in ihre bestehenden Geschäftsprozesse integrieren. Das hat den Vorteil, dass für die neuen Verkaufskanäle keine Doppelstrukturen geschaffen werden müssen und die Prozesse wie gewohnt, und mit EDI automatisiert, ablaufen können. EDI ist also auch für die zukünftige Vertriebsstrategie ein wichtiger Baustein!

Fazit

Elektronischer Datenaustausch ist den Kinderschuhen schon längst entwachsen, das Rentenalter ist aber noch lange nicht in Sicht. Unternehmen sollten EDI in ihre strategischen Planungen mit einbeziehen und die möglichen Vorteile in Sachen Automatisierung und Effizienz für sich nutzen. Wie EDI fit für die Zukunft gemacht werden kann, haben wir für Sie in unserem White Paper “5 wichtige Schritte für den zukunftsfähigen elektronischen Datenaustausch” zusammengefasst: Hier geht’s zum Download

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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