Ihr Projekt zur Automatisierung des Rechnungseingangs muss warten? Handeln Sie bereits jetzt!

Einige Unternehmen haben aktuell Probleme mit der manuellen Verarbeitung von Eingangsrechnungen aus dem Home Office: Sie müssen noch mehrmals pro Woche in ihr Büro, um ihre Papierrechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Leider sind derzeit nicht alle Unternehmen in der Lage, eine Automatisierung der Eingangsrechnung in der Kreditorenbuchhaltung voranzutreiben. Trifft dies auf Sie zu, sollten Sie sich unsere folgenden Tipps ansehen.

Best Practices für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen – vor der Automatisierung

Wenn Ihr Unternehmen in der momentanen Lage kein Automatisierungsprojekt initiieren kann, finden Sie hier einige nützliche Tipps und Strategien, mit denen Sie sich auf eine erfolgreiche Implementierung in der Zwischenzeit vorbereiten können.

Organisatorische Struktur:

Zentralisieren Sie dezentrale Prozesse, wenn dies möglich ist: Gibt es Shared Services Center, die berücksichtigt werden müssen? Falls ja, tun Sie dies zuerst und versuchen Sie anschließend, diese Prozesse zu automatisieren.

Prozessspezifisch:

• Nehmen Sie den Workflow unter die Lupe: Optimieren, standardisieren und dokumentieren Sie den Workflow für jeden Prozess
• Überlegen Sie, wer außerhalb des Workflows während und nach der Verarbeitung Einsicht in die Rechnungen haben muss (z. B. Auditoren, Manager, Datenanalysten usw.)
• Lassen Sie Ihren Freigabeprozess für Rechnungen ohne Bestellbezug dokumentieren. In der Regel steckt das benötigte Wissen für eine Freigabe in den Köpfen der Mitarbeiter, in Excel-Tabellen, Post-Its usw. Jetzt ist es an der Zeit, zu dokumentieren!
• Beziehen Sie bei Rechnungen mit Bestellbezug den Einkauf in den Prozess ein. Der Aufbau der Bestellungen, die im ERP erstellt werden, übt einen entscheidenden Einfluss auf den finalen Rechnungsabgleich aus. Je konformer die Bestellungen geschrieben sind, desto besser passen sie am Ende zur Rechnung
• Berücksichtigen Sie die Kanäle des Dokumenteneingang: Wie werden Rechnungen empfangen? Werden diese eingehenden Kanäle auch für andere Zwecke verwendet? Optimieren / Wählen Sie die elektronische Zustellung, wenn dies möglich und sinnvoll ist
• Überlegen Sie, wie Rechnungen empfangen und verwaltet werden: Kommen die Rechnungen über alle Buchungskreise hinweg an eine E-Mail-Adresse oder an verschiedene E-Mail-Adressen?
• Senden Ihre Lieferanten mehrere Rechnungsanhänge pro E-Mail, mehrere Rechnungen in einem einzigen Anhang oder eine E-Mail und eine Rechnung?
• Strategieentwicklung: Planen Sie Szenarien gründlich aus. Was macht Sinn zu automatisieren? Was nicht? Gibt es eine andere Art und Weise?

Sichtbarkeit:

• Reporting: Messen und berechnen Sie wichtige KPIs und bestimmen Sie, was für die Zukunft benötigt wird
• Rückstellungen: Wie werden sie gemacht?
• Zeit vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung: Wie messen Sie dies?
• Was ist das Ziel in einem Automatisierungsprojekt in Bezug auf die oben genannten Punkte?
• Wie ist das Verhältnis zwischen Rechnungen mit und ohne Bestellbezug?

Daten / IT:

Die Bereinigung Ihrer Stammdaten (Lieferanten, Bestellinformationen usw.) ist von entscheidender Bedeutung: Vollständige und korrekte Daten in der Qualitätssicherung können einen großen Unterschied darin machen, wie gut die Tests der späteren Automatisierung verlaufen
Bereiten Sie eine Aufstellung solcher Lieferanten vor, die in den zukünftigen Prozess einbezogen werden. Hierzu gehört das Volumen der Rechnungen mit und ohne Bestellbezug pro Jahr, ein Ranking der Top-Lieferanten nach Volumen, und das bereits erreichte Umsatzvolumen. Dies hilft dabei, spätere Features der späteren Automatisierungslösung während des Projektzyklus zu bestimmen.

Change Management:

Kommunizieren Sie die Änderungen, die in Ihren Teams vorgenommen werden sollen, und ziehen Sie die wichtigsten Stakeholder aus verschiedenen Bereichen hinzu. Benutzerakzeptanz fördert den Erfolg in allen Projekten!
Bereiten Sie Ihre gesamte Organisation vor: Sobald Sie Ihren Freigabeprozess dokumentiert haben, lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie sich auf die Automatisierung dieses Prozesses vorbereiten.
Stellen Sie die richtigen Teammitglieder für das Projekt bereit. Dies umfasst Ihre IT sowie Key User (Finanzbuchhalter, Einkäufer). Denken Sie an die anderen Rollen in Ihrem Unternehmen, die am Projekt beteiligt werden können (Prüfer, Manager, Datenanalysten usw.)
Informieren Sie Benutzer darüber, dass sie während der Projektimplementierung eine Zeit lang das System testen werden. Für den Erfolg des Projekts ist es essentiell, den Benutzern Zeit für das Projekt zu geben.

Es gibt verschiedene Strategien, die Unternehmen anwenden, um die geschäftlichen Auswirkungen des Wartens auf die Bereitstellung eines Automatisierungsprojekts zu bewältigen (z. B. Schutz der Cashflow-Marge, Investition in höhere Effizienz usw.). Ist jetzt die Zeit für eine informelle Prüfung Ihrer Prozesse? Können Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, einschließlich der strategischen Vision für ein bis fünf Jahre?

Automatisierung bringt Sie voran!

Abhilfe schafft eine zentralisierte, automatisierte Lösung für den Rechnungseingang, die alle Rechnungen unabhängig vom Kanal (und Format) in einen vorgegebenen Erfassungs-, Validierungs- und Zahlungsworkflow bringt und gleichzeitig die Buchung im zentralen ERP- oder Warenwirtschaftssystem vorbereitet. Mit einer solchen Lösung ist es ebenfalls möglich, alle relevanten Daten (Stammdaten, Reklamationen & Gutschriften, die Rechnungen selbst uvm.) an einem Ort für alle Beteiligten verfügbar zu machen. Das schafft Transparenz!

Die Cloud-Lösung für den Rechnungseingang von Esker schafft all diese Vorteile. Mit Hilfe moderner, KI-gesteuerter Technologien wird die Verarbeitung von Eingangsrechnungen stark vereinfacht. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Homepage.