Latente Kostenlecks im Accounts Payable: Wo befinden sich unentdeckte Prozesskosten?

Einleitung

Steigende Kosten sind per se bereits ein Problem für Unternehmen und Kreditorenbuchhaltungen. Schleichen sich jedoch zusätzlich Kosten ein, die unbemerkt bleiben, wird die Abteilung schnell zum reinen Kostenfaktor statt zur agilen und effizienten Schnittstelle und verliert dadurch ihren unternehmerischen Wert.

In unserem Blogartikel werden Kostenlecks identifiziert, die sich subtil in Kreditorenbuchhaltungen einschleichen und für schlechtere Ergebnisse sorgen. Gleichzeitig werden Handlungsempfehlungen gegeben, um diese Kostenlecks zu schließen und die Kreditorenbuchhaltung zu einem schlanken und flexiblen Wertezentrum zu machen, das ein hohes strukturelles Ansehen innerhalb der Organisation genießt.

Kostenleck #1: Kumulierte Mahngebühren

Die Relevanz von Mahngebühren, die sich auf sukzessive und subtile Weise über das Geschäftsjahr hinweg kumulieren und Unternehmensgewinne schmälern, wird häufig nicht bewusst wahrgenommen. Dabei sind Mahngebühren grundsätzlich sehr gut vermeidbar, sollten Workflows agil und klar gestaltet sein und entsprechende KPIs Aufschluss über diese Aufwände geben.

Warum sind Mahngebühren Kostenlecks?

Viele Unternehmen sind jedoch in regelmäßigen Abständen von Mahngebühren betroffen, da Faktoren wie Zahlungsmoral oder Arbeitsabläufe mängelbehaftet sind. Auf ein Geschäftsjahr betrachtet können Mahngebühren zu einem immensen Kostenleck werden, welches aufgrund anderer omnipräsenter Aufwendungen unentdeckt zu bleiben droht.

Was hat dieser Kostenleck mit der aktuellen Zinslage zu tun?

Die Zinsen ziehen seit einiger Zeit wieder kräftig an und auch der Basiszinssatz ist von dieser Erhöhung betroffen. Bis 2022 ist dieser stetig gesunken bzw. verblieb auf einem niedrigen Niveau, zuletzt bei -0,88 %. Seit dem 01.01.2023 beträgt der Basiszinssatz 1,62 %.1 Warum dieser Umstand für das Thema Kostenlecks wichtig ist? Gegenüber Schuldnern im B2B sind Verzugszinsen von 9 % über dem Basiszinssatz erlaubt. Somit ergibt sich ein aktueller Verzugszinssatz von 10,62 %, was abhängig vom ausstehenden Rechnungsbetrag und der Verzugsdauer in hohen Summen resultieren kann. Außerdem gilt für den Bereich B2B eine Pauschalisierung von Mahnauslagen, die der § 288 Abs. 5 BGB regelt. B2B-Kunden dürfen diesem Paragraphen nach sofort nach Verzugseintritt 40 EUR pauschal als Mahnkosten in Rechnung gestellt werden.

Der wirtschaftliche bzw. bilanzielle Einfluss von Mahnkosten in jeglicher Form hängt selbstverständlich auch vom Volumen der Mahnungen und der Zahlungsmoral selbst ab. Trotzdem gilt: You can’t manage what you don’t measure. Moderne Software-Lösungen für den elektronischen Rechnungseingang und die Kreditorenbuchhaltung bieten übersichtliche und individualisierbare Dashboards, die relevante KPIs in grafisch aufbereiteter Form anzeigen. Führungskräfte und Verantwortliche können somit drohende Mahngebühren direkt einsehen und schnell agieren, um ein Kostenleck gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Kostenleck #2: Ineffiziente KVP & Teilautomatisierung

Viele Unternehmen haben kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) geschaffen, um Arbeitsabläufe langfristig und unter ständiger Bestandsanalyse zu optimieren. Werden die vorangegangenen Argumente erneut herangezogen, lässt sich hier schnell auf eine (pro)aktive unternehmerische Handlungsweise schließen. Grundsätzlich ist dies auch richtig, jedoch existieren viele Unternehmen, die ihre Prozesse lediglich auf manueller oder teilautomatisierter Ebene verbessern und nicht das Potential einer vollumfänglichen Automatisierung nutzen.

Wie schaden mangelhafte Verbesserungsprozesse der Buchhaltung?

Sollten beispielsweise Eingangsrechnungen elektronisch – also per E-Mail, EDI oder PDF – eintreffen, diese anschließend jedoch ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet werden, ist der initiierte digitale Ansatz vergebens, da sich keine Synergieeffekte einstellen können. Wenn Software-Lösungen für das Erfassen von Eingangsrechnungen genutzt werden, diese jedoch keine Funktionen zur Verbuchung, Bezahlung oder Archivierung bieten, ist ebenfalls nur eine Teilautomatisierung – und damit auch nur ein Teilerfolg – zu verzeichnen.

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Teilautomatisierung vs. ganzheitliche Automatisierung

Im Gegensatz zur Teilautomatisierung ermöglicht eine ganzheitliche Automatisierung die Nutzung von Funktionen wie der automatisierten Zuordnung von Line Items sowie dem Vorhersagen von Konten, Kostenstellen und Steuercode. Auch ein 3-Way-Matching – ein Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingangsdokument – wird bei bestellbezogenen Rechnungen ermöglicht.

Kostenlecks entstehen durch diesen fehlerhaften Ansatz, indem Kosten für die Implementierung und Prozessoptimierung in einem schlechten Verhältnis zu den erwünschten Effekten (Zeit- und Kostenersparnis durch agile Prozesse) stehen. Daher sollten Unternehmen sich einer Vollautomatisierung annehmen, um einen bestmöglichen ROI erzielen zu können, eine zukunftssichere Lösung zu erhalten und z. B. auch von Dunkelbuchungen („Touchless“) profitieren zu können.

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1 Deutsche Bundesbank (2023) Basiszinssatz nach § 247 BGB. https://www.bundesbank.de/de/bundesbank/organisation/agb-und-regelungen/... [02.03.2023].