Rechnungseingang mit KI: 10 Schritte zur Perfektionierung Ihrer Accounts Payable-Workflows

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Finanzprozesse zu verbessern und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Ein Bereich, der erhebliche Optimierungsmöglichkeiten bietet, ist der Rechnungseingang, welcher vor allem die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable oder kurz „AP“) umfasst. Künstliche Intelligenz („KI“) ist in aller Munde und mit einer Nutzung dieser Technologie in Unternehmen lassen sich Accounts Payable-Workflows revolutionieren, indem Abläufe rationalisiert und höhere Effizienzen erreicht werden. In diesem Artikel gehen wir auf die Vorteile des Einsatzes von KI in der Kreditorenbuchhaltung ein und bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Perfektionierung des Rechnungseingangs mit KI.

Welche Bedeutung hat KI im Rechnungseingang?

KI in Finanzprozessen bezieht sich auf die Anwendung von Technologien der künstlichen Intelligenz zur Automatisierung und Verbesserung von Finanzvorgängen, insbesondere in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. KI-gestützte Software-Lösungen können große Mengen von Finanzdaten analysieren, relevante Informationen extrahieren und Aufgaben ausführen, die traditionell manuelle Eingriffe erfordern. Der Status quo der KI in Finanzprozessen entwickelt sich rasant, wobei Fortschritte in der Verarbeitung natürlicher Sprache, im maschinellen Lernen und in der robotergestützten Prozessautomatisierung die Einführung intelligenter Automatisierungslösungen vorantreiben.

Welche Vorteile haben Unternehmen, die KI im Rechnungseingang einsetzen?

Die Implementierung von KI im Rechnungseingang bietet Unternehmen mehrere überzeugende Vorteile:

• Gesteigerte Effizienz: KI-gestützte Systeme können manuelle und langwierige Routineaufgaben wie die händische Dateneingabe ins ERP, die Rechnungsbearbeitung und papierbasierte Workflows automatisieren, was zu schnelleren und genaueren Abläufen führt. So können sich die Finanzteams auf höherwertige Tätigkeiten und strategische Entscheidungen konzentrieren.
• Kosteneinsparungen: Durch die Verringerung des manuellen Aufwands und die Beseitigung von Fehlern kann KI die Betriebskosten im Zusammenhang mit AP-Prozessen erheblich senken. Unternehmen können ihre Ressourcen für wertschöpfendere Tätigkeiten einsetzen oder durch rationalisierte Arbeitsabläufe Kosteneinsparungen erzielen.
• Größere Genauigkeit und Compliance: KI-Algorithmen sind in der Lage, sämtliche Daten im Rechnungseingang konsistent und genau zu verarbeiten, wodurch das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung von Vorschriften verringert wird. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert die Gesamtintegrität der Finanzdaten.
• Verbesserte Beziehungen zu den Lieferanten: Eine schnellere Rechnungsverarbeitung und pünktliche Zahlungen führen zu besseren Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern. KI kann dabei helfen, Frühzahlerrabatte zu ermitteln und das Cashflow-Management zu optimieren, was für beide Seiten eine Win-Win-Situation darstellt.

10 Schritte zur Perfektionierung von Workflows im Rechnungseingang mit KI

Schritt 1: Bewerten Sie die aktuellen Rechnungseingangs-Prozesse: Nehmen Sie bestehende Workflows unter die Lupe, identifizieren Sie Schwachstellen und bestimmen Sie Bereiche, die von einer KI-Automatisierung profitieren können. Beispiele hierfür sind die manuelle Dateneingabe der Eingangsrechnungen, papierbasierte und zähe Workflows sowie die physische Archivierung der Rechnungen.

Schritt 2: Setzen Sie klare Ziele: Definieren Sie spezifische Ziele, wie z. B. die Reduzierung der Bearbeitungszeit, die Verbesserung der Genauigkeit oder die Optimierung des Cashflow-Managements. Auch die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -effizienz ist ein Ziel, welches Sie mit einer KI erreichen können.

Schritt 3: Wählen Sie die richtige KI-basierte Software-Lösung: Recherchieren und wählen Sie eine KI-gestützte Lösung für den digitalen Rechnungseingang aus, die Ihren Geschäftsanforderungen, Ihrer Skalierbarkeit und Ihren Integrationsfähigkeiten gerecht wird.

Schritt 4: Datenmigration und -integration: Sorgen Sie für einen nahtlosen Übergang, indem Sie relevante Daten aus Altsystemen migrieren und die KI-Lösung in Ihr bestehendes ERP integrieren lassen.

Schritt 5: Einrichten von Workflows und Regeln: Konfigurieren Sie die Software für den digitalen Rechnungseingang so, dass vordefinierte Regeln für die Weiterleitung, Freigabe und Ausnahmebehandlung Anwendung finden. Somit können Sie individuelle Workflows optimieren und korrekt im System abbilden.

Schritt 6: Einrichtung von Dunkelbuchungen („Touchless“): Wählen Sie eine Lösung aus, die Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleicht, Preise zu validiert und Zahlungen ohne menschliches Zutun verarbeitet. Dadurch entsteht eine vollautomatisierte Dunkelbuchung im Hintergrund.

Schritt 7: Ausnahmebehandlung und Genehmigungsworkflows: Definieren Sie Workflows für die Behandlung von Ausnahmen, z. B. nicht abgeglichene Rechnungen oder Abweichungen von vordefinierten Regeln. Die KI kann aus menschlichen Eingriffen lernen, um zukünftige Entscheidungen zu verbessern.

Schritt 8: Analysen und Berichte: Nutzen Sie KI-generierte Erkenntnisse und Analysen, um ein tieferes Verständnis der AP-Leistung zu erlangen, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Hierzu helfen auch übersichtliche Dashboards, die pro Benutzer/Abteilung individuell angelegt werden können.

Schritt 9: Kontinuierliche Verbesserung: Führen Sie regelmäßige eine Überprüfung und Optimierung von AP-Prozessen auf der Grundlage von Datenanalysen, Feedback von Benutzern und neuen KI-Funktionen durch. Regelmäßige Updates Ihres Softwareanbieters sorgen ebenfalls für eine stetige Verbesserung der Funktionalitäten.

Schritt 10: Schulung der Mitarbeitenden und Change Management: Umfassende Schulungen für die im Rechnungseingang beteiligten Mitarbeitenden helfen, eine reibungslose Einführung von KI-Technologien zu gewährleisten und etwaige Bedenken oder Widerstände gegen Veränderungen auszuräumen.

Erfahren Sie, wie Sie den Rechnungseingang digitalisieren und gleichzeitig vermeiden, fehlerhafte Prozesse optimieren → Download

Welche Gefahren birgt KI in der Kreditorenbuchhaltung und wie kann man sie überwinden?

Auch wenn KI erhebliche Vorteile für die Kreditorenbuchhaltung und den Rechnungseingang mit sich bringt, muss man sich der potenziellen Risiken bewusst sein:

• Datensicherheit: Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Finanzdaten zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Ihr Softwareanbieter sollte über entsprechende Sicherheitszertifikate oder validierte Auszeichnungen durch Analysten verfügen. Lesen Sie in unserem kostenlosen Buyer’s Guide, anhand welche Kriterien Sie sich die perfekte Lösung für den Rechnungseingang auswählen.
• Erkennung von Verzerrungen und Fehlern: Prüfen und überwachen Sie KI-Algorithmen regelmäßig, um Verzerrungen oder Fehler zu erkennen und zu korrigieren, die durch verzerrte Trainingsdaten oder algorithmische Verzerrungen entstehen können. Dieses „Teaching“ der KI sorgt dafür, dass in Zukunft Rechnungen korrekt verarbeitet werden. Synergy-Netzwerke können sogar Rechnungslayouts erkennen, die Sie noch nie vorher verarbeitet haben.
• Menschliche Partizipation: Die Gefahr, sich vollständig aus den automatisierten Prozessen zurückzuziehen kann zu falschen Entscheidungen und potentiellen Fehlern führen. Behalten Sie daher die „menschliche“ Komponente bei, optimieren Sie die Prozesse weiterhin und analysieren Sie die ausgegeben Daten kritisch, wenn Sie Entscheidungen treffen.
• Einbindung der Mitarbeitenden: Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden umfassende Schulungen an und binden Sie sie in den Implementierungsprozess ein, um Widerstände gegen Veränderungen abzubauen und die Akzeptanz von KI-Technologien zu fördern.

Zusammenfassung: KI im Rechnungseingang – Ja oder nein?

Das Zusammenspiel vom Rechnungseingang mit KI hat das Potenzial, die Finanzabläufe von Unternehmen zu revolutionieren. Durch die Rationalisierung von Arbeitsabläufen, die Senkung von Kosten und die Verbesserung der Genauigkeit ermöglicht KI den Finanzteams, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, die Wachstum und Rentabilität fördern. Die Implementierung von KI in der Kreditorenbuchhaltung und dem Rechnungseingang erfordert eine sorgfältige Planung, die Auswahl der richtigen Software-Lösung und die Bewältigung potenzieller Herausforderungen. Unternehmen, die sich die Möglichkeiten der KI zunutze machen, können einen erheblichen Nutzen daraus ziehen und sich einen Wettbewerbsvorteil in der sich ständig weiterentwickelnden Finanzlandschaft verschaffen.

Über Esker

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen. Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Source-to-Pay (S2P)- und Orderto-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen.

Kontaktieren Sie uns oder lassen Sie sich in einer Demo die ganzheitlichen Vorteile einer Digitalisierung Ihres Rechnungseingang zeigen.