Wie Sie Ihre Kostenstellen zu Profitcentern machen

Personalwesen, Buchhaltung, IT und Kundendienst werden im Unternehmen oft als Kostenstellen bezeichnet, weil sie, wie der Begriff schon sagt, traditionell Ausgaben und keine Einnahmen generieren. Und obwohl diese Gruppen indirekt für Einnahmen verantwortlich sein können, besteht ihr Hauptziel darin, ihre Dienstleistungen im Rahmen der ihnen zugewiesenen Budgets zu erbringen.

Kostenstellen müssen jedoch nicht so viel kosten, wie es traditionelle Geschäftspraktiken vorschreiben. Mit ein paar Änderungen können die Teams das Ergebnis sogar verbessern, anstatt es zu schmälern. Im Folgenden werden einige Szenarien vorgestellt, in denen die Umgestaltung der typischen Kostenstellenstruktur zu einem intelligenteren Kostenmanagement und sogar zu einem Profitcenter führen kann.

Automatisierung zur Verringerung des Zeitaufwands für unbedeutende, sich wiederholende Aufgaben

Wenn Sie überlegen, wie Sie eine Kostenstelle in ein Profitcenter umwandeln können, sollten Sie nach Methoden suchen, um die Effizienz zu verbessern. Der Einsatz von Automatisierung ist eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen.

Denken Sie zum Beispiel an die verschiedenen Kostenstellen, die am durchgängigen Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung beteiligt sind. Das Empfangen, Überprüfen, Bearbeiten und Ausführen von Bestellungen – ganz zu schweigen von der Rechnungsbearbeitung, dem Zahlungseingang und der Zahlungsabwicklung – sind allesamt Tätigkeiten, die mit manuellen, sich wiederholenden Schritten verbunden sind und die Zeit Ihrer Mitarbeitenden in Anspruch nehmen. Durch die Automatisierung können Sie die Stunden für Aufgaben reduzieren, bei denen kaum menschliches Eingreifen oder echte Entscheidungen erforderlich sind. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeitenden auf Aufträge konzentrieren, die ein zusätzliches Paar Augen und Hände benötigen.

Die zusätzliche Zeitersparnis ermöglicht es Ihnen auch, Mitarbeitende für umsatzwirksame (oder sogar umsatzsteigernde) Tätigkeiten wie Kundendienst und Forderungsmanagement einzusetzen. So können sie sich beispielsweise um die Anliegen der Kunden kümmern, um das Kundenerlebnis zu verbessern, was zu einer größeren Kundentreue und einem höheren Customer Lifetime Value führt. Kundendienstmitarbeitende können ihre zusätzliche Zeit auch als Gelegenheit nutzen, um mit Sonderangeboten Upselling zu betreiben.

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben für Teams im Forderungsmanagement ermöglicht es, kreative Wege zu entwickeln, um überfällige Rechnungen zu begleichen. Das zusätzliche Engagement kann zu einer besseren Zahlungsmoral führen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Sie diese uneinbringlichen Forderungen abschreiben müssen. In solchen Fällen kann eine gezielte, intelligente Automatisierung serviceorientierte Aufgaben in echte (und zuverlässige) Einnahmequellen verwandeln.

Finden Sie Wege zur Beseitigung menschlicher Reibungspunkte

Es ist wichtig, Reibungspunkte zu reduzieren oder zu beseitigen, die die Produktivität Ihrer Teams einschränken. Der Einsatz von Technologien, die den Prozess der Rechnungsfreigabe und -bezahlung rationalisieren, kann Ihre Kosten senken und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Lieferkette weiterhin reibungslos funktioniert.

Nehmen Sie Skontoabzüge in Anspruch. Lieferanten sind oft bereit, einen Preisnachlass auf Rechnungen zu gewähren, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bezahlt werden. Unternehmen haben jedoch oft Probleme, die Skontofrist einzuhalten, weil die Prozesse für die Rechnungsbegleichung unzusammenhängend und manuell sind. Abgesehen von der Gewährung von Skonti können nicht fristgerechte Zahlungen an Lieferanten zu künftigen Verzögerungen in Ihrer Lieferkette führen, was Ihre Fähigkeit einschränkt, die Kundennachfrage zu befriedigen und Ihnen potenzielle Einnahmen entgehen lässt.

Darüber hinaus kann der Einsatz von Technologie zur Reduzierung menschlicher Reibungsverluste auch das Betrugsrisiko verringern. Die Technologie oder der Technologiepartner übernimmt die volle Verantwortung für die Auszahlung der Zahlungen und erstellt einen vollständigen Prüfpfad, so dass die Transaktionen von Anfang bis Ende nachvollziehbar sind. Das Team, das bisher für das Versenden von Überweisungen an Lieferanten zuständig war, kann diese Zeit stattdessen nutzen, um frühere Lieferantentransaktionen zu prüfen, um überhöhte Zahlungen zu ermitteln und zurückzufordern.

Sie können auch einige einfache Techniken anwenden, um menschliche Fehler zu verringern. Wenn Sie zum Beispiel den richtigen Umgang mit Tools wie E-Mail und Chat hervorheben und Erwartungen an die Reaktionszeit stellen, können Sie die Auswirkungen ständiger Unterbrechungen (und Irritationen) auf die Mitarbeitenden verringern. Die Festlegung von Zeiten für “Deep Work”, Ruhezeiten oder “Open Office”-Zeiten hilft den Mitarbeitenden, sich zu konzentrieren und ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Es bedarf keiner Technologie, um Mitarbeitende zu ermutigen, unnötige oder überflüssige Schritte in manuellen Prozessen zu erkennen. Und schließlich sollten Sie proaktiv Mitarbeitende einstellen, die sich bemühen, Reibungsverluste zu verringern. Bieten Sie Mitarbeitenden, die andere einfach nur verärgern, eine Schulung oder einen anderen Arbeitsplatz an oder entlassen Sie sie, wenn alles andere fehlschlägt.

Identifizieren und eliminieren Sie unnötige Gebühren

Ineffizienz in Verbindung mit mangelnder Ausgabentransparenz führt leider oft dazu, dass Unternehmen Gebühren zahlen, die sie hätten vermeiden können. Dazu können Strafen für verspätete Zahlungen an einen Anbieter oder Zahlungen für nicht benötigte oder nicht genutzte Funktionen einer Software-Suite gehören. Oft versteckt ein Anbieter solche Gebühren, indem er die Zahlung und die Gebühr als eine einzige Transaktion und nicht als zwei separate Posten verbucht.

Die Beseitigung von Zahlungen für solche unnötigen Gebühren erfordert mehr Transparenz und Sichtbarkeit bei den Unternehmensausgaben. Durch die Zentralisierung der Ausgaben können Sie Rechnungen, die Gebühren oder Vertragsstrafen enthalten, die nicht in der ursprünglichen Bestellung enthalten sind, zur weiteren Analyse kennzeichnen. Sie können dann den Grund für die Belastung ermitteln und den Lieferanten, die Abteilung, den Prozess oder die Person ansprechen, die sie verursacht hat. Das eingesparte Geld für Gebühren und Vertragsstrafen erhöht die Gewinnspanne und steigert letztendlich das Endergebnis.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, unnötige Gebühren zu erkennen und zu beseitigen, besteht darin, “die Bücher zu öffnen”. Der erste Schritt zur Kostensenkung besteht darin, dass sich jeder Mitarbeitende über alle Ausgaben seiner Abteilung im Klaren ist. Ziehen Sie außerdem in Erwägung, die Identifizierung übermäßiger oder unnötiger Kosten zu einem Spiel zu machen und Anreize für die Mitarbeitenden zu schaffen, kreative Wege zur Beseitigung dieser Kosten vorzuschlagen.

Verlassen Sie Ihre Komfortzone

Wenn man etwas lange Zeit auf eine bestimmte Art und Weise gemacht hat, kann es schwer sein, sich eine andere Herangehensweise vorzustellen. Verbringen Sie Zeit damit, sich mit Kollegen außerhalb Ihres Unternehmens auszutauschen, um zu erfahren, wie sie ihre Kostenstellen effizienter gestalten. Eine neue Perspektive kann Ihnen die Augen für neue Möglichkeiten öffnen.

Allzu oft setzen Unternehmen auf Technologie und Automatisierung, um ihre Effizienz zu steigern, während in Wirklichkeit ihre Kernprozesse selbst überarbeitet werden müssen. Die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses kann dessen Effizienz verbessern, aber oft ist es vorteilhafter, zunächst den Prozess selbst zu überarbeiten, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, und zwar auf der Grundlage von Best Practices, und dann die Automatisierung einzusetzen, um die Effizienz noch weiter zu steigern.

Verwandeln Sie Kosten in Geld

Nicht jede Kostenstelle im Unternehmen kann sich in ein Profitcenter verwandeln, aber es gibt Maßnahmen, die Sie innerhalb Ihrer Kostenstellen ergreifen können und die zu einem höheren Gesamtgewinn für Ihr Unternehmen führen. Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Aufgaben bleibt mehr Zeit, um die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten zu stärken. Eine bessere Übersicht über die Unternehmensausgaben ermöglicht es Ihnen, versteckte Kosten, die Ihre Gewinne schmälern, zu beseitigen. Und die Identifizierung und Überarbeitung veralteter, ineffizienter Prozesse kann zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und Effektivität führen.

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Steve Smith

Steve Smith, Chief Operation Officer bei Esker in den USA, ist für alle Aktivitäten in Nord-, Süd- und Lateinamerika verantwortlich.

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