E-Rechnung ante portas: 3 wichtige Dinge, die Unternehmen jetzt beachten müssen

Das Bild zeigt den elektronischen Versand von Dokumenten.

Der Stichtag ist nicht mehr fern: Ab 27. November müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (und des Bundeslands Bremen) in elektronischer Form gestellt werden. Es gibt viel Bewegung in diesem Themenkomplex, von dessen Auswirkungen viele Unternehmen betroffen sind. Wir geben eine Übersicht der wichtigsten Punkte, die betroffene Unternehmen jetzt beachten sollten:

1. Welche Rechnungsformate kann bzw. darf ich nutzen?

Während der letzten Jahre ist viel über Formate diskutiert worden. Eins zeichnet sich klar ab: Mit der XRechnung ist man auf der sicheren Seite. Dieses Format wird von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert. Als Alternative bietet sich ZUGFeRD an, in dessen aktuellster Version (2.1.1) auch ein Profil “XRechnung” enthalten ist.

2. Welchen Kommunikationskanal nutze ich?

Die zentralen Rechnungseingangsportale des Bundes bieten mehrere Möglichkeiten an, die Rechnungen einzuliefern. Von der manuellen Eingabe im Portal bis zum Versand über das PEPPOL-Netzwerk ist alles dabei. Unternehmen sollten prüfen, welcher Eingangskanal für sie am sinnvollsten ist. Besteht beispielsweise Zugang zum PEPPOL-Netzwerk, ist der Weg hier sehr kurz.

3. Was ist mit der Leitwege-ID?

Die Leitwege-ID ist ein zentraler Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Ohne sie “findet“ die Rechnung nicht ihren Bestimmungsort. Doch woher kennt man die Leitwege-IDs seiner Rechnungsempfänger? Noch gibt es kein zentrales Verzeichnis aller Leitwege-IDs, deshalb hilft im Notfall nur eins: Die Nachfrage beim Rechnungsempfänger.

Rechnungsversand und Archivierung müssen rechtssicher gestaltet werden

Von den neuen Regeln betroffene Unternehmen müssen ihre Prozesse so gestalten, dass der Versand rechtskonform erfolgt. Gleichzeitig müssen weiterhin die geltenden Bestimmungen zur Archivierung beachtet werden. Viele Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung.

Einen Best-Practice-Ansatz zur rechtssicheren Rechnungsstellung und Archivierung zeigen wir Ihnen am 20. Oktober in unserem kostenlosen Webinar zur elektronischen Rechnungsstellung. Die Anmeldung ist ab sofort möglich: https://info.esker.com/webinar-b2g-rechnungsstellung

Für weitere Informationen zur E-Rechnung in Deutschland besuchen Sie auch unsere Themenseite: https://www.esker.de/elektronische-rechnungsstellung-deutschland/

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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