Teil 1 dieses Artikels finden Sie hier!
Ist der Forderungseinzug der nächste Schritt?
Sobald die formale Qualität der Rechnung feststeht, muss sich das Unternehmen auf seinen Forderungseinzug konzentrieren, der eine gewisse Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen erfordert. Der Forderungseinzug muss Teil der Geschäftsstrategie eines Unternehmens sein, um die Kontrolle der Geldschöpfung zu verbessern. Der Forderungseinzug muss antizipiert und gut geplant werden.
Wie bereits erwähnt, ist eine zu spät beglichene Rechnung oft ein Zeichen für eine Schwachstelle in der erbrachten Dienstleistung, sei es in Bezug auf die Waren oder Dienstleistungen selbst oder auf den Bestell- und/oder Rechnungsprozess. Je früher diese Probleme erkannt werden, desto schneller können sie behoben und ihre Auswirkungen auf die Rechnungszahlung minimiert werden. Es ist daher wichtig, nicht bis zum Fälligkeitsdatum zu warten, um mit dem Kunden zu kommunizieren und ihm die Möglichkeit zu geben, ein mögliches Problem anzusprechen. Diese Aufgabe kann von verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens übernommen werden (z. B. Vertriebs-, Technik- oder Logistikteams usw.). Dennoch ist es ratsam, die Erkennung unzufriedener Kunden in den eigentlichen Forderungseinzugsprozess zu integrieren. Der erste Schritt im Prozess erfolgt noch vor der Zahlungsfrist in verschiedenen Formen (z. B. Kontoauszüge, Mahnungen, Zahlungserinnerungen usw.). Forderungseinzug und Customer Relationship Management werden so zum Nutzen aller Beteiligten miteinander verknüpft.
Im Allgemeinen ist es wichtig, einen Kunden und sein Zahlungsverhalten zu betrachten, um den Forderungseinzug entsprechend anzupassen. Einige Kunden warten beispielsweise mit der Zahlung, bis sie mehrere Zahlungserinnerungen erhalten haben. Darüber hinaus kann das Zahlungsverhalten auch von der geografischen Lage, der Branche, den bezogenen Waren oder Dienstleistungen usw. abhängen. Auch die Häufigkeit und das Timing müssen entsprechend angepasst werden.
Schließlich wirft die Verwaltung der Forderungsumschlagsdauer eines Unternehmens – insbesondere eines internationalen – die Frage nach der Integration von Verfahren in allen Tochtergesellschaften und der Qualität der gesamten diesbezüglichen Kommunikation auf. Kreditmanager, die mit diesen Problemen konfrontiert sind, verstehen diese Schwierigkeiten und die Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis.
Unternehmen müssen geeignete Maßnahmen sowohl in Bezug auf die Tools als auch auf die Prozesse ergreifen, um den Forderungseinzugsprozess zu beschleunigen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu erhalten. Im Rahmen dieses Ansatzes sind ein zentralisiertes Management und die interne Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beteiligten (z. B. Kreditmanager, Buchhalter, Vertrieb usw.) und externen Kunden unerlässlich. Paradoxerweise scheint die diesbezügliche Organisation oft vernachlässigt zu werden, wenn man bedenkt, dass nur wenige Unternehmen tatsächlich Software zur Verwaltung des Forderungseinzugs einsetzen.
Abhilfe durch eine Lösung zur Automatisierung des Forderungseinzugs
Ab einem bestimmten Rechnungsaufkommen wird es problematisch, sich auf Excel-Spreadsheets oder handschriftliche Notizen zu verlassen, um den Forderungseinzug effizient zu verwalten. Die Implementierung eines speziellen Tools kann den gesamten Forderungseinzugsprozess jedoch optimieren.
Aus struktureller Sicht zwingt eine Automatisierungslösung Unternehmen dazu, ihren Forderungseinzug zu dokumentieren und auszuwerten. Sie ermutigt sie zudem, ihren Kundenbestand zu analysieren, um ähnliche Gruppen in Bezug auf Risikostufen oder bestimmte Merkmale (z. B. Zahlungsverhalten, Kreditrisiken, Vertriebsbeziehungen usw.) zu ermitteln. Die Schaffung möglichst vieler Voraussetzungen ermöglicht einen personalisierteren und effektiveren Forderungseinzug, der an jede Kategorie angepasst ist. Eine gute Lösung stellt außerdem sicher, dass die definierte Strategie ohne das Risiko von (versehentlichen) Fehlern oder Abhängigkeiten von Einzelpersonen angewendet wird.
Eine effektive Lösung für den Forderungseinzug macht herkömmliche Funktionen der Debitorenbuchhaltung jedoch keinesfalls überflüssig. Im Gegenteil, sie nutzt ihre Fähigkeiten und ermöglicht ein effizienteres Arbeiten, da Aufgaben mit einem geringen Mehrwert entfallen. Laut einer aktuellen Studie4 widmen sich 30 % der Forderungseinzugsabteilungen der Verwaltung und Nachverfolgung von Aufgaben. Die Automatisierung setzt Ressourcen frei, damit sich die Mitarbeiter wieder auf die Beschleunigung des Unternehmens-Cashflows konzentrieren können. Eine dedizierte Lösung für den Forderungseinzug fördert darüber hinaus die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen im Hinblick auf ein gemeinsames Ziel, nämlich die Reduzierung von Zahlungsverzögerungen. Sie fasst alle notwendigen Informationen und Dokumente (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Kontoauszüge, Forderungshinweise, Streitfälle, Kundendaten, Nachrichten usw.) in einer CRM-ähnlichen Datenbank zusammen und ermöglicht allen Benutzern den Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Ergebnissen. Durch ein individuelles Aufgabenmanagement ist es möglich, Aufgaben zuzuweisen und nachzuverfolgen, die verschiedene Abteilungen, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften betreffen. Die Lösung wird so zum zentralen Tool für die Zusammenarbeit aller am Forderungseinzug Beteiligten (z. B. Vertrieb, Vertriebsadministration, Finanzabteilung, Kreditmanagement, Buchhaltung usw.).
Dank dieses kooperativen Ansatzes bleibt kein Kunde außen vor. Ein spezielles Portal bietet den Kunden Zugriff auf alle erforderlichen Kontoinformationen (z. B. Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen usw.). Dieses Portal stellt zudem sicher, dass die gesamte Korrespondenz mit verschiedenen Abteilungen und Forderungseinzugsteams innerhalb des Unternehmens nachverfolgt wird. Ein Kunde kann online Fragen stellen, Zahlungsfristen vereinbaren und sogar vor der Fälligkeit bezahlen, wenn Rabatte auf Vorauszahlungen attraktiv sind.
Es ist auch wichtig, die hohe Transparenz hervorzuheben, die ein Automatisierungs-Tool bietet. Es ist nicht immer einfach für Kreditmanager oder CFOs, genaue Daten über die Effektivität von Aktivitäten im Forderungseinzug zu erhalten: Wurden alle Zahlungserinnerungen bearbeitet? Warum zahlen Kunden zu spät? Wie hoch sind die strittigen Rechnungsbeträge? Dies wird in einem globalen, standortübergreifenden oder multinationalen Kontext noch schwieriger. Wie geht ein Unternehmen vor, um einen Prozess zu verbessern, der nicht gemessen wird? Die Zentralisierung dieser Funktion mit einer dedizierten Lösung sorgt für umfassende Transparenz und ermöglicht es Unternehmen, die richtigen Maßnahmen zu definieren und zu ergreifen. Durch die Steigerung von Produktivität und Effizienz kann sich der Forderungseinzug auf Kundenbeziehungen konzentrieren und verbringt weniger Zeit mit aufwändigen Aufgaben mit einem geringen Mehrwert.
Das Ergebnis? Finanzielle Ziele werden erreicht, Kundenbeziehungen verbessert und Mitarbeiter wertgeschätzt. Dank einer effektiven und leistungsstarken Automatisierungstechnologie kann sich der Forderungseinzug auf die Kundenzufriedenheit und die Produktivitätssteigerung konzentrieren, wodurch die Arbeit der Abteilung durchweg optimiert wird. Eine Win-win-Situation für alle.
Lesen Sie den ganzen Artikel als PDF oder teilen Sie ihn mit Ihren Kollegen.
4 AFDCC, French Credit Managers Association
