Debitorenbuchhaltung neu denken

Mit KI-Technologien die zentralen Herausforderungen der heutigen Zeit bewältigen

Für Manager und Managerinnen in den Debitorenbuchhaltungen sind es unruhige Zeiten: Die allgemeine wirtschaftliche Unsicherheit schlägt sich in geändertem Zahlungsverhalten der Kunden, sinkenden Margen aufgrund von Inflation und steigenden Risiken in den Bereichen Kredit- und Forderungsmanagement nieder. Die Debitorenbuchhaltung wird immer mehr zu einer strategisch wichtigen Abteilung, die entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt und zum Treiber von Wachstum und Prozessinnovation wird. KI-Technologien spielen dabei eine zentrale Rolle.

Die Krise als Treiber des Wandels

Die Covid-19-Pandemie hat viele Schwachstellen in den Buchhaltungsprozessen von Unternehmen offengelegt. Gerade im Invoice-to-Cash-Cycle waren viele Prozesse noch papiergebunden und nicht automatisiert. Daten und Informationen waren nicht für alle Beteiligten verfügbar, was zu operativen und strategischen Fehlentscheidungen führte. Die Pandemie, verbunden mit Home Office und Verwerfungen in Lieferketten und weiteren Bereichen, hat viele Unternehmen dazu bewogen, das Thema Automatisierung auch in Backoffice-Prozessen als zentrale Herausforderung zu begreifen.

Im Ergebnis geht der Trend im Bereich Debitorenbuchhaltung klar zur Automatisierung mit Hilfe von KI-basierten Technologien. Aber: Die Einführung von Technologien in Form von Software-Lösungen darf nicht alleine stehen. Vielmehr muss der technologische Wandel mit einem Wandel in der Denkweise einhergehen: Prozesse im Invoice-to-Cash sind nicht mehr als isolierte Vorgänge im staubigen Hinterzimmer zu betrachten, sondern müssen als gesamtheitlicher End-to-End-Prozess von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen angesehen werden. Der Einfluss der Debitorenbuchhaltung auf den Cashflow ist immens und Effizienz in diesem Bereich ist die Basis für zukünftiges Wachstum und Widerstandsfähigkeit gegen kommende Krisen.

4 Aspekte der Debitorenbuchhaltung, die neu gedacht werden sollten

1) Prozesse neu denken

Ein Drittel der Führungskräfte im Finanzbereich gibt an, dass ihre Teams zu viele manuelle Prozesse auf einmal verwalten müssen (Quelle: Transforming B2B Markets with Innovative Accounts Receivable Solutions: A Benchmarking Study. WBR Insights und Esker, 2020). Digitale Lösungen können nicht nur diese Engpässe auflösen, sie steigern auch gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch die Eliminierung von repetitiven Aufgaben.

2) Kommunikation neu denken

Die Zeit von Informations- und Datensilos ist vorbei. Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ist ein immens wichtiger Faktor für nachhaltiges Unternehmenswachstum. Mit einer digitalen Lösung können die entscheidenden Informationen allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Ein Beispiel: Das Zahlungsverhalten eines Kunden verschlechtert sich, dementsprechend wird der Kreditrahmen für diesen Kunden herabgesetzt. Diese Information ist auch für Vertriebsmitarbeitende relevant. Eine moderne Software für die Debitorenbuchhaltung schafft hierfür die nötige Transparenz.

3) Analysen neu denken

Kennzahlen sind für Finanzverantwortliche die Butter auf dem Brot. Der Umgang mit Zahlen, Reports und Analysen gehören zum Standardwerkzeug. Aber: Das heißt nicht, dass es in diesem Bereich kein Optimierungspotential gibt. Für viele CFOs hat es Priorität, jetzt die richtigen Tools für die Datenanalyse und das Monitoring der Performance zu etablieren. Eine digitale Lösung ist hier die erste Wahl: Anpassbare Dashboards machen alle relevanten KPIs sichtbar, individualisierbare Reports liefern auf jeder Ebene die wichtigen Auswertungen.

4) Customer Experience neu denken

Was das Thema Customer Experience in der Debitorenbuchhaltung zu suchen hat? Ganz einfach: Auch der Prozess von der Rechnung bis zur Zahlung ist Teil des Kundenerlebnisses. Gestalten Sie diesen Teil für den Kunden möglichst angenehm, wird es sich für Sie lohnen: Kunden werden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen und Ihnen auch in schwierigen Zeiten die Treue halten. Moderne Lösungen stellen die Tools dafür bereit: Kundenportale, einfache und sichere Zahlungsoptionen und Möglichkeiten zur einfachen Kontaktaufnahme und Streitbeilegung. Kunden und Mitarbeiter werden es Ihnen gleichermaßen danken!

Automatisierung dank Software für die Debitorenbuchhaltung

Die Automatisierung von Invoice-to-Cash-Prozessen mit moderner, KI-basierter Software ist eine entscheidende Weichenstellung für die Zukunft. Die ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse der Debitorenbuchhaltung vom Kreditmanagement, über den Rechnungsversand, die Zahlung und die Zahlungszuordnung bis hin zum Forderungsmanagement in einer Plattform bringt den entscheidenden Vorsprung bei der zentralen Frage, wie Umsätze schneller und zuverlässiger realisiert werden können. Gleichzeitig bieten moderne Lösungen die Möglichkeit, die Automatisierung so anzugehen, wie man möchte: Entweder in einem Schwung oder Stück für Stück. Das Wichtigste ist, den Transformationsprozess jetzt zu starten.

Kleine Schritte, große Auswirkungen

Gehen Sie die Automatisierung Ihrer Invoice-to-Cash-Prozesse jetzt an. Schon die ersten Änderungen werden ihre Wirkung entfalten. Wenn Sie noch mehr dazu lesen möchten, wie Sie Ihre Debitorenbuchhaltung neu denken können, lesen Sie jetzt unser kostenloses White Paper “Rethink Receivables”: DOWNLOAD

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

More Posts - Website