Debitorenmanagement in schwierigen Zeiten: 7 Tipps für eine wirksame Strategie

Eine Frau tippt auf ihrem Laptop

In Zeiten erheblicher Einschnitte und Unsicherheiten ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse sowie die Kommunikation mit Kunden und Teammitgliedern aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn es um die Debitorenbuchhaltung geht.

Die heutige Belegschaft arbeitet zunehmend dezentral, und Unterbrechungen in der Lieferkette haben direkte Auswirkungen auf die Unternehmen und ihre Fähigkeit, ihre Debitorenbuchhaltung zu verwalten und Bargeld einzutreiben. Kredit- und Inkasso-Manager müssen sich noch mehr anstrengen, um den Cashflow zu sichern und den Kunden den gleichen Service zu bieten. Zum Glück haben wir einige umsetzbare Ratschläge für Sie, die Ihnen helfen, den Prozess der Debitorenbuchhaltung auch in schwierigen Zeiten effektiv zu verwalten.

Wir haben sieben Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Forderungsstrategie anzupassen, weiterhin Zahlungen zu erhalten, sich um Ihre Kunden zu kümmern und Ihr Team in Zeiten der Unterbrechung oder des Wandels zu befähigen. Wir zeigen Ihnen, wie Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung Ihnen dabei helfen kann.

1. Bewerten Sie Ihre Forderungssituation neu

Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihr Unternehmen zu analysieren und zu verstehen, welche Barmittel realistischerweise eingezogen werden können, mit welchen Kunden Sie sprechen können, wer gefährdet ist usw.

SO GEHEN SIE VOR

Beginnen Sie damit, Ihre Situation zu überprüfen (z. B. Kundenkategorien, veralteter Saldo, gefährdete Barmittel usw.), um die fundiertesten Entscheidungen zu treffen und Ihre Bemühungen richtig zu priorisieren. Überwachen Sie weiterhin die tägliche Leistungsentwicklung und die Cash Flow-Prognosen (d. h. die erwarteten Bargeldeingänge und -vorhersagen), denn es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre täglichen Aktivitäten im Auge zu behalten, insbesondere in unsicheren Zeiten, und Ihre Anstrengungen und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie benötigt werden. Passen Sie schließlich Ihre Forderungskategorie nach der Analyse an.

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Die Möglichkeit, Berichte nach Kundenkategorien (z. B. nach Branche, Profil, Zahler-Rating usw.), Dashboards und KPIs zu erstellen, hilft Ihnen bei der Analyse Ihres Risikos und der Ausrichtung Ihrer Forderungsstrategie.

2. Passen Sie Ihre Forderungsstrategie an

Unter den heutigen Bedingungen muss Ihre Forderungsstrategie möglicherweise angepasst werden, um Ihren Forderungsprozess weiterhin effizient zu gestalten.

SO GEHEN SIE VOR

Ihre Priorität sollte es sein, alles Geld einzusammeln, das gezahlt werden kann, und Ihre Bemühungen sollten sich auf dieses Ziel konzentrieren. Setzen Sie Ihre üblichen Aktivitäten aus und setzen Sie Prioritäten entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Konzentrieren Sie sich auf die höchsten einzutreibenden Beträge, auf Kunden, die je nach Branche am stärksten gefährdet sind, auf die Einstufung der Zahlungspflichtigen oder auf überfällige Forderungen (z. B. 90+ Tage überfälliger Saldo). Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Methodik anpassen (z. B. E-Mails versenden oder Anrufe tätigen, anstatt Briefe zu verschicken) oder Ihre verfügbaren Mitarbeiter auf bestimmte Aufgaben konzentrieren. Suchen Sie mehr denn je nach Effizienz!

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Passen Sie Ihren Forderungsprozess an und ändern Sie den Schwellenwert für die Auslösung von Inkassoanrufen, verfeinern Sie die Anrufpriorität, um sich auf überfällige Zahlungsversprechen oder Folgeanrufe zu konzentrieren, und passen Sie Aufgabenlisten an.

3. Bringen Sie Ihre Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung

Der effektivste Weg, um die erfolgreiche Zustellung von Rechnungen zu gewährleisten, besteht darin, die Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung zu ermutigen.

SO GEHEN SIE VOR

Angesichts der reduzierten Postdienste und Rechnungen, die auf dem Transportweg stecken bleiben, ist es jetzt an der Zeit, Ihre Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewegen. Durch die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung können Sie nicht nur unabhängig von externen Faktoren eine elektronische Rechnung versenden, sondern auch Ihre Verwaltungskosten senken, die Zeit für die Zustellung der Rechnungen verkürzen und Ihren Kunden mehr Zeit für die Bearbeitung, Genehmigung und eventuelle Klärung rechnungsbezogener Probleme mit Ihnen geben. Dank des Echtzeit-Rechnungszustellungsstatus können Sie Inkassoproblemen zuvorkommen, indem Sie Kunden, die ihre Rechnungen normalerweise per Post erhalten, das Original oder ein Rechnungsduplikat per E-Mail (erneut) zukommen lassen.

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Nahtloser Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung und Verfolgung des Lieferstatus über Dashboards oder Berichte des Inkassomoduls.

4. Erleichterung der Kundenzahlungen

Durch das Angebot von Frühzahlerrabatten und flexiblen Online-Zahlungslösungen können Sie Ihre Kunden dazu motivieren, früher zu zahlen.

SO GEHEN SIE VOR

Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, die Zahlungsbedingungen neu zu verhandeln und/oder ihre Schulden bei Ihnen über einen längeren Zeitraum zu strecken, tragen Sie dazu bei, dass Ihre Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen mit größerer Wahrscheinlichkeit nachkommen, was wiederum Ihrem Unternehmen letztendlich Einnahmen sichert. Durch die Gewährung von Skonti für Kunden, die früher zahlen können, erhalten Sie außerdem einen gesunden Cashflow. Wenn Sie kundenorientiert und einfach im Umgang sind, werden Ihre Kunden höchstwahrscheinlich auch in Zukunft mit Ihnen Geschäfte machen wollen.

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Durch AutoPay-Pläne erhalten Ihre Kunden längere Zahlungsfristen, und Sie haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Zahlungen zu jedem Fälligkeitsdatum der Raten erhalten – eine Win-Win-Situation für Sie und Ihre Kunden.

5. Verwalten Sie Ihre Kundenbeziehungen

Es ist wichtig, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, um herauszufinden, wie sie mit der aktuellen Situation umgehen und wie Sie gemeinsam Lösungen finden können.

SO GEHEN SIE VOR

Auf der Grundlage der vorhandenen Mitarbeiter und des Aktivitätsniveaus können Sie bestimmte Kunden vorrangig ansprechen (z. B. Branchen mit Schwierigkeiten, höchste Außenstände usw.), Massennachrichten versenden, um schnell einen großen Kundenstamm zu erreichen, oder den Kunden Zugang zu einem Portal gewähren, über das sie Rechnungen, Zahlungspläne, Salden und Nachrichten in Echtzeit abrufen können.

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Durch den Zugriff auf Nachrichtenvorlagen, Massenversand von Nachrichten und ein Kundenportal hat Ihr Inkassoteam mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. Gespräche mit gefährdeten Kunden.

6. Zusammenarbeit als Priorität

Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden ist der Schlüssel zu Transparenz und Effizienz in der Debitorenbuchhaltung, insbesondere angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit.

SO GEHEN SIE VOR

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Zusammenarbeit mit Ihrem Team fortzusetzen, Informationen auszutauschen und Probleme zu lösen, insbesondere bei Streitfällen oder Eskalationsanrufen (z. B. Kunden, die Ratenzahlungen verlangen usw.). Teams, die von zu Hause aus in Silos mit papierbasierten Prozessen arbeiten (z. B. Excel-Tabellen und ERP-Berichte, gedruckte Rechnungen, die per Post verschickt werden usw.), können sich nur schwer auf die wirklich wichtigen Aktivitäten konzentrieren – den Aufbau von Kundenbeziehungen und eine schnellere Zahlung.

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Sie können Aufgaben direkt aus der CRM-ähnlichen Lösung erstellen, zuweisen und überwachen und mit Ihrem Team und Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, als wären Sie im Büro. Halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass das Management die Leistung des Teams überwachen und die Inkassostrategie korrekt an die jeweilige Situation anpassen kann.

7. Kümmern Sie sich um Ihr Team!

Auch wenn Sie zu Hause arbeiten, ist es wichtig, einen positiven und ansprechenden Arbeitsplatz für Ihr Team zu schaffen.

SO GEHEN SIE VOR

Die Sorge um Ihren Cash Flow und Ihre Kunden muss oberste Priorität haben, aber auch die Sorge um Ihre Mitarbeiter sollte nicht vernachlässigt werden. Indem Sie sie anleiten und ihre Arbeit anerkennen, besonders in schwierigen Zeiten, stärken Sie die Moral, die Motivation und den Teamgeist. Seien Sie kreativ! Motivieren Sie Ihr Team mit lustigen Herausforderungen. Richten Sie Belohnungen nach dem Prozentsatz des Erreichten ein. Wenn die Ziele zu 100 % erreicht wurden, belohnen Sie das Team, wenn alle wieder im Büro sind!

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Legen Sie anhand interner Prognosen für Ihr Team einen wöchentlichen oder monatlichen Betrag fest, der eingezogen werden soll. Verfolgen Sie die Aktivitäten Ihres Teams und passen Sie das Arbeitspensum bei Bedarf an, um denjenigen zu helfen, die Schwierigkeiten haben.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft vor

Wenn sich die Situation wieder “normalisiert” hat, nehmen Sie sich die Zeit, um zu prüfen, was funktioniert hat und was verbessert werden kann, falls Sie in Zukunft mit einer ähnlichen Situation konfrontiert werden. Wenn Sie mehr über die Automatisierung von Forderungen erfahren möchten, sehen Sie sich weitere Esker-Inhalte an!

Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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