Zahlungsaufforderungen clever gestalten: 8 Tipps für E-Mails, die zum Erfolg führen

In einer perfekten Welt würde jemand, der Ihnen Geld schuldet, Sie bezahlen. Es werden keine Fragen gestellt, kein Ärger ist nötig – die offenen Beträge werden vollständig und pünktlich beglichen. Leider wissen wir alle, dass es diese Welt nicht gibt. Wir leben nach wie vor in unsicheren Zeiten. Deshalb versuchen Unternehmen, die in finanziellen Schwierigkeiten stecken, weiterhin alles, um Geld zu sparen – einschließlich verspäteter oder gar nicht erfolgter Zahlungen. Mit anderen Worten: Der anhaltende Krisenmodus der Weltwirtschaft hat ein Problem verschärft, das für die Debitorenbuchhaltungen bereits bestand. Schlimmer noch: Je länger eine B2B-Rechnung überfällig ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie vollständig bezahlt wird.

Was kann ein Unternehmen also tun? Es kann schwierig sein, verspätet zahlende Kunden „anzustupsen“, ohne aggressiv oder unhöflich zu wirken. Andererseits ist Ihr Unternehmen wie jedes andere auf den Cashflow angewiesen, und unbezahlte Rechnungen sollten als Risiko für Ihr Geschäft angesehen werden.

Warum gute Kommunikation im Forderungsmanagement wichtig ist

Es gibt viele Möglichkeiten, den Forderungsprozess zu vereinfachen. Der Erfolg hängt jedoch oft von einem elementaren Faktor ab – der Kommunikation. Eine starke Partnerschaft mit der Kreditorenabteilung Ihres Kunden kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. Die Sicherstellung einer proaktiven Kommunikation sollte immer Folgendes beinhalten

  • Monatliche Überprüfung der ausstehenden Rechnungen
  • Diskussion über strittige Rechnungen
  • Aktionsplan zur Beilegung strittiger Rechnungen

8 E-Mail-Tipps

Zusätzlich zu den drei oben genannten Strategien finden Sie im Folgenden acht einfache Tipps, mit denen Sie bei der Kommunikation mit überfälligen Kunden das Optimum herausholen können:

Seien Sie zielgerichtet. E-Mails sind effektiver, wenn sie an eine bestimmte Person gerichtet sind und nicht an eine Liste oder Gruppe. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer Person sprechen, die in der Lage ist, Ihre Anfrage zu bearbeiten!

Seien Sie spezifisch. Geben Sie klar und deutlich an, was der Kunde tun soll, und lassen Sie alle irrelevanten oder potenziell verwirrenden Informationen weg.

Seien Sie professionell. Legen Sie genauso viel Wert auf das Aussehen und die Formatierung einer E-Mail wie auf Rechtschreibung, Grammatik, Tonfall usw. Wenn Logos enthalten sind, sollten sie klar und korrekt formatiert sein.

Seien Sie proaktiv. Manche Kunden nutzen Verzögerungstaktiken, um Zeit zu schinden (z. B. verlangen sie Rechnungskopien, Zahlungsverläufe usw.). Geben Sie ihnen nicht die Gelegenheit dazu – stellen Sie sich auf mögliche Fragen/Anfragen ein und geben Sie alle notwendigen Informationen im Voraus.

Seien Sie „on time“. Das bedeutet nicht nur, dass Sie Ihre E-Mails zu einem Zeitpunkt verschicken, zu dem die Wahrscheinlichkeit einer Antwort am größten ist, sondern auch, dass Sie einen Zeitrahmen für eine Antwort festlegen. Teilen Sie dem Unternehmen mit, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, wenn es nicht antwortet.

Seien Sie erreichbar. Machen Sie es Ihren Kunden leicht, mit Ihnen in Kontakt zu treten, wenn sie berechtigte Fragen oder Bedenken haben.

Seien Sie taktvoll. Scheuen Sie sich nicht, ein Problem zu eskalieren, wenn die Zeit reif ist. Fügen Sie frühere Korrespondenzen und Unterlagen bei, um Ihre Entscheidung zu untermauern.

Seien Sie direkt. Welche Zahlungsformen akzeptieren Sie? Wohin soll die Überweisung gehen? Um Fragen wie diese zu vermeiden, sagen Sie Ihren Kunden genau, wohin und wie sie die Zahlung schicken sollen. Das klingt einfach, kann aber viel Zeit und Verwirrung sparen!

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Peter Gatzen

Marketing Manager bei Esker Deutschland mit Fokus auf Debitorenbuchhaltung und elektronischem Datenaustausch (EDI).

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